Автоматизация бизнеса | Битрикс24

🏭 «А сколько у Петрова осталось дней?»

Этот вопрос задавали раз в неделю. Ответ был в таблице, таблицу вела кадровичка, кадровичка была в отпуске.
Производство: два цеха, склады, продажи, логистика. 32 человека в четырёх городах. Весь кадровый учёт — файл с ФИО и переписка в мессенджере.
Собрали три связанных процесса.

📋 Приём. Раньше: кандидата согласовали, а дальше кто-то должен вспомнить создать карточку, заказать технику, завести почту. Обычно вспоминали в день выхода. Теперь при переводе кандидата в «Принят на работу» карточка создаётся сама, а за три дня до выхода система ставит задачи на технику, аккаунт и документы. Человек приходит — место готово.

⏱ Испытательный срок. Знакомое: срок кончился три недели назад, решения нет, сотрудник в подвешенном состоянии. Теперь за неделю прилетает задача с чек-листом, и система реагирует на решение. Пройден — статус меняется сам, руководителю задача на план квартала. С условием — встреча и повторная оценка ровно через месяц. Не пройден — задача HR на увольнение. Решение принимает человек, последствия организует система.

🏖 Отпуска. Сотрудник заполняет даты, дальше само: два шага согласования, списание дней, запись в общий график. Главное — отпуск виден в графике сразу после согласования, а не когда человек уже не вышел на смену. Начальник цеха успевает перекроить смены.

🔧 Самое интересное было с производством. У операторов станков нет компьютеров, у части нет и аккаунтов — одиннадцать человек из тридцати двух. Классический тупик: либо покупать лицензии всем, либо оставить треть компании вне учёта. Сделали иначе: заявку подаёт отдел кадров, а дни списываются с того, кто указан в заявке, а не с того, кто её создал.

⚠️ Где пришлось повозиться. Списать дни из карточки роботом нельзя — робот не правит связанный элемент. Собрали через получение и изменение по ID. График отсутствий тоже не дружит со смарт-процессами напрямую — связали через процесс, который ждёт решения по заявке.
Вот эти два места и есть разница между «настроить воронку» и «внедрить». Воронку соберёт кто угодно. Вопрос в том, что делать, когда штатных средств не хватает, а задачу решать надо.

✍️ Если у вас кадры живут в таблице, а «сколько осталось дней» выясняется звонком — напишите, расскажу, во что обойдётся.

Разбираю, как подключить любой ящик - рабочий или личный - и работать с письмами, не выходя из портала.

Что внутри:

→ Подключение через коннектор: почему каждый сотрудник делает это сам
→ Интеграция с CRM - главная ловушка. Включите тумблер на личной почте, и вся компания увидит ваши письма в виде сделок
→ Общий доступ к ящику: как передать переписку коллеге на время отпуска
→ Управление ящиками для админов: доступ по отделам, а не поимённо
→ Чёрный список - Битрикс заносит туда адреса сам, и это стоит проверять
→ Пять действий с письмом в один клик: сделка, задача, чат, новость, календарь
→ Шаблоны писем и отправка прямо из карточки сделки

Главное: вся переписка складывается в карточку компании. Руководитель или коллега заходит и видит историю целиком - кто, когда и что писал клиенту.

Смотреть: https://rutube.ru/video/cd227b4406e423f2ea957eeada4577d1/

Допустим, вы прошли чек-лист из прошлого поста и результат вам не понравился. Что делать? 🤔

Менять систему не надо: с вероятностью 9 из 10 проблема переедет вместе с вами. Порядок такой - и последовательность здесь важнее содержания.

1. Признать, что проект не закончен
Не «внедрение провалилось», а «прошли техническую часть, не прошли человеческую» 🧩. Это не про списание денег, а про то, что осталась вторая половина работы.

2. Выбрать одну боль, которая мешает лично вам как руководителю
Одна боль - один блок системы. Не реанимировать всё сразу 🎯.

3. Убрать альтернативу
Пока жива таблица, не заработает ничего. Самое неприятное решение и единственное, которое нельзя делегировать.

4. Упростить до неприличия: пять стадий, три обязательных поля, ноль роботов на старте.
Задача одна - чтобы менеджеру было быстрее работать в системе, чем мимо неё ⚡️.

