Кобракова | Управляемый бизнес

Праздник праздником, а работу никто не отменял))
И сегодня хочу поговорить про этам ввода клиента в работу.

Очень часто собственники бухгалтерских компаний начинают задумываться о процессах уже тогда, когда внутри появляется хаос.

✔️Сотрудники перегружены.
✔️Клиенты раздражены.
✔️Собственник постоянно подключается вручную.
✔️Информация теряется.
✔️Все что-то уточняют друг у друга.

Но проблема обычно начинается намного раньше.

Еще на этапе входа клиента в работу.

Потому что во многих компаниях этот процесс выглядит примерно так:

▪️ договор подписали;
▪️ документы запросили;
▪️ что-то передали бухгалтеру;
▪️ дальше “разберемся по ходу”.

И именно здесь потом начинают закладываться будущие проблемы внутри компании.

Потому что на этапе входа важно зафиксировать огромное количество вещей:
✔️ какие доступы нужно запросить;
✔️ подключен ли клиент к ЭДО;
✔️ какой срок действия ЭЦП;
✔️ кто отвечает со стороны клиента;
✔️ как будет происходить обмен документами;
✔️ какие есть особенности бизнеса;
✔️ кто внутри компании отвечает за дальнейшее сопровождение;
✔️ в какой момент задача передается следующему сотруднику;
✔️ какие обязательства есть у клиента.

Когда этого нет —
компания начинает работать не по системе, а по памяти сотрудников.

А дальше появляются:
▪️ постоянные уточнения;
▪️ потерянная информация;
▪️ разный подход сотрудников;
▪️ ручной контроль собственника;
▪️ ошибки;
▪️ перегруз команды.

И самое опасное —
со временем это начинает восприниматься как “нормальная рабочая ситуация”.

Хотя на самом деле это уже признак того, что система внутри компании не выстроена.

Потому что сильная бухгалтерская компания начинается не с CRM и не с автоматизации.
Она начинается с понятной системы работы внутри бизнеса.

Проверьте по чек-листу все ли этапы ввода в работу учтены в вашей компании

#система

▪️Показала вам сегодня небольшой фрагмент того, что входит в построение системы внутри бухгалтерской компании.

На видео — часть плана адаптации нового бухгалтера в нашей компании.

И здесь многие могут подумать:
«Ну адаптация и адаптация».

Но на самом деле именно в таких вещах и начинается управляемость бизнеса.

Потому что очень часто в бухгалтерских компаниях новый сотрудник:
▪️ учится “по ходу”;
▪️ задает одни и те же вопросы;
▪️ получает разную информацию от коллег;
▪️ долго входит в работу;
▪️ допускает ошибки просто потому, что внутри компании нет единой системы.

А дальше это превращается:
▪️ в перегруз руководителя;
▪️ в постоянные уточнения;
▪️ в хаос внутри команды;
▪️ в зависимость от конкретных сотрудников.

Именно поэтому на диагностике мы разбираем:
✔️ как устроены процессы внутри компании;
✔️ что должно быть зафиксировано;
✔️ какие регламенты реально нужны;
✔️ как должна выглядеть адаптация;
✔️ где находятся точки контроля;
✔️ и почему компания начинает “сыпаться” при росте.

Потому что сильная бухгалтерская компания — это не та, где все держится на героизме сотрудников.

А та, где процессы понятны, зафиксированы и управляемы ▪️

Записала вам видео как выглядит в нашей компании адаптация.
А как у вас?
Поделитесь в комментариях

https://music.yandex.ru/album/24589762?ref_id=2184E63C-FF66-4B06-B686-469EC051E6ED&utm_medium=share_link_tg&utm_source=mobile_ios

Захотелось поделиться с вами.
Мне кажется это важно во все времена, а сейчас особенно.

Важно слушать именно слова! Просто послушайте🫶🏻

Именно с таких схем и начинается переход от хаоса к системе...

Сегодня решила записать для вас небольшой аудиоподкаст.

Без «успешного успеха».
Просто мысли практика после очередной стратегической диагностики бухгалтерской компании.

Почему автоматизация часто не дает результата.
Почему процессы начинают ломаться при росте.
И почему фундамент любой системы начинается не с CRM, а с понимания собственной логики работы внутри компании.

