ДНК закупок

Уволить закупщика или всё-таки можно спасти? 😂

Поставщик в 3 раза дороже рынка? Уволить. Не знает растаможку? Научим. 20 поставщиков в Excel 2013? Уже интереснее 😅

На самом деле за многими ошибками закупщика стоит не плохой сотрудник, а отсутствие системы, обучения и нормальных процессов.

Проверяем закупщиков на прочность в новом Reels 👆

Идеальная закупка: кто и за что отвечает от заявки до поставки 💬

Закупочный процесс часто рисуют как последовательность согласований: заявка, выбор поставщика, договор, заказ, поставка, счёт. Это удобная схема, но в ней нет ответа, в какой точке следующий участник может начать свою работу?

Целевой закупочный контур стоит строить вокруг результатов передачи.

Инициатор передаёт понятную потребность: что нужно, в каком количестве, к какому сроку, куда поставить. Владелец бюджета принимает решение о расходе, закупщик получает материал для поиска и переговоров, склад или фиксирует, что приехало, финансы оплачивают счёт.

Если же входной результат неполный, он возвращается владельцу с конкретной причиной и в определённую очередь

Идеальный результат – это пригодный, а главное удобный для конкретной компании контур. Его конфигурация зависит от категорий, регулярности закупок, полномочий и систем.

— Только лишь схемы процесса недостаточно. Возьмите несколько реальных закупок и восстановите цепочку: кто сформулировал критерии, чем подтверждён выбор, когда поставщик принял заказ, кто отслеживал исполнение, подтвердил приёмку и как обработали расхождение.

На каждом стыке зафиксируйте входной результат, владельца, получателя и время до следующего действия, добавьте причины возвратов. Такая диагностика покажет вам очереди, повторную работу и потери данных при передаче.

— Начните с одной типовой закупки от заявки до поставки и восстановите фактические передачи.

▶ Главный вопрос для диагностики: на каком этапе результат ждёт следующего действия?

Только без передачи: что нельзя отдавать внешнему отделу закупок 👾

Представим компанию, которая передала подрядчику поиск поставщиков, переговоры и сопровождение заказов. На первой же нестандартной заявке всё остановилось: поставщик предложил допустимый аналог, но никто не понял, с кем согласовать замену.

— Внутренний отдел начал проверять каждое действие внешней команды, но вместо разгрузки появились две таблицы и двойная работа 👀

Проблема была в границе ответственности: в договоре перечислили действия, но не распределили права на решения.

А проще было бы разделить процесс закупки так:

⚪️внутри компании оставить право определить потребность, предел допустимой замены и риска, выбрать коммерческий компромисс, согласовать исключение и принять результат;

⚪️внешняя команда исследует рынок, проверяет поставщиков, сопоставляет предложения, проводит переговоры, сопровождает заказ и оформляет документы.

Если вариант всех устраивает, сотрудник клиента подтверждает выбор, и заявка движется без нового согласования. Если же поставщик меняет материал, гарантию или схему оплаты, внешний специалист направляет вопрос ответственному вместе с вариантами и последствиями.

— Перед пилотом выберите одну категорию и зафиксируйте пять контрольных точек и владельца каждой: кто задаёт рамки, готовит варианты, выбирает компромисс, согласует исключение и принимает результат. После этого станет понятно, какую работу стоит действительно передать внешней команде.

Как не проиграть в переговорах с поставщиком?

Специалист по закупкам в своей практике очень часто слышит фразу

«попробуй ещё снизить цену».

При этом он не вправе обещать объём, менять график или обсуждать аванс. И на любой встречный вопрос остаётся один ответ:

«

Мне нужно это согласовать».

Проблема вовсе не в мягкости переговорщика, просто компания отправила его к поставщику без условий для обмена.

До разговора полезно собрать внутренний мандат:
• какой результат должен гарантировть договор;
• какие условия обязательны;
• чем можно обмениваться;
• где проходит предел решения закупщика;
• кто и как быстро согласует исключение.

И вместо одной просьбы о скидке можно подготовить два или три связанных предложения:
1. поставщик снижает цену, а заказчик подтверждает объём и принимает стандартный график;
2. цена остаётся исходной, зато заказчик получает отсрочку и приоритетную поставку;
3. стороны согласуют умеренную скидку, гибкий объём и порядок пересмотра условий.

Реакция на разные предложения даёт закупщику рабочую гипотезу о приоритетах поставщика. Её нужно проверить вопросами и следующим предложением, не раздавая уступки по одной.

Тогда перед следующим звонком можно спросить не «какую скидку просить?», а «какие два предложения мы готовы подписать и исполнить?»

Если ответа нет, значит переговоры уже идут, и пока что компания ведёт их сама с собой.

