Simplawyer

Внутренние документы без воды

В Симплоере есть антикоррупционная политика.  Эти правила мы соблюдаем и так с основания компании. Но с политикой комфортнее нашим крупным клиентам.

Наша политика — лаконичная. Обычно такой документ в компаниях тянется 5–10 страниц, хотя ставит перед собой задачу объяснить очевидную мысль: «Коррупция — плохо для бизнеса и кармы». Иногда, конечно, есть объективные вещи, которые крупные компании реально регулируют (допустимые подарки, куда сообщать о коррупции). Но часто авторы внутренних документов просто стесняются писать коротко и по делу.

А мы не стесняемся. Вся политика — 3 принципа. Последствия — в очевидном формате.

#НастоящийЛигалДизайн

Как организовать хранение файлов. Подход Симплоера

Нас много спрашивали про хранение файлов — как организовать файлы, чтобы их было удобно и быстро искать. Тема важная, потому что у многих до сих пор нет настроенной процедуры. Файлы по-прежнему хранят в имейлах или просто на рабочем столе. Разные люди работают с разными версиями и называют как попало — потом никто не может разобраться, какая из пятнадцати версий с названиями вроде «Final_FINAL!!!» правильная.

Для тех, кто больше не хочет так жить, написали мини-статью о том, как организовано хранение файлов в Симплоере. Сразу скажем, наш подход подойдёт не всем, но это хотя бы поможет думать в правильном направлении.

#SimplawyerLegalOps

3 базовых рекомендации к терминам

Термины есть почти в каждом документе, но с ними обычно беспорядок. Термины часто неуместные, сложные либо просто ненужные. Они усложняют текст, путают читателя и делают документ неудобным.

В Методе Симплоера есть набор правил, которые помогают подбирать точные термины, но при этом короткие, понятные без лишних пояснений и раздувания текста. В этом посте расскажем про 3 базовых правила. Термины станут работать заметно лучше, если следовать хотя бы им.

1️⃣ Не пишите в определении термина регулирование

Как это работает. Например, вам нужно ввести термин «Акт приёмки работ». В определении вы пишете только то, что поможет читателю понять, что это за акт. Здесь нельзя описывать остальное регулирование: кто подписывает акт, в какие сроки и как его отправляют.

Делать наоборот вредно, потому что читатели пропускают важную информацию и не до конца понимают регулирование. От терминов они ожидают только сам термин и его определение — и ничего больше. Для всей остальной информации вводите отдельный раздел.

2️⃣ По возможности делайте термины такими, чтобы их можно было понять, не заглядывая в определение

Провал — если читатель встречает в документе термин и даже примерно не понимает из контекста, о чём идёт речь. Точнее можно объяснить на примерах. Хорошие термины — «Акт», «Конфиденциальная информация», «Дата окончательного погашения кредита». Плохие — «Срок», «ИГК».

3️⃣ Исключайте термины старательных юристов.

#НастоящийЛигалДизайн

Внутренние документы пора переосмыслить

На внутренние документы жалуются все:

❌ сотрудники: потому что внутренних документов много, они громоздкие и непонятные;
❌ ответственные за процессы: потому что сотрудники не читают документы, а потом приходят с одинаковыми вопросами;
❌ руководители: потому что документы не решают свою задачу — кодифицировать управление и настроить процесс так, чтобы за счёт формализации он работал, как часы.

Пока что большинство компаний просто терпит некачественные внутренние документы и принимает убытки, которые возникают, только потому что сотрудники точно не знают, как устроены процессы.

В более прогрессивных компаниях ответственные за процесс уже пытаются решить эту проблему. Они делают выжимки, FAQ и прочие костыли — чтобы хоть как-то заставить хоть кого-то прочитать документ. Но внедрение котиков, упрощение и пересказ внутренних документов закрывают только одну проблему из десятка.

Дело в том, что привычные подходы к разработке, поддержке и обновлению внутренних документов устарели концептуально.

Чтобы выдавать бизнесу работоспособные документы, нужно переосмыслить:

📌 язык и структуру документов — писать сразу понятно, чтобы не нужно было отдельно пересказывать документы «простым языком»;
📌 архитектуру и методы регулирования — продумать, все ли элементы процесса нужно регулировать; нужно ли регулировать текстом; можно ли добиться нужного поведения более мягкой мотивацией, чем прямое обязательство; убедиться, что процесс вообще реально исполнить;
📌 подходы к описанию процессов — формулировать инструкции так, чтобы их можно было легко переводить в машиночитаемый формат (в ближайшем будущем потенциально в автоматическом режиме);
📌процедуры принятия актов, их доведения до юзеров и обновления;
📌иерархию документов и принципы, по которым они будут дополнять друг друга.