Очень рекомендую послушать внимательно.
Особенно если чувствуете, что:

• команда перегружена;
• всё держится на вас;
• процессов становится всё больше, а управляемости — нет.

Есть одна фраза, которую я сейчас слышу почти от каждого собственника бухгалтерской компании:

«Вроде компания растет, а легче мне не становится».

И дальше обычно одно и то же:
— команда перегружена;
— собственник всё контролирует сам;
— процессы не понятны;
— клиенты становятся нервнее;
— сотрудники выгорают;
— автоматизация не дает того эффекта, который ожидали.

И вот здесь важный момент.

Проблема чаще всего НЕ в нехватке людей.
И даже НЕ в CRM.

Проблема в том, что компания выросла, а система управления — нет.

То, что работало на:
— 30 клиентах;
— 3 сотрудниках;
— “всё через собственника” —

перестает работать на следующем уровне.

Я сейчас как раз глубоко исследую эту тему и вывожу отдельное направление:
стратегическая диагностика бухгалтерских компаний.

Разбираю:
— процессы;
— роли;
— точки перегруза;
— клиентский путь;
— управляемость;
— автоматизацию;
— узкие места собственника.

Сейчас открыла несколько мест на предварительный 20-минутный разбор.

Если хотите посмотреть на свою компанию со стороны и понять, где именно вы сейчас буксуете — напишите мне в личку @Valerija_finance

Хочу сегодня сделать небольшую перекличку 👋

Telegram сейчас работает очень нестабильно, и мне важно понимать, кто здесь со мной остается.

Плюс сейчас вокруг очень много информационного шума.
Контента стало огромное количество, но действительно полезного и применимого на практике - все меньше.

И моя задача - сохранить этот канал именно таким:
местом, где есть не просто теория, а реальные инструменты, опыт, наблюдения и то, что можно взять в работу для своего бизнеса.

Поэтому хочу спросить у вас:

Какой формат контента вам сейчас наиболее интересен?

▪️ короткие посты
▪️ подробные разборы
▪️ видео
▪️ голосовые
▪️ чек-листы
▪️ кейсы
▪️ живые мысли и наблюдения
▪️ пошаговые инструкции
▪️ кружочки / сторис

И какие темы вам сейчас особенно актуальны:

▪️ систематизация бизнеса
▪️ процессы внутри компании
▪️ Битрикс24
▪️ управление командой
▪️ бухгалтерия и финансы
▪️ автоматизация
▪️ клиентский сервис
▪️ антикризисный аудит процессов

Если читаете канал - поставьте любую реакцию или напишите пару слов в комментариях 🙂

Мне правда будет очень приятно увидеть вашу обратную связь ❤️

📌Антикризисный аудит процессов. Часть 5

Сегодня хочу предложить вам проверить еще одну очень важную вещь.

▪️Насколько вообще ваша компания понятна новому сотруднику?

И это один из самых показательных аудитов системы.

Потому что пока компания маленькая, кажется, что «все всё знают».

Но как только начинается рост, появляются новые сотрудники, новые клиенты, новые процессы — начинается перегрузка.

Почему?

Потому что знания находятся:
▪️в голове руководителя
▪️в переписках
▪️в старых сообщениях
▪️в привычках сотрудников

А системы передачи этих знаний нет.

✏️Что рекомендую проверить прямо сейчас

Представьте, что завтра к вам выходит новый сотрудник.

И попробуйте честно ответить себе на вопросы:

👉Есть ли у вас понятный ввод в работу?
👉Есть ли инструкции или регламенты?
👉Есть ли единые правила работы с клиентами?
👉Есть ли база знаний?
👉Поймет ли новый человек, как работать, без постоянных вопросов к вам?

И вот здесь очень многие собственники понимают, насколько огромное количество процессов держится только на людях.

▪️Самое опасное в такой ситуации

Когда сотрудник увольняется — вместе с ним уходит часть системы.

Потому что процессы не были зафиксированы.

А дальше начинается:
▪️срочное обучение нового человека
▪️постоянные ошибки
▪️перегрузка команды
▪️падение качества сервиса
▪️возврат собственника в операционку

▪️Что рекомендую сделать уже сейчас

Не пытайтесь сразу написать «идеальные регламенты».

Начните с простого.