Чистая выписка ещё не повод платить новому поставщику

В любых закупках бывает неприятный момент: новый поставщик обещает товар быстрее рынка и просит аванс сегодня, а в реестрах явных проблем нет. На бумаге всё спокойно, только для аванса этого мало: реестры подтверждают статус, но не показывают, сможет ли компания выполнить ваш заказ.

Перед первым платежом мы рекомендуем проверить три пункта:

1. Компания и полномочия. Совпадают ли данные в ЕГРЮЛ, договоре и счёте, вправе ли человек подписывать документы.

2. Исполнимость сделки. Где товар находится сейчас, чем подтверждён срок, кто отвечает за производство, какие работы уйдут субподрядчикам.

3. Устройство платежа. Что финансирует аванс и с каким проверяемым действием связан платёж.

Глубина зависит от цены ошибки: для небольшой партии с постоплатой достаточно базового маршрута. Для редкой позиции, критичного срока и крупного аванса нужны более сильные доказательства.

Если уверенности не хватает, выбор не ограничен отказом или полной предоплатой. Можно уменьшить первую партию, разбить оплату по контрольным точкам или платить после подтверждения резерва.

Перед авансом зафиксируйте возможную потерю при срыве и рядом запишите, какой факт до платежа уменьшает именно её.

🎉 УРА, МЫ ЭТО СДЕЛАЛИ!

После всех анонсов, съёмок, подготовки и кусочков, которыми мы с вами делились, наконец можем сказать:

ПЕРВЫЙ ВЫПУСК «АРХИТЕКТУРЫ БИЗНЕСА» ВЫШЕЛ! 🔥

И начинаем сразу с главного: почему бизнес работает, а прибыли нет?

Говорим о скрытых потерях, процессах, управлении и проблемах, которые могут годами забирать деньги бизнеса.

🎬 Смотреть выпуск: https://www.youtube.com/watch?v=4uS5_-rvkI8

А ещё мы ищем новый бизнес для проекта «Архитектура бизнеса».

Готовы взять компанию, погрузиться в неё, провести диагностику и найти реальные точки роста и скрытые потери.

Если хотите, чтобы следующим стал ваш бизнес, напишите «РАЗБОР» в комментариях 👇

Ну а мы пошли праздновать премьеру 😄💙

Три цены ещё не означают, что поставщики посчитали одну задачу ⌨

На финальной встрече по закупке таблица уже заполнена, а победителя всё равно нет. Закупки выбирают одних, внутренний заказчик – других, финансы сомневаются в обоих.

— Часто причина спрятана в исходной заявке. Один поставщик включил запуск, второй ждёт готовых данных от клиента, третий оставил изменение объёма на будущие согласования. Итоговые суммы выглядят сопоставимыми, но относятся к разным версиям задачи.

До запроса финальных цен полезно зафиксировать на одной странице:

⚪️какой результат покупает компания;
⚪️какой объём и срок считаются базовыми;
⚪️что есть обязательный допуск;
⚪️какие действия остаются у заказчика;
⚪️кто принимает остаточный риск.

После этого предложения проходят два барьера:

квалификацию поставщика и соответствие обязательным требованиям, затем сравниваются ценность и стоимость в одинаковом сценарии.

Если цена заметно ниже рынка, мы советуем сначала попросить поставщика объяснить источник преимущества. Зависимость цены от данных, доступов или стабильного объёма стоит вынести в реестр допущений и заранее связать с правилом пересчёта.

Перед следующим сравнением закрепите в таблице цены и спросите участников: одинаково ли мы описываем покупаемый результат?

Если ответы расходятся, торговаться с поставщиками ещё рано.

🔗Читайте полную версию на Дзене.

🚨 Сколько денег ваша компания теряет на «маленьких» закупках?

Кажется, что закупка на 10–50 тысяч — ерунда.
Ну сколько времени может занять её обработка?

А теперь представьте 300–500 таких заявок в месяц.

Каждая проходит через закупщика, внутреннего заказчика, финансы, юриста, бухгалтерию…
Поиск поставщика → запрос КП → согласования → договор → оплата → поставка → закрывающие документы.

И вот «маленькая закупка» уже совсем не маленькая по стоимости процесса. 😬

При этом эти затраты часто вообще не попадают в закупочную аналитику.

📊 Мы сделали калькулятор, который помогает посчитать реальную стоимость хвостовых закупок.

В расчёт можно заложить:
🔹 количество и структуру заявок
🔹 трудозатраты всех участников
🔹 возвраты и повторный поиск
🔹 срочные процедуры
🔹 сопровождение и ручную работу со статусами

В результате вы увидите, сколько на самом деле стоит обработка одной заявки и весь хвостовой контур за год.

И самое важное — калькулятор не говорит: «Аутсорсинг = всегда дешевле».

Иногда выгоднее оптимизировать процесс внутри.
Иногда — создать отдельный центр исполнения.
А иногда — передать хвостовые закупки внешней команде и не раздувать штат.

