На внутренние документы жалуются все:
❌ сотрудники: потому что внутренних документов много, они громоздкие и непонятные;
❌ ответственные за процессы: потому что сотрудники не читают документы, а потом приходят с одинаковыми вопросами;
❌ руководители: потому что документы не решают свою задачу — кодифицировать управление и настроить процесс так, чтобы за счёт формализации он работал, как часы.
Пока что большинство компаний просто терпит некачественные внутренние документы и принимает убытки, которые возникают, только потому что сотрудники точно не знают, как устроены процессы.
В более прогрессивных компаниях ответственные за процесс уже пытаются решить эту проблему. Они делают выжимки, FAQ и прочие костыли — чтобы хоть как-то заставить хоть кого-то прочитать документ. Но
Дело в том, что привычные подходы к разработке, поддержке и обновлению внутренних документов устарели концептуально.
Чтобы выдавать бизнесу работоспособные документы, нужно переосмыслить:
📌 язык и структуру документов — писать сразу понятно, чтобы не нужно было отдельно пересказывать документы «простым языком»;
📌 архитектуру и методы регулирования — продумать, все ли элементы процесса нужно регулировать; нужно ли регулировать текстом; можно ли добиться нужного поведения более мягкой мотивацией, чем прямое обязательство; убедиться, что процесс вообще реально исполнить;
📌 подходы к описанию процессов — формулировать инструкции так, чтобы их можно было легко переводить в машиночитаемый формат (в ближайшем будущем потенциально в автоматическом режиме);
📌процедуры принятия актов, их доведения до юзеров и обновления;
📌иерархию документов и принципы, по которым они будут дополнять друг друга.
Знаем, что в крупных компаниях внутреннее регулирование по объёму бывает, как законодательство Молдовы. В таких случаях переработать все внутренние акты, которые накопились за много лет, — невыполнимая задача. Но чем точно нужно заняться всем и уже сейчас — разработать методологию для всех будущих документов и обновить по ней самые востребованные из уже существующих.
#SimplawyerLegalOps
#НастоящийЛигалДизайн