Регулярно про менеджмент by Катя Короткова

Субботее-размышлятельное

Я очень триггерюсь от фразы «да что от меня одной будет-то, я все равно одна ни на что не повлияю». Начиная от политики и заканчивая сортировкой мусора. Всегда вспоминаю один пример, где эта же ситуация, но развёрнута наоборот.

Я в старших классах летом волонтерила в московском зоопарке. Чаще всего нас ставили рядом с вольерами — следить, чтобы гости не кормили зверей. Это, как оказалось, в масштабах всего зоопарка довольно большая проблема! Потому что волонтеров мало, а гостей, которые, несмотря на обилие запретительных табличек, норовят что-то сунуть зверю, много.

Некоторых животных часто приходилось лечить от ожирения, один раз даже был летальный исход! И нас всегда учили, что самый опасный кейс — это женщина божий одуванчик 50+ с маленькими детьми.

За ней надо очень внимательно следить, потому что в один момент она оглядывается по сторонам и «ХОБА!» — вытаскивает из сумки скукоженный пакетик с морковочкой и начинает эту морковочку совать какой-нибудь лошадке через ограду. Лошадка кушает, потому что ей прикольно и пахнет вкусно. А вообще-то лошадка не голодная, ей высококвалифицированные специалисты составили особый рацион специально под её потребности, чтобы она была бодрая и здоровая.

И знаете, что чаще всего ответит эта женщина, когда ты подойдешь к ней и скажешь перестать кормить животное?

«Да что от меня одной будет-то, я все равно одна ни на что не повлияю»

А вот так это выглядит на практике. Эта неделя пока по задачам довольно лайтовая)) Но на ней много встреч, просто их на скрине скрыла.

Проблемы будущих нас

Через меня сейчас проходят большие и очень разные потоки информации: работа, консультации, менторство, бытовые штуки, вопросы с визами и планированием путешествий, почему у котов какашки не того цвета и ещё ВОТ ПРЯМ ОГРОМНАЯ КУЧА всего.

Кажется, тьфу-тьфу, что я вроде научилась с этим всем балансировать. Но для этого прошлось пройти некий путь и набить шишек. Так что хочу сегодня поделиться системой, которая работает для меня. Уверена, что среди вас есть тревожные и очень загруженные пирожочки, которые смогут что-то из этого готового забрать себе и сэкономить немного времени:)

Главное правило — braindump.
Хз, как это будет по-русски, потому что услышала в англоязычном ютубе (Зоя Вексельштейн вошла в чат😋). Но суть в том, чтобы вообще ничего не держать в собственной оперативной памяти и сбрасывать всё в блокнотик или в таск-трекер. Тогда мозг способен:
1. Воспринимать новую информацию,
2. Не быть тревожным сырком из-за того, что боится что-то не успеть или забыть.

Как это выглядит на практике:
каждый раз, когда я себе говорю “надо не забыть….”, я сразу (вот прям рили сразу) открываю телефон и пишу это себе в гугл-календаре в задачи на завтра.

Раз в день я сажусь и разбираю эти эти задачи: формулирую их, ставлю на другие даты, декомпозирую. Если я вижу, что на один день напихано уже много задач, а там ещё и встреч куча, то я двигаю задачи на другие дни. Есть, например, штука, которую нужно сделать на работе, но она не срочная. Я понимаю, что сейчас у меня она никуда не влезает, и ставлю в календаре на через месяц напоминалку “подумать про задачу Х”. Тогда я снова вернусь к мыслям о ней, это будет проблема будущей меня.

Там же я сразу настраиваю регулярность задач, чтобы они всплывали раз в нужный период, и я не держала это в голове. Типа “купить корм котам” стоит каждый месяц, я его заказываю с доставкой “оставить у двери”, пока еду в метро на работу, и не думаю о том, кончился он у меня или нет. Туда же дни рождения людей, которых я хочу поздравлять.