💡 Сначала считаем. Потом принимаем решение.

👉 Посчитайте стоимость хвостовых закупок вашей компании: https://smart-os.ru/calculators/

Возможно, после расчёта вы впервые увидите, сколько на самом деле стоит ваш «незаметный» поток закупок.

Срочная закупка редко тормозит из-за того, что поставщика начали искать на десять минут позже 🔎

В чат приходит сообщение: «деталь нужна сегодня!»

Один сотрудник обзванивает знакомых, второй ищет аналоги, третий уточняет бюджет. Все заняты, но никто ещё не разобрался, так ли критичен срок и кто может согласовать компромисс.

Первые 90 минут я бы распределила так:

⚪️0-15 определить последствия срыва и владельца решения
⚪️15-30 разделить требования на обязательные и желательные, зафиксировать бюджетную границу и стоп-условия
⚪️30-45 запустить три сценария: оригинал, допустимый аналог, другой маршрут поставки
⚪️45-60 подтвердить наличие товара, срок, оплату и документы
⚪️60-90 выбрать основной и резервный варианты, назначить следующий шаг и время сверки

Это не обещание закрыть закупку за полтора часа, а способ не тратить время на организацию самой команды.

Оцените свои срочные закупки: где чаще теряется время – на поиске поставщика или на ожидании решения внутри компании?

2,4 млн в год – столько стоит работа закупщика в компании

Это зарплата и обязательные страховые взносы: без ДМС, техники, обучения и подбора. Если для сотруднику нужно рабочее место и оборудование, то годовая сумма приближается к 2,5 млн рублей.

Но сама по себе эта цифра почти ничего не говорит об эффективности закупок.

Главный вопрос: сколько и какие заявки обычно закрывает команда. Если стоимость работы специалиста по закупкам равна 2 343 600 руб. в год, то одна заявка обойдётся вам:
• в 29 295 руб. – если их 80 в год;
• в 7 812 руб. – если 300;
• примерно в 1 560 руб. – если 1 500.

И это всё ещё только арифметика. Десятки похожих заявок и 27 редких задач — например, ввоз спецоборудования, договор с физлицом или покупка коровы для исследования — нельзя оценивать одной средней ценой.

В новой статье Ирина Колоянова, собственник и генеральный директор СМАРТ, разбирает, когда штат действительно выгоднее, а когда внешняя команда снимает операционный слой с компании. И почему иногда главный эффект вовсе не экономия на закупке, а свободное время руководителя.

Читать на VC.ru → https://vc.ru/id6052044/3075129-stoimost-rabotyi-zakupshhika-i-vliyanie-na-biznes
Читать в Дзене → https://dzen.ru/a/anxYhuKhdC8KJduZ?share_to=link

А вы считали стоимость одной закупочной заявки: не только оклад сотрудника, а всю функцию?

#закупки #управлениебизнесом #аутсорсингзакупок #СМАРТ

Коллеги, у нас новости 😊

Мы запустили наши страницы в Instagram и TikTok, а на YouTube начали активно публиковать Shorts. Первые ролики уже вышли!

Будем рады вашей поддержке ❤️ Подписывайтесь, ставьте лайки и поддерживайте наши ролики — теперь новый контент будет выходить регулярно.

📱 Instagram: https://www.instagram.com/reel/Db2uOHuMZR8/?igsh=MXRpMjhwdHJwYnJpdw==

🎵 TikTok: https://vm.tiktok.com/ZGdxDsg3q/

▶️ YouTube Shorts: https://youtube.com/shorts/3o6lJyogh5A?si=8erxRYi7_QbqFNXj

Давайте вместе поможем нашим соцсетям на старте 🚀

Мы тут подумали и решили собрать всю нашу экспертизу, привлечь супер крутого эксперта в «выстраивали операционки » Костя Уманский https://umanskii.com и запустить новый формат: «Архитектура бизнеса»
Большинство бизнес-разборов — это разговор на час: собственник рассказывает о проблеме, эксперт даёт совет, все расходятся.
Мы делаем по-другому.
«Архитектура бизнеса» — это бизнес-детектив. Берём реальную компанию, реального собственника — и проходим с ним путь от «кажется, что-то не так» до точной карты изменений с цифрами.
Как это устроено:
1️⃣ Знакомство. Разбираем бизнес, формулируем гипотезы — что может быть не так.
2️⃣ Расследование. Между сериями — настоящая работа: Spend Analysis, аудит процессов, интервью с командой. Без собственника в кабинете — чтобы получить честную картину.
3️⃣ Разбор результатов. Показываем, что нашли. Гипотезы подтверждаются — или с грохотом разваливаются. Дорожная карта, приоритеты, сроки.
Ведём вместе с Константином Уманским — операционным партнёром с 13+ годами в управлении и масштабировании (Честный Знак, Бери Заряд, ФедТех, основатель Frontty).
Дело №1 —Константин Николаев, основатель компания Concept-PACK (КНК-Групп) https://www.concept-pack.ru, производство картонной упаковки. Первая съёмка — 29 июня.
Что найдём — пока не знаем сами. Узнаем вместе с вами.
👉 Подписывайтесь на канал, чтобы не пропустить премьеру: https://www.youtube.com/@dnkresheniy

🚀 Открыли продажи курса «AI в закупках»
Наконец-то можем официально объявить: продажи курса открыты!

