В результате команда тратит время на лишние действия, а проблемы начинают повторяться. Ниже – несколько процессов, которые полезно пересматривать хотя бы раз в квартал:
Шаблоны ответов. Хороший шаблон постепенно устаревает. В продукте появляются новые функции, меняются формулировки, а операторы начинают дописывать текст вручную. Если один и тот же шаблон постоянно редактируют перед отправкой, это повод обновить его целиком.
Маршрутизацию обращений. Со временем меняется не только количество обращений, но и их структура. Темы, которые раньше требовали участия второй линии, могут успешно закрываться на первой. И наоборот. Периодический пересмотр маршрутов помогает сократить количество переводов между сотрудниками.
Базу знаний. Один из самых простых способов найти устаревшие статьи — посмотреть, по каким темам клиенты продолжают обращаться после того, как получили ссылку на инструкцию. Если вопрос всё равно возвращается, проблема может быть не в пользователе, а в самой статье.
Причины повторных обращений. Считать их недостаточно. Гораздо полезнее раз в квартал выбрать несколько самых частых сценариев и посмотреть, почему клиенты возвращаются. Иногда достаточно изменить одно уведомление, добавить информацию в ответ оператора или скорректировать процесс, чтобы количество повторных обращений заметно снизилось.
Правила оценки качества. То, что было важно полгода назад, не всегда остаётся актуальным. Например, если команда активно использует ИИ-помощников или обновила базу знаний, стоит проверить, отражают ли критерии оценки текущую работу операторов или по-прежнему ориентированы на старые процессы.
Причины эскалаций. Если обращения регулярно передают другой команде по одним и тем же вопросам, полезно разобраться, почему это происходит. Возможно, сотрудникам первой линии не хватает полномочий, информации или доступа к нужным инструментам.
📌 Не каждый процесс требует изменений каждый квартал. Но регулярный пересмотр помогает заметить то, что постепенно стало нормой: лишние согласования, устаревшие инструкции, повторяющиеся действия и обращения, которых можно было избежать.
Мы в МАХ