Знаем, что в крупных компаниях внутреннее регулирование по объёму бывает, как законодательство Молдовы. В таких случаях переработать все внутренние акты, которые накопились за много лет, — невыполнимая задача. Но чем точно нужно заняться всем и уже сейчас — разработать методологию для всех будущих документов и обновить по ней самые востребованные из уже существующих.

#SimplawyerLegalOps
#НастоящийЛигалДизайн

Любительская и профессиональная нумерация

Сегодня снова о вёрстке.

Частая любительская ошибка с многоуровневой нумерацией — беспорядочные отступы для следующего уровня заголовков. Текст в документе начинает плясать, в нём сложнее ориентироваться.

Есть простое правило отступов — номер следующего заголовка находится на уровне начала текста предыдущего заголовка. Так лучше видно подчинённость элементов друг другу. И так меньше вертикальных линий сетки документа, что делает его стройнее и легче для чтения.

Но ещё лучше — вообще отказаться от лесенки в заголовках и делать всё на одном уровне. А иерархию показывать с помощью заголовков разного кегля и верхних и нижних отступов.

Как это работает — на картинке.

Кстати, нумерация — второстепенный элемент, её можно делать меньшим кеглем (подробнее тут).

#НастоящийЛигалДизайн

Как найти KPI для юристов

Многие коллеги не верят, что для юристов возможно установить объективные KPI, потому что нельзя однозначно сформулировать, что считать хорошим результатом работы.

Юристам упражнение с метриками и KPI действительно даётся сложнее. Но с правильным подходом можно разработать информативные KPI, которые помогут:

📌 объяснять бизнесу на его родном языке, какую пользу принесли юристы;
📌 находить узкие места в работе по мере их зарождения. (А не когда проблема стала настолько масштабной, что бизнес сам почувствовал, что всё плохо и пришёл жаловаться);
📌 тестировать разные решения по оптимизации и выбирать лучшее по адекватным критериям, а не «профессиональному чутью» (и цене);
📌 оценивать результаты проектов по оптимизации.

По нашему опыту использование KPI и метрик на продвинутом уровне — полноценный процесс, который нужно разрабатывать с нуля. Делать это лучше всего, когда есть формализованная стратегия и понятно, какие показатели важны именно для вашей компании.

Кроме разработки самих показателей и метрик, нужно:

📌 разработать методологию — как определять информативные KPI, которые не будут демотивировать юристов;
📌 продумать кто, как и когда будет собирать и обрабатывать данные;
📌 протестировать и внедрить метрики и KPI;
📌 выбрать технологию.

Для тех, кто пока не знает, как подступиться к этой задаче, делимся базовыми качественными материалами:

– сайт о метриках. На нём коллеги собрали ~500 метрик для разных процессов — от стратегического планирования до более узких тем (управление знаниями, рисками, правами и т. д.). Если не найдёте подходящие для вас метрики, то хотя бы поймёте, в какую сторону думать;
– базовая методичка по KPI от Liquid Legal Institute.

Рассказывайте в чате, какие у вас есть KPI и метрики — как вы их определили, как считаете, какие результаты.

А если вы крупный юрдепартамент и тоже хотите продвинутую систему KPI, пишите нам — расскажем, чем можем помочь.

#SimplawyerLegalOps

Кэп для маршрутизации согласования договоров

Во вторник не просто так спрашивали про кэп. Это нормальный юридический инструмент для контроля риска. Но это ещё и полезный инструмент для лигал-опс.

Если в договоре непонятно, какая сумма или потенциальная ответственность, то:

❌ договор запускают по большому кругу согласования, даже если он низкорисковый. Например, часто так застревают простенькие соглашения о конфиденциальности;
❌ возникает вопрос, кто должен подписывать.

В этой ситуации кэп помогает исключить из согласования договора людей, которым нет смысла его смотреть. Это ускоряет общий процесс согласования.

Разумеется, фокус с кэпом сработает не для каждой сделки. Но это хороший пример, как можно принести пользу процессу до затрат на реинжиниринг и автоматизацию. Инструменты из того же разряда:

✅ делать изначально адекватные условия, чтобы быстрее согласовывать;
✅ не описывать в договоре внутренние процессы;
✅ унифицировать сроки;
✅ исключать за счёт регулирования ошибки менеджеров при заполнении шаблона.

#SimplawyerLegalOps

Уже полтора года редакция Симплоера делает в телеграме образцовый контент. Но мы хотим делать ещё лучше.

Подготовили опрос — хотим узнать, кто на нас подписан и какие темы интересуют.

Опрос небольшой и анонимный. Займёт не более 5 минут.

Стандартизация формулировок

Часто видим, что внутри одной и той же компании нет единого подхода к формулировкам и тексту в целом — в разных документах одни и те же явления и процедуры описаны разными способами и разными словами.

