Стандартизация формулировок

Часто видим, что внутри одной и той же компании нет единого подхода к формулировкам и тексту в целом — в разных документах одни и те же явления и процедуры описаны разными способами и разными словами.

Если для мелких компаний это некритично, то для крупного бизнеса со сверхзагруженным документооборотом это проблема:

❌ между перекрёстными документами появляются разночтения;
❌ никто точно не знает, что написано в документах;
❌ дольше и мучительнее обновлять шаблоны;
❌ компании сложнее придерживаться единой позиции;
❌ сложнее контролировать исполнение обязательств.

Поэтому важно, чтобы на уровне компании были стандартные и однозначные правила для формулировок в договорах — как минимум, для самых распространённых явлений:

✅ не использовать синонимы для одного и того же явления. Например, везде писать только «штраф» (вместо неустойки, пени);
✅ использовать одинаковые термины. Например, софт всегда называть «программное обеспечение», а не программа для ЭВМ, ПО, информационная система в зависимости от документа;
✅ стандартные формулировки для описания базовых процедур — оплаты, подписания акта, согласования отчёта и т. д.;
✅ унификация сроков (например, везде рабочие дни). Уже писали об этом;
✅ одинаковое название документов, которые одинаковые по правовой природе (например, везде акт);
✅ предсказуемая грамматика и структура предложений (и ещё несколько десятков правил, которые мы используем для ускорения чтения).

Этот подход не только помогает навести порядок в документах, но и упрощает жизнь авторам документов. Когда есть стандартные правила, не нужно каждый раз с нуля придумывать хорошие формулировки и тратить время на переписывание плохих.

#НастоящийЛигалДизайн