Кейс-фейл. Внедрение LMS.

Одним из самых больших и дорогих фейлов в моей практике был проект внедрения LMS системы. На момент, когда я вошел в команду, заказчик уже выбрал систему, подписал договор с провайдером и перевел аванс.

Я включился в проект. Менеджеры со стороны провайдера отчитывались о каждом завершенном этапе проекта. И чем дальше мы продвигались, тем больше у меня возникало вопросов. Какие-то элементы были не доделаны. Реализация отдельных элементов не соответствовала договоренностям. Какие-то блоки вообще не были реализованы. Когда проект приближался к завершению, стало очевидно, что система не готова к запуску.

И я решил прочитать договор … в первый раз. Как оказалось, договор был составлен так, что провайдер делает базовое внедрение системы. Многочисленные доработки и реализация необходимого функционала не входили в первоначальные условия и требовали дополнительных затрат. Провайдер умышленно занизил стоимость предложения на этапе конкурса, чтобы получить контракт, и планировал зарабатывать на последующих доработках.

"Не я заключал такой договор." - слабенькая отговорка. Ведь его реализация была моей ответственностью. Я честно рассказал обо всём своему руководству. Я рассказал о всех рисках и возможностях. Было принято решение попробовать договориться с провайдером. Но конструктивного диалога не получилось. В итоге, мы разорвали договор.

Мы нашли нового партнера и провели полный аудит выполненных работ. Мы определили, что нужно переделать и доделать. Я подключил к проекту коллег из IT и информационной безопасности. Нам пришлось переделывать практически всё.

Но оно того стоило. Был большой запуск и шампанское. В первую неделю 100% сотрудников зашли на портал минимум 3 раза.

Цена моей ошибки: двойная стоимость проекта, сорванные сроки выполнения поставленных целей. Но этот опыт позволил мне глубже понять, насколько важны внимательное планирование и четкое распределение ответственности в проектах.

Успех в управлении проектами зависит от детальной подготовки и прозрачного взаимодействия со всеми участниками.

Этот проект научил меня ряду важных вещей:
1. Внимательное изучение существенной части договора: нужно детально проговаривать и закреплять все условия проекта в договоре. Звучит примитивно и безусловно логично, но это действительно важно. К сожалению, некоторые провайдеры грешат занижением стоимости своих предложений за счет разных уловок. Их цель не качественно выполненный проект, а возможность и дальше получать деньги от заказчика за различные доработки. До подписания договора важно определить конечный результат, зоны ответственности, этапы и сроки, риски и форс мажоры.

2. Участие ключевых специалистов на раннем этапе: в проекте обязательно должны принимать участие коллеги из функции обучения, IT, информационной безопасности и юридической службы. Причем еще на этапе первичного обсуждения проекта и условий договора с провайдером.

3. Стейкхолдеры и роли в проекте: у проекта должен быть стейкхолдер. Он определяет цели и спонсирует проект. У системы должен быть владелец. Он должен определить, какая функциональность будет реализована для достижения поставленных целей. У проекта внедрения должен быть руководитель. Он ведет проект от начала и до конца. Итоговый результат – его персональная ответственность.
#Кейс_фейл