Если для мелких компаний это некритично, то для крупного бизнеса со сверхзагруженным документооборотом это проблема:

❌ между перекрёстными документами появляются разночтения;
❌ никто точно не знает, что написано в документах;
❌ дольше и мучительнее обновлять шаблоны;
❌ компании сложнее придерживаться единой позиции;
❌ сложнее контролировать исполнение обязательств.

Поэтому важно, чтобы на уровне компании были стандартные и однозначные правила для формулировок в договорах — как минимум, для самых распространённых явлений:

✅ не использовать синонимы для одного и того же явления. Например, везде писать только «штраф» (вместо неустойки, пени);
✅ использовать одинаковые термины. Например, софт всегда называть «программное обеспечение», а не программа для ЭВМ, ПО, информационная система в зависимости от документа;
✅ стандартные формулировки для описания базовых процедур — оплаты, подписания акта, согласования отчёта и т. д.;
✅ унификация сроков (например, везде рабочие дни). Уже писали об этом;
✅ одинаковое название документов, которые одинаковые по правовой природе (например, везде акт);
✅ предсказуемая грамматика и структура предложений (и ещё несколько десятков правил, которые мы используем для ускорения чтения).

Этот подход не только помогает навести порядок в документах, но и упрощает жизнь авторам документов. Когда есть стандартные правила, не нужно каждый раз с нуля придумывать хорошие формулировки и тратить время на переписывание плохих.

#НастоящийЛигалДизайн

Словесный занавес

Наконец-то приняли закон о запрете иностранных слов. Теперь людей, которых ранили лигал-опс и фидбэк, защитили!

Спешим предложить исконно родные альтернативы (извините, пути) чужому:

⦁ документ — бумага (хотя нет, бумага — тоже заимствование) береста;
⦁ гендиректор — предводитель;
⦁ организация — сборище;
⦁ банкротство — нищета;
⦁ лигал-дизайн — правовая живопись.

Ряд слов предлагаем просто запретить (по возможности вместе с явлениями, которые они обозначают):

⦁ цессия, кредит, аффилированность, реорганизация, регистрация, дивиденды, штраф;
⦁ администрация, контроль, схема, лицензия, протокол, кодекс, конституция;
⦁ кофе, чай, бутерброд, салат, бульон, картофель, продукт, фильм, футбол, пижама;
⦁ код, цифра, алфавит, информационные технологии, инновационный центр;
⦁ мобильный оператор, домен, сервер, интернет.

Предлагайте свои улучшения!

Не нужно согласовывать формы документов

В договоре кроме самого договора бывают формы. В них никаких условий нет, только пустые поля. Например, это формы заказов, спецификаций, актов, технических документов (отчёты, журналы выполнения работ). Иногда этих форм больше, чем страниц в основном договоре.

В большинстве случаев у сторон нет особых требований к формам. При согласовании их тоже обычно никто не читает. (Хотя каждый раз по инерции подписывают пустые таблицы.)

Это кажется контринтуитивным, но есть формы, которые можно не согласовывать:

– те, что одинаковые у всех (например, акт приёмки или форма заказа);
– те, что ваша компания направляет первой;
– те, что уже официально утверждены (например, ТОРГ-12).

Оптимальный подход —

📌 назначить в договоре сторону, которая определяет форму;
📌 сами формы выложить на сайте или отдельно прислать контрагенту (а не заставлять его выдирать их из пдф).

Во многих случаях можно вообще ничего не делать и оставить на усмотрение контрагента — главное, чтобы в договоре было обязательство направить нужную информацию.

С таким подходом становится проще и быстрее:

✅ сторонам подписывать договоры;
✅ компании обновлять формы;
✅ автоматизировать.

#НастоящийЛигалДизайн

Запись митапа о договорном процессе

На прошлой неделе провели митап о жизненном цикле договоров. Получилось продуктивно — коллеги с серьёзным опытом в оптимизации рассказали, как в их компании выстроен договорный процесс, как решают разные проблемы и как ещё хотят его улучшить.

Это уже второе мероприятие, которое мы проводим в таком формате — когда разные компании с разной спецификой рассказывают, как решают одну и ту же задачу. Продолжаем развивать формат, потому что так действительно получается познавательнее — и для тех, кто говорит, и тех, кто слушает. Говорящий получает моментальный полезный фидбэк, а слушатель — возможность задать вопрос, пока тема ещё горячая (а потом ещё и поменяться ролями).

Запись митапа уже доступна на ютубе. Обязательно посмотрите — там качественные ответы на вопросы о договорах, которые точно возникают у всех. Потом приходите в наш чат обмениваться идеями, опытом и болью по согласованию договоров и управлению обязательствами.

#SimplawyerLegalOps

Больше гениальных юристов в Симплоер!