Фиксируйте:
✔️повторяющиеся процессы
✔️типовые ответы
✔️порядок действий
✔️основные инструкции

Даже простая база знаний уже сильно снижает хаос внутри компании.

И самое главное — помогает бизнесу масштабироваться спокойнее.

💬 Напишите в комментариях:
у вас уже есть база знаний и регламенты или пока большинство процессов держится на опыте сотрудников?

PS. Кстати на диагностике которую я провожу я выдаю шаблон структуры нашей базы знаний и часть регламентов которые адаптировать под себя.

#система

📆#21мая (чт) 11:00
📌 Бизнес-встреча «Как руководителю аутсорсинговой компании самостоятельно найти и адаптировать нового сотрудника с минимальным бюджетом»
👥 Ассоциация аутсорсинговых компаний

Мероприятие для собственников бизнеса и руководителей, которые планируют самостоятельный найм сотрудников.

🗣 Вера Лазник - собственник HR-агентства «Про людей», резидент Ассоциации

Вы узнаете:
🔹 Что и где написать в объявлении, чтобы пришел нужный человек
🔹 Как отобрать подходящего человека из множества откликов
🔹 Что спросить на собеседовании
🔹 Как организовать адаптацию, чтобы сотрудник остался в команде и стал эффективным
🔹 В каких случаях подбор персонала точно нужно делегировать

Каждый участник получит готовые чек-листы для использования в работе

Условия: #бесплатно
Регистрация по ссылке
По вопросам @Valerija_finance

📍ул. 40-летия Победы 34, ТОЦ «Оскар», офис 602 (6 этаж)

Публикация носит информационный характер и не является рекламой

📲 РИТМ в МАХ

📋 Антикризисный аудит процессов. Часть 4

Сегодня хочу предложить вам проверить еще одну очень важную точку в компании.

И именно она часто становится причиной перегрузки команды, ошибок и ощущения постоянного хаоса.

📌Посмотрите, как сейчас в вашей компании ставятся задачи.

Не в теории.

А по факту.

Попробуйте в течение одного дня просто понаблюдать:
▪️сколько задач сотрудники получают в чатах
▪️сколько задач передается голосом
▪️сколько задач «держится в голове»
▪️сколько раз приходится что-то напоминать повторно
▪️сколько времени уходит на уточнения
▪️сколько задач теряется или забывается

Очень часто собственник даже не замечает масштаб проблемы, потому что все уже привыкли работать именно так.

Но проблема в том, что при росте компании такая модель перестает работать.

👇Что происходит дальше?

▪️сотрудники начинают путаться
▪️задачи выполняются не в срок
▪️ответственность размывается
▪️руководитель постоянно включается в операционку
▪️команда перегружается не из-за объема работы, а из-за хаоса

И самое опасное - появляется ощущение, что сотрудники «не справляются».

Хотя во многих случаях проблема не в людях.
А в отсутствии системы управления задачами.

💡Очень важная мысль

Сотрудники не должны помнить всё.
И руководитель тоже не должен помнить всё.

Для этого и существуют системы, регламенты, задачи и контрольные точки.

✨Что рекомендую сделать уже сейчас

Хотя бы неделю фиксируйте все задачи в одном месте.

Не в чатах.
Не голосом.
Не «я потом вспомню».

А в единой системе.

И уже через несколько дней вы увидите:

✔️сколько хаоса было скрыто
✔️где теряются задачи
✔️какие сотрудники реально перегружены
✔️какие процессы требуют пересборки

И это будет одна из самых полезных точек аудита бизнеса.

💬 Напишите в комментариях:
у вас сейчас задачи больше живут в системе или все еще в чатах и голове?

#система

Сейчас заканчиваю подготовку итоговых материалов для собственника бухгалтерской компании после системной диагностики.

И поняла, что хочу немного подробнее рассказать, что вообще входит в эту работу.
Потому что может показаться что диагностика - это просто «созвон поговорить про бизнес».

Но по факту это намного глубже.

После диагностики клиент получает не просто рекомендации, а уже структурированную картину своей компании и понимание, что именно мешает ей быть управляемой.

Что готовлю сейчас для клиентки:

📌 файл «Системная диагностика бизнеса»
С описанием текущей ситуации, основных точек потери управляемости, перегрузки и рисков.

📌 XMind-схемы
Где визуально показано:
• текущее состояние компании;
• целевая модель;
• связи между процессами и зонами ответственности.