За последний год тема AI стала одной из самых обсуждаемых в закупках. Но между «слышал про ChatGPT» и «экономлю часы рабочего времени каждую неделю» лежит огромная дистанция.

Именно поэтому мы создали курс «AI в закупках».

Это не курс про технологии ради технологий.

Это практическая программа для специалистов и руководителей по закупкам, которые хотят быстрее анализировать договоры, сравнивать поставщиков, готовить документы, работать с данными и принимать решения на основе AI-инструментов.

Что внутри:
✅ 9 практических видеолекций
✅ 13 домашних заданий на реальных закупочных задачах
✅ около 7 часов концентрированной практики
✅ 50 готовых промптов для ежедневной работы закупщика
✅ бессрочный доступ ко всем материалам

Автор курса — Светлана Парфёнова, эксперт с 20-летним опытом в закупках, работавшая в Mondelez, Air Liquide, Total, Яндексе и РВБ (Wildberries & Russ).

Мы не учим пользоваться AI ради галочки. Мы показываем, как применять его в закупках уже завтра утром на своих реальных задачах.

👉 Подробная программа и регистрация:
🌐 aizakupka.ru

Будем рады видеть вас на курсе!

🎙 Вышел новый подкаст!

Мы выложили свежий выпуск — получился очень живой и насыщенный 👀

https://youtu.be/-UPaczj1Xtw?si=vH7lgW_T3FoJoX6Z

И там есть сюрприз…
Мы запускаем курс
«Практическое использование AI в закупках и корпоративных функциях» 🚀

Уже сейчас можно посмотреть подробнее про содержание: https://smart-os.ru/course

И оставить заявку на предзапись: https://b24-epky2e.bitrix24.site/crm_form_gekq8/

Совсем скоро будем делиться здесь всеми обновлениями: дата старта, формат и остальные детали

А пока — обязательно посмотрите подкаст:
https://youtu.be/-UPaczj1Xtw?si=vH7lgW_T3FoJoX6Z

И будем рады, если поделитесь в комментариях:
— какие инсайты забрали
— что откликнулось
— и как вам формат в целом

Нам очень важен ваш фидбек ❤️

Одно из самых сильных и неожиданных впечатлений от поездки в Краснодар — это, конечно, стадион «Краснодар» (Ozon Арена).
И это мы еще не были на футболе.
У нас была уникальная возможность попасть внутрь: пройтись по раздевалкам, зонам восстановления, выйти на газон.
И вот там ты понимаешь - это вообще не про «стадион», это про любовь к тому, чем ты занимаешься.
Любовью пропитано все: от качества отделки, до людей, которые там работают.
Не могу назвать себя человеком, который часто посещает спортивные арены, но здесь реально мурашки.
Что особенно зацепило:
1. Это частный проект.
Сергей Галицкий построил его на свои деньги, больше 20 млрд рублей.
Просто представьте масштаб мышления.
2. Ему почти 10 лет, а ощущение, что открыли вчера.
Качество на уровне, где время просто не влияет.
Ни снаружи, ни внутри нет ощущения «износа».
3. 35 000 мест и каждое продумано.
Все зрители под крышей: ни дождь, ни солнце не мешают.
4. Архитектура — отдельный уровень.
Натуральный травертин, камень специально добывали в выкупленном под проект карьере в Италии.
Арена напоминает Колизей, за что местные ее прозвали «Гализей» (смесь Галицкого и Колизея).
5. Технологии, которые ты ощущаешь физически.
— единый экран 360° на весь стадион площадью 4700м2
— подогрев трибун и газона
— климат-контроль поля
И это не про «вау-фишки», это ощущение, что всё продумано до последней детали.

И вот здесь для меня случился главный перенос в бизнес.
В СМАРТ закупки мы с командой выстраиваем ровно такую же модель.
Не «оказать услугу».
Не «закрыть задачу».
А «выстроить опыт», который вшивается клиенту на уровне ДНК:
👉 когда скорость становится нормой
👉 когда сложные задачи решаются без усилий
👉 когда есть варианты, но ты даже не хочешь их рассматривать, потому что уже есть ощущение:
здесь сделают лучше, быстрее и без лишнего шума.
И вот это настоящая цель аутсорсинга закупок:
не экономия, а зависимость от качества и скорости решений.