Если у вас есть свои работающие лайфхаки, как ничего не забыть и не охренеть при этом, пишите в комментарии! А если было полезно, шлите ваши сердечки — буду делать ещё такой контент❤️

Как AI помогает улучшать эффективность процессов

И второй доклад на конфе, про который хочу рассказать: представительница платформы Steady Control рассказывала, как автоматизировать контроль исполнения процессов.

Что делают ребята: они с видео и аудио собирают информацию о поведении сотрудника и с помощью AI распознают исполнение (или неисполнение) определённых процессов. Например, можно засечь, за сколько времени к столику, за который только что сел гость, подходит официант. Камеры и диктофоны включаются в случайные моменты времени, собирая статистику.

Очень много было вопросов об этичности использования такого сервиса. О том, означает ли он недоверие к сотруднику? Спикер отвечала, что ничего лишнего сервис не делает, просто измеряет, как хорошо сотрудник выполняет работу, за которую ему платят деньги. И вообще, система нужна, потому что современный бизнес хочет видеть разницу между “сотрудник обучен” и “сотрудник обучен и соблюдает”.

Отдельно поговорили о том, как скоммуницировать людям правильно о том, что теперь их вот так будут контролировать. Что это должно позиционироваться как возможность для развития, а не тотальный контроль. Типа “лопатой можно бить, а можно — копать”.

Интересно, что есть случаи, когда линейные менеджеры, вроде руководителей ресторанов, в знак протеста при внедрении системы увольнялись, мол, им не доверяют. Но потом всегда обязательно оказывалось, что им было, что скрывать. Так что если вы внедряете систему контроля, и кто-то прям явно её саботирует, значит, есть у человека на то причина. Но наличие системы контроля (просто наличие даже, не активное ее использование) улучшает показатели качества работы людей на 20%.

Пока слушала, подумала, что хотела бы как-то в кулуарах послушать ещё рассказ о том, какие были случаи фрода. Как персонал обходил (успешно или неуспешно) контроль системой и что-то в системе дорабатывали, чтобы закрыть дыру. Это обычно самое интересное😉

Значит, первое выступление, которое я посмотрела — CEO сети фастфуда Блинбери рассказывал про best practice менеджмента.

Удивительное, на мой взгляд, выступление — ребятам из HoReCa рассказывать про скрам и смарт. В начале лекции по залу прям было видно, как они готовы идти бить морду спикеру со словами: “Да не надо нам вот этого вашего всего в нашем НАСТОЯЩЕМ бизнесе!!! Это невозможно применить!!!”. Но с ходом повествования выражение лиц людей в зале менялось! Под конец все фоткали слайды и тянули руки для вопросов.

Основные тезисы, которые я унесла с собой:
* В России нет культуры постановки задач. «Ну я же в битриксе ему написал» — не считается. Люди ставят задачи как попало, теряют информацию и в итоге получают средненький или даже плохой результат.
* Даже в малом и среднем бизнесе можно внедрять практики скрама: выделять такую сущность, как проект, ставить цели на спринт, проводить ретро, обозначать сотрудника (а-ля скрам-мастер), который отвечает за организационные моменты работы над проектами.
* Если вы в разговоре с коллегами больше двух раз в день слышите фразу “Правильно ли я тебя понял?”, то культуры поставки задач нет и у вас в компании.
* Оцифровать задачу — работа человека, который принимает задачу, а не того, который её ставит. Каждый сам себе должен задавать вопрос: «как понять, что я сделал задачу хорошо?»
* Открыть ресторан в Ярославле и в Вологде стоит одинаково. Но в одном городе бизнес-модель потом сойдётся, а в другом — нет. Поэтому для любого запуска очень важен предварительный ресёрч.
* (пункт для срача в комментах) В мире так быстро все меняется, что сейчас не существует экспертности в эйчаре. Можно любого топа поставить на HRD, и он затащит.