📌 таблицу индекс управляемости компании
Оценка бизнеса по 10 ключевым зонам.
Чтобы собственник видел не ощущения, а реальные слабые места системы управления.

📌 Excel-файл «План запуска системы управления»
Внутри:
• делегирование собственника;
• контроль задач;
• зоны ответственности;
• дорожная карта изменений;
• план запуска на ближайшие 7 дней и дальнейшие шаги на 3-6 месяцев.

И отдельно еще готовлю пакет материалов (их подбираю индивидуально под каждую ситуацию клиента), которыми пользуюсь сама в своей компании:
📌 структуру базы знаний;
📌 шаблоны основных регламентов;
📌 должностные инструкции;
📌 примеры организации процессов и контроля задач.

Все это можно адаптировать под свою компанию, а не начинать выстраивать систему «с нуля».

И наверное самое главное —
в процессе диагностики становится понятно, что в компании является настоящей причиной проблем, а что только последствиями.

📋 Антикризисный аудит процессов. Часть 3

Сегодня понедельник.
И я хочу всех с этим поздравить 😊

Потому что понедельник - это не только начало рабочей недели.

Это еще одна возможность:
👉навести порядок,
👉пересмотреть процессы,
👉убрать хаос,
👉и начать строить систему в своей компании.

«Система побеждает мотивацию.
Порядок побеждает авралы.»

И именно поэтому продолжаем серию про антикризисный аудит бизнеса 👇

📌Посмотрите, сколько задач и решений в вашей компании до сих пор завязано лично на вас.

Очень часто собственник даже не замечает масштаб проблемы, потому что давно привык:

▪️отвечать на все нестандартные вопросы
▪️контролировать сотрудников вручную
▪️перепроверять работу
▪️постоянно что-то напоминать
▪️быть «центром» всех процессов
▪️тушить операционные пожары

И кажется, что это нормально.

Но на самом деле это один из главных признаков того, что система в компании еще не построена.

Проверить это очень просто 👇

Попробуйте честно ответить себе на вопросы:
✔️Что остановится в компании, если я отключусь на 3 дня?
✔️Какие процессы работают только потому, что я их контролирую?
✔️Какие решения сотрудники не могут принять без меня?
✔️Где команда постоянно возвращается ко мне за уточнениями?
✔️Есть ли у сотрудников единые правила работы или каждый делает «как привык»?

И вот здесь обычно начинается самое интересное.

Потому что во многих компаниях проблема не в сотрудниках.

А в том, что процессы:
▪️не описаны;
▪️не зафиксированы;
▪️не распределены;
▪️не управляются системой.

И чем быстрее растет компания - тем сильнее это начинает мешать.

В следующем посте покажу еще одну точку аудита, из-за которой бизнес очень часто теряет деньги, клиентов и управляемость.

#система

📌 Когда компания растет - хаос тоже растет

Есть одна вещь, которую я все чаще вижу в бухгалтерских компаниях.

Пока клиентов немного - многие процессы “держатся” просто на руководителе.

Где-то написали в чате.
Где-то договорились голосом.
Где-то сотрудник “и так знает”.
Где-то руководитель помнит сам.

И какое-то время это действительно работает.

Но потом компания начинает расти.

✔️Появляется больше клиентов.
✔️Больше сотрудников.
✔️Больше задач.
✔️Больше переписок.
✔️Больше ответственности.

И вот в этот момент начинает резко проявляться то, что раньше было почти незаметно:
▪️сотрудники работают по-разному;
▪️задачи теряются;
▪️новые клиенты вводятся вручную;
▪️нет единых правил;
▪️руководитель снова оказывается в центре всех сложных вопросов;
▪️команда постоянно что-то уточняет;
▪️контроль начинает занимать огромное количество времени.

И проблема здесь часто не в людях.
И даже не в отсутствии CRM.

Проблема в том, что компания выросла, а операционная система внутри - нет.

▪️Нет зафиксированных ▪️процессов.
▪️Нет понятных зон ответственности.
▪️Нет контрольных точек.
▪️Нет базы знаний.
▪️Нет единой логики работы команды.

Именно с этим я сейчас много работаю с клиентами.

Не просто “настроить Битрикс” или “описать пару регламентов”.

