Simplawyer

Поддержка изменений

За 10 лет проектов по оптимизации Симплоер стал мастером спорта по внедрению нового и работе с сопротивлением. Работали и с крутыми командами, у которых развита культура изменений, и с самыми запущенными случаями. Но в обеих ситуациях внедрение не заканчивается через полгода-год после начала эксплуатации.

Чтобы проект по оптимизации точно состоялся и всё работало долго и счастливо правильно, изменения нужно постоянно поддерживать. Даже если кажется, что всё и так заработало.

Как это можно делать:

📌 из базового — постоянно напоминать о продукте и целях изменений. Привычка работать по новым правилам вырабатывается долго (у кого-то годами), и пока это не произойдёт, люди будут постоянно пытаться возвращаться к старым привычкам. Кто-то по инерции, а кто-то — намеренно;

📌 обязательно фиксировать новые правила работы в гайдлайнах (разумеется, удобных, понятных и по возможности лаконичных) — чтобы правила всегда были под рукой;

📌 прорабатывать ошибки — дополнять гайдлайны или допиливать сам продукт, если ошибку можно устранить на техническом уровне;

📌 обучение. Его обычно недостаточно провести один раз. Чем объёмнее проект, тем сложнее людям усвоить сразу всю информацию. В таких случаях обучение нужно проводить в несколько подходов и постепенно углублять материал — от базовых вещей переходить к деталям.

#SimplawyerLegalOps

🔥Подкаст с основателем Симплоера

Если вам интересно узнать:

📌 как парень из Минска с нуля создал многомиллионный рынок лигал-дизайна;
📌 как нестандартно может развиваться юридическая карьера;
📌 как меняется рынок юридической эффективности;
📌 что делать с консервативными юристами;
📌 а также, что такое Всеобщая афанация прав человека, —

слушайте подкаст WE TALK PRO с управляющим партнёром Симплоера Антоном Вашкевичем.

Получился очень душевный разговор. Будет интересно послушать всем, кто думает о том, как построить свою карьеру, а также всем, кто управляет юридическими командами.

Ссылки здесь — https://band.link/notboringlawyer08

Как послушаете, пишите, что думаете

Что там с книгой Симплоера

Коллеги в комментах постоянно спрашивают, когда уже можно будет купить книгу Симплоера. Чтобы ответить сразу всем, решили написать отдельный пост.

Оказалось, что издать хорошую книгу нормальным тиражом — это долго. Никогда не думали, что будем разбираться, для каких книг какая бумага подходит, на каком заводе бумага лучше и как печатать, чтобы не исказить цвет иллюстраций.

Ещё с конца прошлого года работаем с основательным издательством. Они издают самые технически сложные и красивые книги и умеют делать их приятными на ощупь.

Мы сами очень ждём, когда книгу можно будет полистать. Сейчас она уже отредактирована и свёрстана. Допиливаем обложку, ещё некоторые мелочи — и наконец-то можно в Тверь (там типография).

Держим в курсе. Как только книгу можно будет где-то заказать, обязательно напишем сюда

Пост-тост-2 🎂

На днях телеграму Симплоера исполнилось 2 года. Это значит, что уже целых 2 года мы говорим о монументальном, делимся уникальным проектным опытом и провоцируем даже самый консервативный народ на важные мысли об оптимизации.

Для нас телеграм-канал — ещё одна возможность менять рынок (что мы и делаем). Тщательно вышлифовываем для вас каждый пост (включая этот), бодро и весело рассказываем о самых сложных вещах, даём готовые и проверенные решения, а иногда даже отвечаем на комменты.

Всегда радуемся, когда вы подходите на мероприятиях и говорите спасибо за контент, буквально цитируете наши посты и делитесь ими в соседних чатиках. С воодушевлением находим отборные пересказы наших постов на других каналах (правда почему-то пересказы появляются с лагом в полгода🙃).

Спасибо, что читаете. С нас и дальше контент повышенного качества, с вас — лайки, репосты и неповторимые каменты.

