Алгоритм поиска партнеров часть 6

Это серия:
• часть 1
• часть 2
• часть 3
• часть 4
• часть 5
• часть 6
• часть 7

Сегодня поговорим про коммуникацию с партнерами на этапе между подписанием договора и самим фестивалем.

Самое главное – продолжать уделять партнеру должное внимание, чтобы у него не появилось ощущения, что вы взяли его деньги и больше он вам не интересен.

Ожидания
На этом этапе часто возникают разногласия по реализации, например:
- вы обещали флаги, но вы думали, что партнер привозит свои флаги, а партнер думал, что вы напечатаете и поставите
- вы обещали лого на афише, а партнер думал, что это будет САМЫЙ БОЛЬШОЙ лого на афише
- вы обещали интеграцию в общей брендинг, а партнер думал, что все вокруг будет с его логотипом или цветом

Кто виноват? Если у вас с партнером разные представления о том, как должно быть, значит вы, как организатор, создали неправильные ожидания и не проговорили результат достаточно детально. Самое время это исправить.

Если партнер просит допы
Бывает, что партнер внезапно просит то, что вы действительно не обещали ранее. Стоит ли вам идти навстречу – вопрос индивидуальный. Давать партнеру жирные доп. опции имеет смысл, если это главный партнер вашего события или он может стать главным на следующий год или если вы работете уже много лет. Во всех остальных случаях хорошо бы, чтобы это был взаимовыгодный обмен. Например, вы можете попросить ускорения предоплаты.

При этом даже если вы не готовы дать партнеру то, что он просит – важно общаться с ним уважительно и корректно, даже если все внутри вас кричит «Да он офигел, он нас жестко прожимает!»

Что главное
Главное на этапе от договора до фестиваля – это четкая прозрачная коммуникация, доброжелательный настрой и 100% выполнение обещаний со стороны фестиваля.

Что бесит: нарушенные обещания
Вы обещаете партнеру сделать что-то к обеду пятницы, а потом пропадает из чата до среды. Не надо так.

Если партнер попросил вас назвать дедлайн, пожалуйста, не торопитесь. Вместо того, чтобы впопыхах говорить «сделаем к послезавтра» прямо на созвоне, скажите «мы обсудим внутри и отправим сроки после созвона».

И никогда не говорите «пришлем вам во вторник-среду». Вы создаете себе ловушку. Если вы не пришлете результат во вторник, вы будете думать, что у вас еще день в запасе, а партнер может думать, что вы просрочили дедлайн на один день. Всегда называйте более поздний срок. Если успеете раньше – все от этого порадуются.

Согласования картинок
Сделайте так, чтобы партнеру было удобно согласовывать то, что вы ему присылаете.

❌ Нет:
- ссылка с закрытыми правами доступа
- исходник афиши на 200 мегабайт в тифф
- ссылка на фигму с кучей страниц и черновиков

✅ Да:
- jpeg превью и ссылка на хайрез, если необходимо
- взяли лого из брендбука, а не из поиска по картинкам
- проверили охранные поля вокруг лого и правила размещения на разных фонах

Согласование текстов
- если текст короткий – отправляйте его в чат
- если текст длинный – отправляйте гугл док, чтобы партнеру было удобно прокомментировать

Фотографии и скриншоты
Почти всегда бухгалтерия крупных брендов требует отчитаться по каждой опции, которая прописана в договоре.

Будьте внимательны с формулировками опций. Про это мы уже говорили во второй части моего алгоритма.

Заранее подумайте, кто в команде отвечает за сбор отчета. По каждой цифровой опции должен быть скриншот, а по каждой физической опции должно быть фото.

Важно: даже если на фестивале будет фотограф и вы забрифуете его на съемку партнерских опций – пройдитесь по площадке сами и сфотографируйте на телефон все, что должно войти в отчет для партнера. Это займет у вас не так много времени, но сэкономит кучу нервов, если фотограф забудет что-то снять. Проверено на собственном опыте 🥲

Отказники
Позовите на фестиваль всех, кто отказал вам в спонсорстве. Пусть они посмотрят, что получилось, и, возможно, захотят поддержать вас в следующий раз.

Теперь вы готовы к фестивалю.

Что делать с партнерами на событии – обсудим в следующем выпуске 👌