Откройте переписку по последнему завершённому проекту. Найдите момент, когда клиент попросил что-то добавить, а команда согласилась.
Рядом со сметой запишите: что добавили, кто подтвердил, сколько времени ушло и как изменились условия проекта. Включите подготовку, созвоны и повторную проверку, если они возникли именно из-за этой просьбы.
Получится короткая история одного обещания. По ней видно, где команда приняла решение о расходах и кто в тот момент видел их целиком.
Дополнительная работа может быть подарком клиенту. Для следующего такого случая заранее определите, кто вправе сделать этот подарок и какой объём команда готова взять на себя. Аккаунту будет проще говорить с клиентом, а исполнителям — планировать день.