5. Начать смотреть
15 минут каждый понедельник: воронка на экране, вопросы по конкретным сделкам. Ничто не приживляет CRM так, как регулярный интерес первого лица 👀.

6. Закрыть обе роли: руководитель в процессах и администратор Битрикс24 — свой или на аутсорсе. Без этого предыдущие пять пунктов дадут эффект на квартал, а потом всё вернётся 🔄.

Начав с шестого шага, вы не пройдёте ни одного.

Пост, который стоит сохранить 📌

Откройте свой портал и ответьте честно - смотреть нужно не в настройки, а в данные.

1. Сколько сделок в работе прямо сейчас? Ответ должен появиться за десять секунд, без звонка руководителю отдела ⏱️.
2. Откройте три случайные сделки. В каждой есть история переписки и следующий шаг с конкретной датой?
3. Есть отчёт, который вы смотрите регулярно и по которому принимаете решения? Не «можно построить», а реально смотрите.
4. Посмотрите активность пользователей за прошлую неделю. Все, кто должен работать в системе, в ней были?
5. Существует ли таблица, чат или блокнот, где параллельно ведётся то же самое?
6. Когда в системе последний раз что-то меняли под изменившийся процесс?
7. Новый сотрудник понимает, где ему работать, без объяснений коллег? 🧑‍💻

Три «нет» - система формально жива, фактически нет. Пять «нет» - вы платите за лицензии по привычке 💸.
Сколько «нет» получилось у вас? Напишите в комментариях 👇
#мёртвыйпортал

Самый неудобный пост серии. Без него всё написанное выше было бы враньём: значительная часть вины за мёртвые порталы лежит на нас, интеграторах. 😔

Мы продаём то, что просят, а не то, что нужно.
Иногда честный ответ клиенту звучит так: «вам не нужна CRM, у вас два клиента в месяц и проблема в маркетинге». Этот ответ стоит ноль рублей. Настройка воронки стоит двести тысяч. Догадайтесь, что звучит на рынке чаще. 💸

Мы прячемся за техническим заданием.
ТЗ — нужный документ, мы сами его защищаем в спорах. Но у него есть тёмная сторона: подписанное ТЗ снимает с подрядчика ответственность за результат. Сделали как написано — формально претензий нет. То, что «как написано» никому в компании не нужно, уже не наша зона. 📄

Мы считаем проект законченным в момент сдачи.
Показали, провели двухчасовое обучение, выставили акт. А внедрение в этот момент только начинается: впереди три месяца, за которые люди либо переезжают в систему, либо нет. Сопровождение при этом продаётся как допуслуга, хотя это и есть вторая половина работы. 🔄

Маркер при выборе подрядчика. Сильный на первой встрече задаёт неудобные вопросы: кто конкретно будет работать в системе, что вы сделаете с теми, кто откажется, готовы ли закрыть старые каналы, кто внутри компании станет владельцем системы.
Слабый сразу спрашивает количество сотрудников и уходит считать смету. 🧮

#мёртвыйпортал

Если из всей серии вы прочитаете только один пост - пусть это будет этот 📌

CRM продают как продукт: купил, настроили, пользуйся. Отсюда ожидание, что после сдачи система будет работать сама. Именно оно рушит больше проектов, чем все технические ошибки вместе взятые. 💥

CRM не живёт своей жизнью. Ни одного дня. Её либо ведут, либо она умирает 📉

Причина простая: бизнес меняется быстрее, чем настройки. За полгода появится новый продукт, новый канал заявок, двое новых сотрудников и один уволившийся, изменится схема скидок и порядок согласования. Система, настроенная в марте, к сентябрю описывает компанию, которой уже не существует. Люди чувствуют это раньше отчётов — и начинают обходить систему, потому что она врёт 🤥

Чтобы этого не происходило, внутри компании должны быть заняты две роли. Не одна. И ни одну нельзя купить у подрядчика 🚫

Роль первая: руководитель, который в процессах 👔
Не «контролирует внедрение», а разбирается в том, как устроена работа. Никто, кроме него, не знает, каким должен быть процесс: подрядчик умеет спроектировать и настроить, но не решает за бизнес, кто согласовывает скидку и что считать успешной сделкой.
Фразы, после которых мы почти уверены в исходе: «сделайте как у всех», «вы же эксперты, вам виднее», «я в этом не разбираюсь, спросите у Оли» 🙅‍♂️
Погружение не значит настраивать роботов самому. Оно значит уметь за 15 минут объяснить: откуда приходят заявки, кто с ними работает, где сделка чаще всего застревает и какую цифру вы хотите видеть в понедельник ⏱️

Роль вторая: администратор Битрикс24 🛠
Отдельный человек, отвечающий за систему изо дня в день. В штате или на аутсорсе - зависит от размера, но он обязан быть.