Из тизеров: например, был рассказ про систему, которая через AI контролирует работу операционного массового персонала прям в моменте.

Заехала утром на конференцию Яндекс Еды послушать спикеров по темам управления.

Конфа с точки зрения контента — невероятно мощная! Очень много про то, как текущие российские модели менеджмента устарели и пора уже всем расколхозиться. И даже если у тебя одно кафе в Воронеже, нужно знать, как и зачем ставить задачи сотрудникам по SMART.

Успела послушать две лекции, еле успевала записывать всё важное в заметки. Невероятный респект организаторам💘

Ставим лайк, если интересно послушать/почитать тезисы с лекций и мои выводы❤️

На праздниках вспомнила эпизод. Снова южный город, уже другой. Склад. Я в командировке, посмотреть на локальные процессы. Стою на посту охраны и жду пересменку, чтобы зайти. Болтаю с сотрудницей ЧОПа по имени Изабелла: такой светский смолл-ток про склад, про работу, про 40 градусов жары. И в ходе беседы она говорит:

“Я вообще юрист по образованию, но давно уже не работаю. Я работаю в охране уже давно, мне нравится. Знаете, зачем я здесь нужна? Я здесь для того, чтобы обеспечивать людям хорошее настроение на работе. Ведь когда тебе не грустно, ты работаешь качественнее! Вот я здесь всех встречаю и, пока досматриваю, пока подписи в журнал собираю, я всем что-то хорошее говорю, шутку или комплимент, настраиваю на хороший день. Ребята потом работают лучше, быстрее. Я для этого тут нужна, я так считаю”.

И после этого, когда на любой должности мне кто-то говорит: “я просто исполнитель, я здесь не несу ответственности ни за что, чего вы от меня ожидали”, я всегда вспоминаю Изабеллу и думаю, что всё-таки главное в этой жизни — чего-то хотеть😉

Когда-нибудь я научусь писать тексты короче и выкладывать фотки с котами, но пока то время не наступило, простите)))))

Итак, чему же пиарщик может научить менеджера проектов? Часть 1.

Одна из задач пиарщика — брифинг спикера на интервью и публичные выступления.

Нужно чётко объяснить спикеру, что он должен рассказать, а что — не должен. Положить в его голову нужные цифры, аудиторию и цель выступления. Для этого обычно готовятся тезисы — небольшой документ с нужными основными фактами и цифрами. Потом спикера можно потренировать — задавать ему разные вопросы и оттачивать навык на эти вопросы отвечать так, чтобы оставаться в рамках тезисов. Хорошо натренированный спикер может даже на вопрос “что вы ели сегодня на завтрак” ответить так, чтобы, например, рассказать о преимуществе его компании на рынке.

Важно не перегрузить спикера лишней информацией, чтобы во время выступления он не растерялся и не поплыл. Но при этом дать ему оптимальный объём знания, достаточный для того, чтобы его выступление выполнило свои коммуникационные цели. Например, улучшило репутацию компании в глазах потенциальных партнёров или повысило уровень знания о существовании фичи.

Разумеется, спикер — не дурак, и в своей теме разбирается. Но, во-первых, в этом-то и минус — его может понести куда-то не в ту сторону. Во-вторых, он не знает контекста. Например, может не знать, что журналист, который будет брать у него интервью, изначально очень негативно настроен к вашей компании, потому что на прошлой неделе поддержка не смогла решить его вопрос.

〰️〰️〰️〰️〰️〰️〰️〰️〰️〰️〰️〰️

Вот ровно то же самое вы можете делать со стейкхолдерами перед важными встречами по проекту. Если вам нужно, чтобы на большом синке кто-то из коллег поддержал вашу идею, то не оставляйте это ему на реализацию и не пытайтесь его уговорить прямо на самой встрече. Поговорите с ним заранее 1-1, хватит 10-15 минут. Введите его в предысторию спора, в позиции других участников. Дайте ему аргументы, почему он должен согласиться с вашим вариантом. После этого пришлите ему на 2-3 предложения текстом основную суть и цель встречи (“утвердить с N и M, что выбираем такой путь реализации проекта”).