P. S. Коллеги часто рассказывают, как наши посты вдохновили их на реальные проекты по оптимизации или просто заставили по-другому посмотреть на документы и процессы. Если у вас есть такая же история или вам есть что ещё сказать, пишите в наш чат

Стандартизация юридических консультаций

Стандартизация консультаций — это не опция, а обязательный минимум для каждого юрдепартамента.

У разных юристов и у бизнеса разное представление о качественной консультации. В консультациях обычно стена сложного текста, перегруженная ссылками на законы и судебную практику (ссылками, которыми потом никто не пользуется). Ответ на вопрос может находиться только в самом конце. Иногда вообще в консультациях нет конкретного ответа или понятного вывода — закидали нормами, а дальше пусть бизнес думает сам.

Так работать не должно. На уровне всего юрдепартамента должны быть формализованная методология и единые обязательные требования к структуре ответов и языку. Эти же требования юрдепартамент может предъявлять к консультациям внешних юристов.

В таких проектах важно именно создать единый стандарт для всей команды и внедрить его, а не только научить юристов хорошо писать (хотя это тоже важная задача). Стандартизация включает:

📌 базовые правила и принципы подготовки любых консультаций — единая предсказуемая структура, предельная длина ответов, требования к языку, как уместно давать ссылки на законы и практику и т. д.;
📌 набор обязательных правил поведения юриста в большинстве типовых сценариев. Например, в каких случаях лучше давать пошаговую инструкцию или как писать ответ, если есть несколько способов решить одну и ту же проблему;
📌 набор готовых формулировок, которые хорошо показали себя в тестировании;
📌 внедрение обязательной структуры и подсказок для юристов в софт, через который юристы консультируют бизнес (если такой софт есть).

Стандартизированный подход к консультациям:

✅ повышает качество консультаций — с хорошей обязательной структурой юристы в своих ответах фокусируются только на том, что действительно важно бизнесу (Если только при разработке этой структуры удалось глубоко проанализировать бизнес-требования.);
✅ ускоряет консультации — юристам не нужно для каждого случая с нуля продумывать структуру ответа и подбирать удачные формулировки.

Кроме самого стандарта, нужно учить юристов, как работать со стандартом, и внедрять гайдлайны — с описанием требований, реальными примерами, подборками хороших формулировок и рекомендациями.

Если вы хотите стандартизировать консультации и внедрить новый подход, пишите на smart@simplawyer.com

#SimplawyerLegalOps

Гайд по оптимизации процессов

Зарубежные коллеги с большим опытом управления юрдепартаментами и проектами по лигал-опс составили хороший гайд по оптимизации процессов и цифровизации.

Рекомендуем к прочтению — гайд хорошо описывает большую картину юридической эффективности. С чего начинать, как не буксовать на старте, как всё должно в итоге работать.

О многих вещах, которые есть в гайде, мы уже писали на канале или рассказывали на лекциях, — обязательно перечитайте наши посты об этом (или прочитайте, если ещё не):

⦁ успешным юрдепартаментам нужна стратегия;
⦁ почему пользовательский опыт — важно;
⦁ сначала документы, потом процессы, потом софт;
⦁ юристам нужна культурная трансформация;
⦁ юрдепартаментам пора научиться измерять свою работу;
⦁ нужно выделять ресурсы на тестирование, внедрение и адаптацию — само не полетит;
⦁ выбор софта начинается с ценности и правильно подобранных юз-кейсов.

#SimplawyerLegalOps

Приоритизация фич

Пару недель назад писали про выбор софта — что нужно сделать, прежде чем выбирать конкретный софт. Сегодня — о том, как правильно работать со списком фич и не запутаться в десятках похожих решений.

Идеальных решений не существует. Вряд ли вы найдёте софт, функционал которого будет целиком соответствовать вашему списку. Всегда будет чего-то не хватать. Это значит, что нужно быть готовым отказаться от некоторых фич, даже если они классные.

Все фичи нужно заранее приоритизировать и выделять:

📌 ключевые — то, что решает основную задачу;
📌 дополнительные — делают работу с софтом быстрее и удобнее или дают дополнительные возможности. Они улучшают общий пользовательский опыт, но и без них ключевая фича работает хорошо.