Что делает:
→ заводит и отключает сотрудников, раздаёт права - при увольнении база остаётся в компании;
→ правит поля, стадии и роботов, когда меняется процесс;
→ обучает новичков, вместо того чтобы это делал сосед по столу «как сам понял»;
→ собирает пожелания, отсеивает ерунду и формулирует внятные задачи подрядчику;
→ замечает, что сломалось, раньше, чем это заметит клиент 👀

Ориентир по объёму. 📏 До 20 пользователей задача обычно закрывается аутсорсом - несколько часов в месяц. Дальше нужен свой человек хотя бы на part-time: не программист, а толковый сотрудник, которому выделили время и полномочия.

Дороже всего обходится вариант «пусть этим займётся системный администратор в свободное время». Свободного времени не находится никогда ⌛️

Посчитайте так. 💰 Сопровождение стоит несколько часов в месяц. Повторное внедрение с нуля через два года - это полная стоимость проекта заново плюс два года работы вслепую.

#мёртвыйпортал

Самая недооценённая причина смерти портала 📉 - и самая частая в нашей практике.

Систему внедрили, но старое место работы оставили. 🏚

Excel-файл никто не удалил 📊. Заявки по-прежнему падают на общую почту 📧. У менеджера остался личный номер 📱, по которому звонят постоянники.
Пока существует альтернатива, люди выбирают привычное. Всегда 🔄. Не потому что ленивые, а потому что в старом месте они объективно быстрее - там нет обязательных полей и не надо выбирать стадию.

Двойной учёт убивает внедрение надёжнее любого технического сбоя 💥: работы вдвое больше, пользы ноль, раздражение растёт с каждой неделей 😤.
Как это лечится - жёстко и в один день: 🛠

→ все входящие только через подключённые открытые линии: сайт, почта, мессенджеры, телефония;

→ отчётность только из CRM, никаких «пришли мне сводку в Excel» 🚫;
→ нет сделки в системе - нет сделки в принципе, премия по ней не считается 💸.

Это неприятное управленческое решение. И единственное во всём списке, которое невозможно делегировать подрядчику 🤝.
Сюда же примыкает попытка запустить всё сразу: продажи, склад, финансы, задачи, кадры, база знаний 📚. Сотрудник открывает портал, видит 17 разделов, не понимает, куда идти утром, и закрывает вкладку 😵‍💫.

Работающие внедрения выглядят скучнее: месяц - только продажи, одна воронка, минимум обязательных полей 🎯. Люди привыкают и сами начинают спрашивать «а можно ещё вот так?». Вот тогда следующий блок.

#мёртвыйпортал

Две зеркальные ошибки, которые убивают внедрение с разных сторон. 🪞

3. Перенесли хаос как есть 🌪
CRM не наводит порядок. Она делает беспорядок видимым и быстрым.
Процесс продажи не описан → в системе появляется воронка из 14 стадий с названиями «Думает», «Думает 2», «Ждём», «Ждём ответа», «Перезвонить потом». Мы такие видим на аудитах постоянно. По ним невозможно построить ни одного осмысленного отчёта: стадии отражают не решение клиента, а настроение менеджера.
Нет правила передачи заявки → робот будет исправно передавать её в никуда. 🤖
Автоматизация умножает то, что есть. Умножьте бардак на скорость - получите быстрый бардак. 🚀

4. Или наоборот - нарисовали процесс, которого нет 🎨
Крайность подороже. На встречах описывают, как «должно быть»: восемь стадий, обязательное согласование КП руководителем, чек-лист перед отгрузкой, три касания после сделки. Мы внедряем, всё красиво. ✨
А в жизни менеджер получает заявку в директ, созванивается и через час отгружает - потому что клиент так хочет, а конкурент рядом. ⏱️
Через неделю сделки заводят задним числом и проматывают стадии пачкой. Через месяц не заводят вообще. 📉