Мы расширяем команду и ищем юриста на лигал-дизайн и лигал-опс проекты. Если вам интересно менять рынок и есть, что ему дать, присылайте нам резюме и любой свой документ, которым вы гордитесь, сюда — smart@simplawyer.com

Требования к кандидату:

– серьёзный договорный опыт и блестящее знание договорного права;
– умение писать лаконично и понятно;
– хороший английский;
– гибкое мышление, умение работать с огромными объёмами информации;
– понимание рынка юртеха;
– опыт или хотя бы начитанность в лигал-опс — плюс;
– работа в крупном инхаусе — плюс;
– знание фильмов Гая Ричи — плюс.

Работа в Москве, полная загрузка. Первое время в офисе, чтобы влиться в проекты и команду, потом можно будет частично удалённо.

Данные о договорной работе

Опрос про статистику по договорам показал, что есть честные люди, есть оптимистичные. Но очевидно, что большая часть юрдепартаментов не ведёт развёрнутую статистику по договорам. Сами видим в наших проектах, что часто нет качественных данных об эффективности договорной работы.

Договор — это не только гайд по исполнению обязательств. В течение жизненного цикла договора образуется множество полезных данных, которые нужно собирать, а потом использовать для улучшения процессов и общей юридической стратегии.

Как минимум, нужно стабильно отслеживать:

📌 длительность цикла от подготовки до подписания договора;
📌 длительность отдельных этапов — подготовка, внутреннее и внешнее согласование и т. д.;
📌 количество отклонений от стандартных условий;
📌 положения, которые часто вызывают споры с контрагентами (по видам договоров и по типам сложности).

Использовать данные из договоров все будут по-разному, потому что у каждого бизнеса свои потребности. Но прежде чем начать собирать данные, определите вопросы, на которые хотите получить ответы из данных. Например:

📌 по каким договорам можно минимизировать участие юрслужбы;
📌 где наоборот — требуется больше внимания;
📌 как выстраивать переговорную позицию — где её нужно усилить, а где можно ослабить;
📌 какие есть узкие места в договорном процессе.

#SimplawyerLegalOps

Митап по лигал-опс Simplawyer × Pravo Tech

15 февраля в 13:00 проведём дискуссию о жизненном цикле контрактов. Вместе с юрдепартаментами крупных компаний и экспертами по лигал-опс обсудим 2 ключевых этапа договорного процесса:

– внутреннее согласование;
– управление договорами после их заключения.

Будет онлайн-трансляция. Обязательно подключайтесь, чтобы послушать, как компании выстраивают свои процессы и с чем сталкиваются, и задать свои вопросы участникам дискуссии. Регистрация по ссылке.

Мероприятие будет особенно полезно тем, кто ищет решения по оптимизации договорной работы. Это хорошая возможность узнать про подходы разных компаний, их реализацию, плюсы и минусы.

#SimplawyerLegalOps

Коллеги, через час начинаем онлайн-трансляцию митапа.

Обязательно присоединяйтесь к нашему чату — расскажите, как у вас работает контрактное управление, как согласуются договоры, занимаетесь ли оптимизацией процессов. Поделитесь мнениями о подходах, о которых расскажут участники митапа.

Самые важные условия vs условия, которые согласуют чаще всего

World Commerce & Contracting ежегодно исследуют, какие условия компании согласуют чаще всего. Отношение к разным условиям с годами меняется, но главный вывод всегда одинаковый — сильно не совпадают рейтинги самых важных условий и тех, что чаще всего согласуют.

То есть бизнес часто тратит ресурсы на переговоры из-за условий, которые на самом деле не приносят никакой ценности.

На что ещё обратили внимание в исследовании — какие есть узкие места в процессе согласования. Из ключевых выделили эти:

📌 мало у кого стандартизированы переговоры;
📌 при составлении условий все ориентируются на возможный суд (хотя в реальности там оказываются доли процента договоров);
📌 низкий уровень зрелости риск-менеджмента — пока что большинство пытается договором просто наглухо закрыть все риски.

Соотношение важных и согласуемых условий — на картинке. Сам отчёт можно почитать по ссылке.

#SimplawyerLegalOps

Митап по лигал-опс Simplawyer × Pravo Tech

15 февраля в 13:00 проведём дискуссию о жизненном цикле контрактов. Вместе с юрдепартаментами крупных компаний и экспертами по лигал-опс обсудим 2 ключевых этапа договорного процесса:

– внутреннее согласование;
– управление договорами после их заключения.

Будет онлайн-трансляция. Обязательно подключайтесь, чтобы послушать, как компании выстраивают свои процессы и с чем сталкиваются, и задать свои вопросы участникам дискуссии. Регистрация по ссылке.

Мероприятие будет особенно полезно тем, кто ищет решения по оптимизации договорной работы. Это хорошая возможность узнать про подходы разных компаний, их реализацию, плюсы и минусы.

#SimplawyerLegalOps