Чтобы понять, какая именно фича ключевая, нужно ответить на вопрос: какую ценность софт приносит в этот процесс (автоматически формирует задачи; ускоряет заполнение шаблона; помогает находить информацию в базе знаний и т. д.). Подробнее об этом — прошлый пост.

Приоритизация работает так:

⦁ если софт вообще не поддерживает фичу, которую вы обозначили как ключевую, то его точно не нужно покупать (даже если у него много дополнительных);

⦁ если есть выбор из нескольких провайдеров и каждый поддерживает ключевую фичу, — выбирать того, у кого ключевая работает лучше (даже если у него меньше или вообще нет дополнительных фич);

⦁ если у всех провайдеров ключевая фича работает одинаково хорошо, то смотреть на дополнительные фичи.

#SimplawyerLegalOps

Навыки юриста: программирование

Партнёры Симплоера, кроме всего остального, ещё преподают. На лекциях периодически заходит речь о навыках юриста, который хочет чего-то стоить в будущем. Чаще всего слушатели спрашивают, нужно ли юристу уметь программировать. Видимо вопрос интересует многих, поэтому решили ответить и здесь.

Наша позиция такая: всем полезно знать, как изнутри устроены код и процесс разработки. Как минимум, это расширяет возможности мышления. Но для этого не нужно погружаться до уровня профессионального разработчика.

Не видим смысла юристам учиться программированию на глубоком уровне по двум причинам:

⦁ умение писать более-менее приличный код, который можно использовать в продукте, — тысячи часов практики и тысячи исправленных багов. У юристов обычно нет столько времени;

⦁ юристов ценят именно за юридическую экспертизу — вряд ли перед ними когда-то поставят задачу самим писать код. Более вероятный сценарий — юрист, который закупает софт или управляет его разработкой.

Чтобы понять, как работает код, хватит 4-часового бесплатного курса на Ютубе. Остальное свободное время лучше потратьте, чтобы освоить на продвинутом уровне Эксель и Ворд. Это то, что пригодится уже сейчас.

#SimplawyerTrends

Стандартизация переговоров

Есть набор юридических задач, из которых нужно исключать юристов, и переводить эти задачи на самообслуживание. Первое в этом списке — работа со стандартными договорами. Уже писали об их проверке, сегодня — о согласовании.

Юристы часто подключаются к внешнему согласованию стандартных договоров, но в личном участии юриста нет никакой ценности. В случае со стандартными договорами:

⦁ контрагенты чаще всего правят одно и то же — тогда юристы каждый раз готовят одинаковые ответы на правки или альтернативные формулировки; или
⦁ у компании есть чёткая позиция не менять пункт ни при каких обстоятельствах — юристы опять пишут одни и те же ответы контрагентам.

Переговоры тоже нужно стандартизировать. Мы такое периодически делаем для клиентов Симплоера. Обычно эти проекты включают:

📌 исследование всех переговоров за последние пару лет;
📌 определение допустимых рисков;
📌 проработку имеющихся переговорных позиций и поиск лучших;
📌 разработку альтернативных формулировок и ответов на правки для разных сценариев;
📌 обучение бизнеса.

Результат — плейбук, с которым сотрудники могут без помощи юристов согласовывать стандартные договоры. Его можно делать в разных форматах. В самом продвинутом варианте — встроенный в конструктор договоров. В других случаях — эксель, который можно расшарить коллегам.

#НастоящийЛигалДизайн

Уровни нумерации

В чатике задали хороший вопрос про уровни нумерации. Тема интересная, поэтому решили написать отдельный пост о подходе Симплоера к уровням нумерации.

Мы делаем максимум три уровня нумерации:

⦁ заголовок раздела — 1, 2, 3;
⦁ заголовок подраздела — 1.1; 1.2; 1.3;
⦁ пункт — 1.1.1., 1.1.2, 1.1.3.

Всё, что ниже третьего уровня, оформляем в таком формате: (1), (2), (3) и добавляем отступы. Круглые скобки — чтобы выделялось на фоне остальной нумерации.