Внедрять надо процесс, который есть. Улучшать - потом, по одному шагу, когда система уже стала местом, где живёт работа. 🛠
#мёртвыйпортал

Разбираем по порядку, где именно всё ломается. Сегодня две первые точки. 🛠

1. Никто не сформулировал, что болит 🩺
Самый частый входящий запрос: «хотим внедрить CRM». Не «теряем заявки из директа, потому что они падают на личный телефон менеджера». Не «не понимаю, сколько денег сейчас в работе». Не «менеджер уволился и увёл базу - больше так нельзя». Просто хотим: у конкурента есть, на конференции сказали, пора. 🏃‍♂️
Проект без боли не приживается по простой арифметике: работы у людей прибавилось, польза не сформулирована. Такой обмен добровольно никто не совершает.

Проверка на себе: сформулируйте одним предложением, что вы перестанете терять. Не «повысим эффективность», а «перестанем терять 15 заявок в месяц, которые уходят в личный WhatsApp». Не складывается - вам пока нужна не CRM, а разбор процессов.

2. Решение принимал один, а работать другим 🎭
Собственник вернулся с конференции, купил, поручил внедрить. На демонстрации сидит один. Отдел продаж узнаёт за неделю до запуска - и с этого момента CRM в их глазах не инструмент, а прихоть руководства. Саботируют вежливо: минимум полей, дубли в старое место, «забыл».
Обратный перекос не лучше. Собственник делегировал всё и сам в портал не заходит. Через месяц команда понимает, что отчёты никто не смотрит, и возвращается к таблице. 📉

Правило жёсткое: если первое лицо не работает в CRM - в ней не будет работать никто. 🚫 Не «контролирует», а именно работает: смотрит воронку, задаёт вопросы по конкретным сделкам, требует цифры только оттуда. 📊

#мёртвыйпортал

Ни один портал не отключается в один день.

Деградация идёт плавно и почти всегда по одному сценарию - мы наблюдали его столько раз, что можем предсказывать по месяцам.

Месяц 0. Сдача проекта, обучение, все воодушевлены.

Месяц 1. Заводят всё: сделки, задачи, комментарии.

Месяц 2. Первые обходы. «Заведу вечером» - и не заводит.

Месяц 4. Двойной учёт. Excel вернулся «на всякий случай».

Месяц 7. В портал заходит только руководитель. Данные уже не бьются с реальностью.

Месяц 12. «У нас не работает CRM».
Ни одного скандала и ни одной поломки. Просто каждый месяц немного хуже предыдущего.

Точка невозврата - не двенадцатый месяц, а второй. Момент, когда обходить систему стало быстрее, чем работать в ней. Дальше всё происходит само.

И отдельно про седьмой месяц: портал, где сидит один руководитель, опаснее пустого. Решения принимаются по цифрам, которых нет.
#мёртвыйпортал

Обычная реакция компании, у которой не пошло: «Битрикс неудобный, нам не подошло». 😔

Дальше идут смотреть другую CRM. Тратят ещё столько же. Через год повторяют ту же фразу про новую систему — мы видим компании, у которых за плечами уже третий портал. 🔄

Все массовые CRM умеют одно и то же: карточка клиента, воронка, задачи, история касаний, отчёты. Разница в интерфейсе и цене, а не в способности вести клиента. 📊

Дело не в системе. Покупали не то. 🛑

CRM — не инструмент. Инструмент — это молоток: взял, забил, положил. 🛠 CRM — это регламент, у которого есть интерфейс.

Внедряя её, вы не устанавливаете софт. Вы приходите к менеджеру Диме, который девять лет держал клиентов в голове и в личном телефоне, и говорите: с понедельника фиксируешь каждый звонок, ставишь следующий шаг по каждой сделке и указываешь причину отказа. Не поставил — руководитель увидит в отчёте в понедельник утром. 📅

Дима не против программы. Дима против того, чтобы его работу стало видно.

Отсюда все возражения: «неудобно», «долго», «у меня всё в голове». Это не отзывы о продукте — это сопротивление изменению, у которого просто нет других слов.

И отсюда вывод, который переворачивает бюджет проекта: внедрение CRM — процентов на тридцать настройка и на семьдесят управление изменениями. Продают и покупают ровно наоборот. 📉

#мёртвыйпортал

🔐 В Битрикс24 изменилась двухфакторная аутентификация

Битрикс24 обновил механизм защиты аккаунтов. Теперь подтверждать вход можно через мобильное приложение Битрикс24, а при отсутствии доступа к нему - использовать одноразовый код из СМС или e-mail.