Забрифовав своего спикера, вы существенно повышаете ваши шансы на успех и на то, что встреча не превратится в холивар или в итоге ваш спикер вдруг не встанет на вашу сторону.

Я пользуюсь этим приёмом все 4 года, как ротировалась из PR. Ещё ни разу меня не подводил:)

Чему пиарщик может научить менеджера проектов?

В начале своей карьеры я работала в коммуникациях: сначала во внутренних коммуникациях в Mars, а потом в PR Яндекс Маркета. Два года в PR я отвечала за взаимодействие компании и бренда со СМИ: за выступления спикеров на конференциях, за интервью, за питчинг новостей журналистам, за отношения с медиа, за организацию мероприятий и пресс-конференций.

Со стороны часто кажется, что где PR, а где — проекты в логистике или в финтехе, которыми я теперь занимаюсь. Но, признаюсь, есть арсенал навыков пиарщика, которые я забрала с собой в проекты и успешно применяю здесь:)

Сделаю серию постов про эти навыки. Накидайте сердец, если тема интересна💗

Я сейчас консультирую один интернет-магазин по процессам. Ребята быстро растут, и вместе с этим начинают вылезать разные косяки: кто-то что-то забывает, ошибается, сложно обучать новых людей.

При этом, у всех в компании есть ощущение, что процессы простые и в текстовом виде понятно описаны. Ну собрать заказ — это же рас-рас и готово, работы нехер делать...

Я в таком случае сначала рисую процесс, как он есть, в виде схемы. Сразу становится понятно: процесс действительно элементарный или от исполнителя требуется в голове держать большое количество условий и выполнять много разных действий. Чем больше развилок и чем длиннее процесс, тем более громоздка инструкция, и тем больше вероятность совершения ошибки.

И вот после отрисовки уже становится наглядно видно, что не всё так просто:) Делюсь свежим примером — описала, что на самом деле ожидается от сборщика заказов в процессе сборки. Текст специально нечитаемый, так как считаю неэтичным сливать чужие процессы в паблик — отголоски моей давней работы в PR)

Регулярно про менеджмент by Катя Короткова pinned «Пост-знакомство На этот канал начинают подписываться люди, с которыми я не знакома лично. Это очень волнительно) И, получается, надо представиться! Меня зовут Катя, я живу в Москве и работаю в Яндексе менеджером продукта. Я обожаю тему управления процессами…»

Channel name was changed to «Катя про проекты и процессы»

Пост-знакомство

На этот канал начинают подписываться люди, с которыми я не знакома лично. Это очень волнительно) И, получается, надо представиться!

Меня зовут Катя, я живу в Москве и работаю в Яндексе менеджером продукта.

Я обожаю тему управления процессами и проектами! Занимаюсь ей на работе, а ещё консультирую, исследую и веду про это телеграмм-канал.

В моём бэкграунде:
🔹Работа в финтехе Яндекса, где я отвечаю за один из продуктов и параллельно выстраиваю понятную систему планирования технических ресурсов.
🔹Консультирование малого и среднего бизнеса по выстраиванию операционки, системы KPI, процессов взаимодействия между отделами (да, могу сделать так, чтобы продажи и операции не хотели задушить друг друга в тёмном коридоре).
🔹Логистика Яндекс Маркета, где я отвечала за то, чтобы сходились метрики качества доставки, искала боттлнеки в процессах, выравнивала их, строила процессы контроля качества и коммуникаций между командами.
🔹А до этого, fun fact, я была пиарщиком, и помогала бизнесу рассказывать о своих продуктах наружу. Но даже в пиаре много строила процессов, потому что процессы есть везде:)

Сейчас я также занимаюсь карьерным менторством для проджектов, можно записываться через гетментор или Эйч.