Из этого правила есть два исключения:

1️⃣ нет подразделов — тогда пропускаем второй уровень. В этом случае нумерацию поднимаем на один уровень и пункты нумеруем в формате 1.1, 1.2, 1.3 (т. е. без третьего уровня);
2️⃣ в разделе или подразделе только один пункт — тогда пункт вообще не нумеруем. Сразу пишем текст.

Что точно нельзя делать — продолжать нумерацию через точки до бесконечного количества разрядов. После третьего разряда номера хуже считываются, нумерация образует гигантские отступы — это ломает сетку документа, съедает свободное место и текст становится слишком узким.

Все примеры — на картинке.

#НастоящийЛигалДизайн

Синдром фичемании

Снова возвращаемся к теме автоматизации. Знаем слишком много кейсов неудачных закупок софта только из-за того, что мало у кого зрелый и осознанный подход к закупкам.

Классический подход к выбору софта для юрдепартамента: сравнить список фич. Чем больше фич за ту же цену, тем лучше. Только потом софт начинают внедрять и выясняется, что половиной фич вообще никто не пользуется, а другая половина работает так, что проще по-старинке отправлять имейлы или заполнить договор в Ворде.

Выбор софта нужно начинать не с обзора конкретных фич или технологии, а с понимания ценности. Нужно сначала обозначить, какие проблемы вы хотите решить, а потом продумывать, какие есть варианты решения. И тут в ход должно идти всё — от автоматизации задачи до пересмотра KPI юристов и реинжиниринга процесса.

Примеры формулирования проблем: хотим исключить юристов из согласования или уменьшить количество консультаций по одинаковым вопросам.

Если после такого брейншторма понятно, что без софта не обойтись, то потратьте время, чтобы составить качественные бизнес-требования к софту и провайдерам:

📌 опишите юзкейсы (задачи, для которых вы потенциально хотели бы использовать софт);
📌 опишите процесс, которые автоматизируете: где возникают узкие места, какие есть особенности в процессе, какие данные используют, откуда они поступают, какие данные вырабатывают в процессе, куда они идут потом;
📌 опишите детально роли, которые участвуют в процессе: кто что делает, как делает, что важно, что контролирует, к какому результату хочет прийти;
📌 и только потом — желаемые фичи.

С таким подходом:

✅ при выборе проще фокусироваться на действительно важном, а не на том, что кажется важным;
✅ демо проходит продуктивнее — провайдеры будут показывать софт только в тех сценариях, что интересуют именно вас;
✅ удобно приоритизировать фичи (что точно должно быть, а от чего вы готовы отказаться);
✅ провайдерам проще предлагать альтернативные решения одной и той же задачи.

#SimplawyerLegalOps

О проектных договорах

Часто видим, как юристы пытаются подогнать стандартный договор услуг под проектную работу. В итоге в основной части описывают всё, кроме процесса, а потом где-то в приложениях пишут нормальные вещи (то, о чём действительно нужно договориться) и монументально называют это «техническим заданием».

Проектный договор отличается от любых других услуг, которые заказывает бизнес, и эти отличия влияют на структуру документа. У хороших проектных договоров услуг логика другая, и поэтому структура должна быть примерно такой:

📌этап, его сроки;
📌что делают на этом этапе;
📌в какой последовательности;
📌как оплачивают.

После этого можно уже писать любимое юридическое. И никакое ТЗ не нужно.

#НастоящийЛигалДизайн

KPI по оптимизации: два наблюдения

Есть юридические команды, которые до сих воспринимают оптимизацию процессов как аксессуар к основной работе. Понятно, почему юристы усерднее думают об операционных задачах — за них они получают зарплату и за них отчитываются перед бизнесом. Задачи по оптимизации всегда оказываются где-то в стороне — к ним приступают, только когда появляется время (редко) или настроение (ещё реже).

Одна из причин — то, как (не) работают KPI. И сегодня пару наших наблюдений.

