Представим компанию, которая передала подрядчику поиск поставщиков, переговоры и сопровождение заказов. На первой же нестандартной заявке всё остановилось: поставщик предложил допустимый аналог, но никто не понял, с кем согласовать замену.
— Внутренний отдел начал проверять каждое действие внешней команды, но вместо разгрузки появились две таблицы и двойная работа 👀
Проблема была в границе ответственности: в договоре перечислили действия, но не распределили права на решения.
А проще было бы разделить процесс закупки так:
⚪️внутри компании оставить право определить потребность, предел допустимой замены и риска, выбрать коммерческий компромисс, согласовать исключение и принять результат;
⚪️внешняя команда исследует рынок, проверяет поставщиков, сопоставляет предложения, проводит переговоры, сопровождает заказ и оформляет документы.
Если вариант всех устраивает, сотрудник клиента подтверждает выбор, и заявка движется без нового согласования. Если же поставщик меняет материал, гарантию или схему оплаты, внешний специалист направляет вопрос ответственному вместе с вариантами и последствиями.
— Перед пилотом выберите одну категорию и зафиксируйте пять контрольных точек и владельца каждой: кто задаёт рамки, готовит варианты, выбирает компромисс, согласует исключение и принимает результат. После этого станет понятно, какую работу стоит действительно передать внешней команде.