Я училась в ВШЭ: на менеджменте и на коммуникациях. В студенчестве много где стажировалась, например, работала администратором в хостеле в Португалии (и даже там перестроила процесс планирования смен, чтобы снизить пиковые нагрузки на персонал). А ещё у меня есть два котика, которых я взяла с улицы, я люблю крафтовое пиво и умею водить не только машину, но и лошадь:)

Добро пожаловать! И не забывайте ставить лайки, если вам что-то здесь нравится. Мне это очень приятно♥️

Воскресная рекомендация: ютуб-канал wendower productions


Ребята делают короткие, но ооооочень насыщенные информацией видосы для любопытных людей. Я обожаю — из каждого забираю себе какую-то интересную мысль — покрутить в голове, применить где-то.

Мой топ:

Почему лоукостеры такие дешёвые (читайте как инструкцию о срезании костов):
• Убраны триггеры, вызывающие лишние процессы, например, если убрать карманы в спинках сидений, то бортпроводникам не нужно их проверять после полёта и быстрее начнётся следующий полёт.
• Увеличены капитальные расходы в счёт снижения операционных: самолёты у лоукостеров обычно новые, с минимальным пробегом, потому что такие жрут меньше топлива. Тогда экономика сходится.
• Сокращён критический путь процессов, необходимых для старта полёта: пассажиры регистрируются заранее и перед посадкой их можно сразу выстроить в нужном порядке, чтобы они быстро заполняли самолёт и не толпились в нём. Поэтому меньше платят за время простоя.
• Что имеем: маржинальность лоукостера может быть в 10 раз больше, чем обычной авиакомпании.

Почему система общественного транспорта в США — отстой:
• Застройка городов в Европе — смешанная, до магазина можно дойти пешком в своём районе. А в Америке застройка специализированная — жилые площади находятся в удалении от коммерческих и бизнесовых. Поэтому больше нагрузка на транспортную систему.
• В прошлом веке Европа сделала ставку на инфраструктуру общественного транспорта, а Америка — на дороги.
• Доступность перемещения — один из важнейших факторов для борьбы с бедностью, так как людям легче найти работу. Люди стремятся работать и зарабатывать — общественного транспорта нет — ещё сильнее растёт нагрузка на дороги. Замкнутый круг.

Как строится экономика горнолыжного курорта:
• Очень большие капитальные издержки: построить курорт и обеспечить его инфраструктурой стоит нереально дорого. Это всё надо отбивать потом.
• Операционные издержки очень непредсказуемые: сильно зависят от погоды. А ещё есть сезонность, поэтому большая текучка персонала, и его надо удерживать.
• В горнолыжных курортах и соседних городах лучшая система общественного транспорта в Америке, потому что для курорта нужно много стаффа, его дешевле селить внизу горы, а чтобы все работники не тащили наверх на гору, где мало места, свои машины, хорошо развивается автобусная инфраструктура.
• Из-за глобального потепления у многих курортов перестала сходиться экономика (каждый катальный день решает), и крупные курорты стали скупать мелкие, чтобы у них была диверсификация климатических зон и каждый день в холдинге было N курортов, где идёт катание. Такие холдинги продают сезонные пассы на все курорты сразу, и таким образом снижают волатильность своих доходов. Лучше продать выгодные сезонные пассы, чем каждый день сидеть и гадать, сколько же у тебя получится напродавать дорогих однодневных.

На этой неделе была на тусовке менторов getmentor.dev.

Кстати, ссылка на мой профиль, всегда рада, если рекомендуете:)

Был небольшой лекторий на менторские темы. Одна мысль мне хорошо запомнилась и кажется применимой не только на менторских консультациях, но и в управлении командой. Тезис звучит так:

«новое поколение ищет себе не руководителя, а ментора, который будет ставить им задачи исходя не только из своих потребностей, но и целей сотрудника, будет развивать сотрудника в интересном для него направлении».