Во-первых, обычно KPI по оптимизации процессов установлены только для руководителей и следующего за ними уровня управления. Этого недостаточно. KPI нужно разбить на составляющие и в адекватной части применять ко всем юристам, включая самых младших. Это нетривиальная и сложная задача, но она имеет хороший эффект для проекта.

Во-вторых, для внедрения изменений недостаточно только поощрения за соблюдение параметров. Понимаем, что всем хочется оставаться добрыми и позитивными. Но часто слышим от юрдепартаментов, что позитива не хватает. Не все воспринимают крупные задачи компании всерьёз. Многие руководители говорят, что обязательно должны быть ощутимые финансовые или административные последствия.

С правильной системой KPI быстрее приходит понимание, что изменения — это не одноразовый проект для ежегодной презентации, а часть повседневной работы. А такое понимание помогает формировать культуру команды.

#SimplawyerLegalOps

SimpleNDA — итоги первого года

Год назад запустили SimpleNDA — унифицированное соглашение о конфиденциальности для всего рынка. За это время получили много крутых отзывов о внедрении и использовании. Решили подвести первые итоги.

Если вы хотя бы раз заключали SimpleNDA (ещё лучше — если внедрили), пройдите опрос. Он быстрый (5 минут) и анонимный.

Пройти опрос о SimpleNDA

Если вы ещё не заключали SimpleNDA или не слышали о проекте, читайте о нём на сайте, скачивайте и используйте. Кому интересно, как мы сделали SimpleNDA, — смотрите презентацию проекта и читайте обзор кейса.

#SimpleNDA

Действующий на основании устава

Ещё одно любимое клише юристов (на втором месте после действующего законодательства и настоящего договора) — генеральный директор, действующий на основании устава. Про устав пишут все, но никто никогда глубоко не задумывался, почему они это пишут.

Логика употребления этого клише понятна: нужно показать контрагенту, что договор подписывает не абы кто, а нормальный гендиректор (то есть тот, кого одобрили участники общества). Но возможно ли такое, что гендиректор действует не на основании устава?

Тогда кроме устава, можно ещё добавить, что он действует на основании международных договоров, конституции и другого законодательства. Чтобы наверняка, вдруг не поймут.

Если вы хотите сделать блок с подписантами действительно информативным, то лучше укажите реквизиты корпоративного решения, по которому назначили гендиректора. Из этого документа сразу понятно, что именно Иванов И. И. гендиректор ООО «Сочинятели рисков».

Обязательно почитайте комменты к посту о действующем законодательстве — там коллеги накидали ещё любимых клише. Если вы всё ещё пишете эти фразы, то больше не пишите. А если вам эти фразы ещё и кажутся адекватными, то прочитайте пост о канцелярите и о настоящем договоре.

#НастоящийЛигалДизайн

Екатерина Регеда: «Оптимизация процессов — всегда коллективная задача, а не только ответственность руководителя соответствующего проекта»

Всегда классно, когда опытом делятся люди, ставшие не просто мощными юристами, но ещё и лучшими в своей профессии. Таких людей мало, но Симплоеру повезло общаться и работать с большинством из них. С ними всегда обсуждаем, как сделать юридическую профессию ещё полезнее для бизнеса, а работу юристов — разнообразнее и интереснее. Иногда такие разговоры превращаем в интервью и делимся с вами.

В этот раз поговорили с Екатериной Регедой — заместителем генерального директора, руководителем направления «Правовое», членом правления «Галс-Девелопмент».

В интервью много важных мыслей о том, как создать юридическую команду, которая самостоятельно принимает решения по самым сложным вопросам и не боится брать за них ответственность, о подходах к управлению рисками, а также о том, как вовлекать людей в проекты по оптимизации.

Читайте интервью по ссылке и делитесь с коллегами инсайтами управления юридическими командами

#SimplawyerTrends

Как правильно оформлять ссылки на другие пункты

Во всех документах есть ссылки на другие пункты. Кажется, что тема очевидная и обсуждать там нечего, но люди до сих пор не только отбивают абзацы пробелами, но и ещё и ставят ссылки вручную.

