Как выбрать провайдера автоматизации оценки персонала?

Как мы уже писали, одна из задач, неподвластных автоматизации (во всяком случае, пока), – это стратегическое планирование. Поэтому прежде чем приступать к решительным действиям, вам нужно понять, какую цель вы преследуете и как оценка поможет ее реализовать. И только потом, тщательно спланировав процесс, выбирать провайдера.

Рынок сейчас изобилует предложениями, их много, но начать стоит даже не с исследования рынка – убедитесь, что вы готовы к выбору провайдера. Например, сверьтесь с нашим чек-листом, сделано ли это:

– Прописаны цели автоматизации оценки.
– Определен владелец бизнес-процесса автоматизации оценки.
– Создана команда, включающая представителей всех заинтересованных сторон, доступных на протяжении всего проекта.
– Получены одобрение и поддержка высшего руководства.
– Все подразделения проинформированы о проекте, вы получили и их поддержку.
– Потребности всех заинтересованных сторон выяснены в деталях: у вас есть описания текущих процедур, документов,
отчетов, уведомлений, а также запросы на необходимые процедуры, документы, отчеты, уведомления.
– В полном объеме прописаны сценарии ролей пользователей.

А вот теперь можно писать техническое задание, изучать предложения, выбирать подрядчика и организовывать тендер. Общие принципы автоматизации бизнес-процессов мы описывали в недавнем посте. С выбором провайдера автоматизации оценки мы предлагаем действовать в пять шагов:

1. Создайте лонг-лист

Проведите самостоятельное исследование всех провайдеров. Погуглите, зайдите на форумы, поинтересуйтесь опытом коллег, соберите максимальное количество вариантов.

2. Отсеките провайдеров, которые точно не отвечают вашим потребностям

Вы не сможете разослать техзадания всем и вряд ли качественно отработаете весь объем ответов и вопросов, который получите от совершенно всех в лонг-листе.

3. Создайте собственный шорт-лист

Пусть он содержит до 5-7 компаний, с которыми вам интересно будет связаться. Задача на этом этапе – узнать не что могут эти провайдеры в принципе, а что они могут сделать именно для вас. Характеристики конечного продукта должны быть четко сформулированы и ясны провайдеру. Это основа для объективного сравнения. Вы увидите, кто вовремя не ответит, не предоставит подходящие примеры, не задаст уточняющие вопросы, не предложит возможные варианты, а кто из них найдет нужные решения.

4. Проведите встречи и переговоры

Обсудите конкретный функционал, гибкость настройки, техподдержку, факторы формирования стоимости.

5. Установите демо-версии и проведите тестирования с разными группами пользователей

Этот этап займет время, поэтому его нужно тщательно спланировать. Именно здесь вам пригодятся детальные сценарии для каждой роли пользователя. Создайте чек-лист, который пользователи смогут заполнить по итогам оценки каждого провайдера. Встречайтесь с провайдерами на этапе тестирования, запрашивайте поддержку, объяснения – это нужно еще и для того, чтобы понять, насколько комфортно вам будет дальше взаимодействовать.