Не скажу даже, что это только новому поколению интересно, но не суть.

Так что сформулировала, наконец, то, что лично я, например, ищу в руководителе, и каким руководителем сама учусь быть. Круто, когда есть какое-то взаимовыгодное сотрудничество исходя из долгосрочных целей каждого из его участников, а не просто контракт на куплю-продажу жопочасов❤️

Джентельменский набор проджекта

Я сейчас консультирую в Эйч, и очень часто ко мне приходят ребята с вопросом: "Какую теорию должен знать менеджер проектов?". По моему мнению, любая практика тут будет лучше теории, но всё равно можно составить какой-то список, с которым кандидат на вакансию проджекта должен быть хорошо знаком. Вот такой список даю я. А что бы вы добавили в него?

1. Диаграмма Ганта
2. Стадии проекта
3. Стандарт PMBOK (он на самом деле в чистом виде нигде не используется, но его понимание помогает уложить в голове, что такое управление проектами)
4. Карта рисков, митигация рисков
5. Типы стейкхолдеров, матрица RACI
6. Нотации описания процессов (блок-схемы, BPMN)
7. Метрики успешности проекта
8. Ретро по проекту
9. Трекеры задач (jira, asana, Яндекс трекер и т.д.)
10. SQL (понять для себя логику, мне нравится этот тренажер https://sql-academy.org/ru/guide)

Уважаемые читатели прислали в редакцию нашего канала такой вопрос:

Насущное: руководство генерит фичи без привязки к метрикам и смыслам. Пипец как жалко тратить ресурс разработки на это. Как жить в такой ситуации?…

Заставить компанию сделать стратегию, спустить её сверху вниз и идти по ней можно, только если вы СЕО или имеете на него прямой и простой выход. Простите, если кого расстроила, можем поспорить в комментариях:) Если доступа к телу нет, то огораживаем свою поляну и держим порядок хотя бы на ней.

Если говорить про конкретные экшены, то я бы порекомендовала проактивно выходить к руководству за согласованием своих личных планов и целей, раз уж к вам с этим сами никто не приходит. И потом эти договорённости фиксировать и к ним возвращаться.

У меня есть похожий, достаточно холиварный, рабочий проект, в который кто-то всё время пытается вкинуть что-то новое, от фичи до контента, а ещё по дороге поменять требования. Это происходит и со стороны топов aka заказчиков, и со стороны смежников и других стейкхолдеров. В этой ситуации лучше, что можно сделать — уволиться определить основных принимающих решение, зафиксировать с ними требования, потом зафиксировать это письменно, и отправлять в этот документ всех, кто пытается накинуть что-то новое. “Да, это хорошая идея, я согласна. У нас уже есть зафиксированный список требований — вот он. Если ты хочешь внести в него изменения, то давай соберём встречу в том же составе, который указан согласующих у этих договорённостях”. Спойлер: до встречи дойдёт примерно в 1% случаев:)

Так же и с топами: уточняйте, в каком приоритете новая фича, делайте акцент на деприоритизации остального или сами эскалируйте запрос ресурсов. И не бойтесь просить время на то, чтобы посчитать сроки, собрать информацию перед тем, как комититься. Имхо, если в ответ на такое вы получаете прям жоский негатив — то шутка про уволиться уже не такая уж и шутка. Готовы ли вы тратить свои силы и время на то, чтобы перестроить систему, которой, кажется, и так в целом нормально? Что вам даст приченение добра в этой ситуации?

Бонус: добавьте в этот вопрос еще одно условие — чтобы что? Вы хотите решить эту ситуацию, чтобы получить повышение? Вы хотите решить эту ситуацию, чтобы не начать за те же деньги работать больше? Или что? Я при написании ответа проецирую сюда что-то своё. Не факт, что это та же самая цель, для которой вы решаете эту задачу.