❗️Особенно важно для пользователей тарифов «Профессиональный» и «Энтерпрайз»: новая двухфакторная аутентификация для них обязательна.

Администратор портала также может включить обязательную 2FA для всей компании и установить срок, в течение которого сотрудники должны ее настроить. Если сотрудник не сделает этого вовремя, он не сможет войти в Битрикс24.

Что рекомендуем сделать сейчас:

✔️администратору проверить настройки безопасности портала;
✔️сотрудникам установить мобильное приложение Битрикс24 и настроить 2FA;
✔️обязательно сохранить резервные коды;
✔️проверить актуальность номера телефона и e-mail.

Настройка занимает несколько минут, но лучше сделать ее заранее, а не в тот момент, когда сотрудник внезапно потеряет доступ к порталу.

👉 Пошаговая инструкция Битрикс24: https://helpdesk.bitrix24.ru/open/26676294/

#Битрикс24 #ОбновленияБитрикс24 #БезопасностьБитрикс24

Если вы уже внедряли CRM, вы наверняка слышали от своих людей что-то из этого:

→ «Мне проще позвонить, чем это всё заполнять»
→ «Я и так помню всех своих клиентов»
→ «Заведу вечером» - и не заводит
→ «Этот клиент старый, его в системе вести не надо»
→ «У нас специфика, ваша система под неё не заточена»

Последняя фраза - самая частая и самая обманчивая.

За восемь лет мы слышали её от металлотрейдеров, стоматологий, застройщиков, юристов, оптовиков и производителей мебели. Специфика есть у всех.

Проблема почти никогда не в ней.
А в чём - разберём в следующих постах.

#мёртвыйпортал

Клиент пишет в четверг вечером: «У нас не работает CRM, срочно почините».

Заходим в портал. Всё работает. Воронка на месте, роботы отрабатывают, телефония пишет разговоры, интеграция с сайтом живая.

Открываем сделки - 11 штук в работе, у самой свежей последняя активность четыре месяца назад. Смотрим отчёт по активности пользователей: трое менеджеров, ни один не заходил с марта. В задачах пусто.

- А где вы сейчас ведёте клиентов?
- Ну… у Лены в таблице.

Ничего не сломалось. Систему просто не начали использовать. Компания заплатила за внедрение, восемь месяцев платила за лицензии - и всё это время работала в Google-таблице, потому что там понятнее.

Мы внедряем Битрикс24 восемь лет и видим такой финал регулярно. В том числе на собственных проектах.

Запускаем серию постов о том, почему так выходит и что с этим делать. Без реверансов в свою сторону - в одном из постов разберём и нашу часть вины.

#мёртвыйпортал

Автоматизация бизнеса | Битрикс24 pinned a photo

Автоматизация бизнеса - не про количество настроек и сервисов.
Она про то, чтобы бизнесом было проще управлять.

В этом канале мы разбираем, как выстраивать процессы и автоматизацию так, чтобы собственник видел, что происходит в компании, сотрудники понимали свою зону ответственности, а задачи не держались на ручном контроле.

Здесь говорим про:

▪️ бизнес-процессы и их автоматизацию
▪️ Битрикс24 - от логики системы до конкретных решений
▪️ CRM, задачи, смарт-процессы и интеграции
▪️ AI и новые инструменты автоматизации
▪️ аналитику и контроль
▪️ реальные кейсы, ошибки и решения из нашей практики

Наш принцип - сначала процесс, потом автоматизация.

Мы не настраиваем систему ради количества роботов, воронок и интеграций. Сначала разбираемся, как должен работать процесс, где теряется информация, время и контроль - и только после этого подбираем инструменты.

Битрикс24 - одна из наших ключевых компетенций, но не единственный инструмент.

Задача автоматизации - не усложнить бизнес ещё одной системой, а сделать его более прозрачным, предсказуемым и управляемым.

📌 Здесь будет практика: кейсы, схемы процессов, разборы решений, инструкции и рабочие примеры.

Если Вы хотите автоматизировать бизнес не ради автоматизации, а ради управляемости - Вы по адресу.

#автоматизациябизнеса #бизнесПроцессы #битрикс24 #bitrix24