Например, нужно сослаться на пункт 4.2.5, и юрист просто пишет руками «п. 4.2.5». Потом перед разделом 4 добавили ещё один раздел, а внутри что-то удалили, и вот пункт уже стал не 4.2.5, а 5.2.3. А ссылка так и осталась — «4.2.5».

Это особенно вредно в крупном документообороте:

❌ при заполнении шаблона менеджерам приходится не только выбирать правильные опции, но ещё и следить, чтобы ссылки нигде не полетели (обычно никто не следит);
❌ юристы тратят больше времени на проверку всех ссылок при обновлении шаблонов.

Если хотите сделать свой документ качественнее и удобнее, ставьте кросс-ссылки:

✅ в длинных документах пользователям удобнее переходить по ссылкам, чем листать все страницы;
✅ это быстрее, чем делать ссылки руками;
✅ кросс-ссылки обновляются автоматически (а если они всё-таки сбиваются, то заметить такую ошибку проще, чем с ручными ссылками);
✅ кросс-ссылки лучше работают при автоматизации.

В документах Симплоера мы дополнительно выделяем кросс-ссылки цветом — синим или серым. Так пользователю сразу понятно, что они кликабельные, а автору проще замечать ошибки, если ссылки сбились.

#НастоящийЛигалДизайн

Последний год все активно обсуждают ChatGPT и другие похожие решения, использующие генеративный искусственный интеллект, — как их можно использовать в работе юриста и как они изменят рынок. Как-нибудь мы обязательно поделимся своими идеями по этой теме, а сегодня про новости на нашем рынке.

24 мая в 10:00 коллеги из Doczilla запускают свой AI-продукт. Это интересное решение с продуманными сценариями использования. Узнать о всех подробностях и записаться в лист ожидания можно по ссылке.

Как развивать культуру изменений в команде

Неготовность к изменениям — слабость команды, которую нужно исправлять.

Слабая культура работы с изменениями (change culture) — это когда сотрудники:

❌ воспринимают внедрение нового только как очередную головную боль и не понимают, зачем вообще что-то менять;
❌ не умеют находить недостатки в своих процессах;
❌ не участвуют в обсуждении проектов по оптимизации — возмущаться и предлагать идеи начинают, только когда уже начинается реализация плана.

Руководители должны понимать, что единичные проекты по оптимизации, которые проводятся сейчас, — только начало. В будущем их будет ещё больше, они будут интенсивнее и масштабнее. Поэтому воспитание культуры изменений — то, чем нужно заняться прямо сейчас.

Начинать нужно с формализации процесса управления изменениями. Это может быть частью общей стратегии юрфункции и включать:

✅ поощрения за инновации;
✅ площадки, на которых юристы могут выражать инициативу;
✅ подходы к тестированию новых процессов и документов;
✅ обязательные этапы проектов по внедрению нового;
✅ метрики, по которым отслеживать, что новое приживается хорошо или плохо;
✅ метрики, по которым отслеживать, насколько новое соответствует ожиданиям, нужно ли что-то корректировать, кастомизировать.

2 июня Антон Вашкевич на Петербургском правовом саммите (сессия о лигал-дизайне) расскажет об управлении изменениями в проектах по оптимизации и лигал-дизайну. Если тоже будете там, приходите послушать и пообщаться.

#SimplawyerLegalOps

О тех, кто специально пишет сложно

Коллеги иногда рассказывают, что некоторые условия в договорах специально пишут сложно. Причины обычно такие:

⦁ в запутанных многокилометровых пунктах можно надёжно спрятать дополнительные обязательства, которые обычно вызывают споры у контрагентов;
⦁ хотят отбить у контрагента желание читать документ.

Авторы таких документов считают это профессиональной хитростью. На самом деле намеренно запутанный и сложный текст означает, что:

⦁ юристы неспособны согласовать условия, которые интересны бизнесу; или
⦁ юристы понимают, что у бизнеса есть проблема, но вместо решения они просто откладывают её на потом.

Запутанный договор — это не инструмент управления рисками, поэтому нет ни одной уважительной причины, чтобы писать плохо (тем более намеренно). Писать по-человечески нужно всё.

#НастоящийЛигалДизайн