А собрать основу управления компанией:
▪️процессы;
▪️роли;
▪️контроль;
▪️логику работы;
▪️базу знаний;
▪️систему внедрения.

Потому что без этого рост почти всегда начинает превращаться в перегрузку собственника.

И чем дальше - тем сильнее.

Если Вам откликается эта тема - оставайтесь.
Буду делиться здесь практикой, наблюдениями и рабочими решениями из реальной работы с бухгалтерскими компаниями.

#система

Channel name was changed to «Управляемая бухгалтерская компания»

Прошла четверговая встреча Ассоциации

Участники делятся эмоциями

📋 Антикризисный аудит процессов. Часть 2

Проверяем скорость реакции на клиента

Один из самых недооценённых процессов в компании — это скорость ответа.

И я сейчас не только про отдел продаж.
Я в целом про коммуникацию с клиентом.
Потому что поведение клиентов изменилось.

Сейчас люди:
— быстрее переключаются
— сравнивают сервис
— оценивают удобство взаимодействия
— обращают внимание не только на цену

И очень часто клиент выбирает не там, где дешевле.
А там, где ему быстрее, понятнее и спокойнее.

📌 Что рекомендую проверить прямо сейчас

Возьмите последние 10 обращений клиентов и посмотрите:
▪️ как быстро был первый ответ
▪️ получил ли клиент понятный следующий шаг
▪️ кто отвечал за коммуникацию
▪️ была ли зафиксирована договорённость
▪️ пришлось ли клиенту «напоминать о себе»

И вот здесь обычно открывается много интересного.

📌 Что я часто вижу на практике
— заявки теряются в мессенджерах
— сотрудники отвечают «когда успеют»
— клиенту приходится ждать
— договорённости остаются в переписке
— нет единого стандарта коммуникации

И собственник часто даже не видит эту проблему.
Потому что внутри команды уже все к этому привыкли.

💡 Очень важная мысль

Скорость реакции сейчас — это часть сервиса.
Особенно в услугах.

Клиент оценивает не только результат работы.

Он оценивает весь путь взаимодействия с компанией.

✨ Что можно улучшить уже сейчас
▪️ определить норматив первого ответа
▪️ зафиксировать каналы коммуникации
▪️ назначить ответственных
▪️ убрать ситуации, когда заявки «живут» только в чатах
▪️ прописать базовый сценарий общения с клиентом

Даже эти простые действия уже сильно усиливают управляемость.

💬 Напишите в комментариях:
у вас в компании есть стандарт реакции на обращения клиентов или пока каждый отвечает «как получается»?

#система

🟡Валерия в эфире
Давно не в делись ❤️

📋 Антикризисный аудит процессов. Часть 1

Сейчас у бизнеса меняется всё:

— поведение клиентов
— скорость принятия решений
— требования к сервису
— каналы коммуникации
— стоимость привлечения

И в такой период очень важно не работать «на автомате».

Я рекомендую собственникам провести аудит своих процессов.

Не глобально.
Хотя бы по ключевым точкам.

И начать можно вот с чего 👇

📌 Проверьте прямо сегодня:

▪️ сколько входящих заявок у вас было за последние 30 дней
▪️ сколько из них дошли до договора
▪️ на каком этапе потерялись остальные
▪️ сколько времени проходит до первого ответа клиенту
▪️ есть ли у вас единый сценарий обработки заявки
▪️ фиксируются ли вообще все обращения

Очень часто уже на этом этапе находятся серьёзные потери.

📌 Дальше посмотрите:

▪️ есть ли у вас понятный путь клиента от заявки до оплаты
▪️ видно ли ответственного на каждом этапе
▪️ понимаете ли вы, где сейчас перегружена команда
▪️ какие процессы держатся только «в голове»

И это уже даст очень много информации для управленческих решений.

💡 Важная мысль

В период изменений выигрывает не тот, у кого «идеально».

А тот, кто быстрее видит проблему и быстрее адаптируется.

✨ Поэтому моя рекомендация сейчас:

не пытаться перестроить бизнес целиком.

А начать с аудита ключевых процессов.

И постепенно усиливать слабые места.

💬 продолжу серию и в следующих постах разберу:

— аудит продаж
— аудит клиентского сервиса
— аудит загрузки команды
— аудит автоматизации
— аудит прибыльности клиентов

#система