Десять шагов к автоматизации HR

HR-автоматизация – это не создание «волшебной кнопки». Внедрение HR-системы и даже автоматизация одного или нескольких процессов – это всегда масштабное изменение и большие риски для компании. Результаты исследований компании eLearning center показывают: не все HR-системы справляются со своими задачами, не всегда пользователи остаются довольны ими, а функционал может не использоваться в полной мере или наоборот – слишком ограничен. А еще, бывает, приходится идти на компромиссное решение, а стоимость несопоставима с объемом задач.

Что нужно сделать, чтобы HR-автоматизация прошла успешно?

1. Четко обозначить цели проекта

Определите, какой бизнес-процесс вы хотите автоматизировать? Каких данных, отчетов вам не хватает? Для чего вы будете их использовать? Не совершайте ошибок, пытаясь автоматизировать то, чего нет: если вы хотите автоматизировать оценку персонала, нужно знать, какие именно процессы нуждаются в автоматизации, и понимать, для чего она вам нужна – как и для каких бизнес-процессов вы будете использовать полученные результаты.

Самый продуктивный вариант – взять одну из «болевых точек» компании: если у вас есть готовая отработанная процедура с настроенными этапами, согласованиями, документами и KPI, но ручное управление требует слишком много средств, времени или человекоресурсов – начните с нее.

2. Определить владельца бизнес-процесса автоматизации

Для того чтобы проект автоматизации шел по плану, за процесс и результат должен кто-то отвечать. Этот человек должен уметь:
– говорить на одном языке со всеми отделами, которые участвуют в автоматизации, в том числе с IT-отделом;
– понимать, что нужно конечным пользователям – людям, которые будут работать с автоматизированной системой;
– объяснять важность автоматизации разным отделам компании, сотрудникам и заинтересованным лицам;
– находить сторонников автоматизации и делать из них своих союзников и лояльных пользователей.

3. Создать проектную команду

В проектной команде должны быть представители всех вовлеченных сторон. На первых же этапах включите IT и службу персонала, при необходимости – отделы закупок и маркетинга.

4. Получить одобрение и поддержку руководства

Продвижение проекта невозможно без поддержки руководителя или руководителей компании – это то, что позволяет проекту быть на слуху, жить, «звучать» в компании, это придает ему значимость и вес.

5. Собрать потребности

Как только руководители всех необходимых отделов влились в проект, соберите информацию от конечных пользователей и всех вовлеченных сторон: задайте вопросы, проанализируйте текущие бизнес-процессы, соберите образцы документов, проведите инвентаризацию используемых программных продуктов.

6. Определить бюджет проекта и требуемые ресурсы

В этом поможет анализ рынка, переговоры с провайдерами и ясное понимание собственных целей и потребностей.

7. Заручиться поддержкой всех отделов

Проект должен получить поддержку всех подразделений, которые будут пользоваться системой, а не только HR. Это позволит сократить время и силы на автоматизацию. К примеру, HR может разработать стандартную электронную форму запроса на командировку для ускорения согласования и выдачи аванса, но если ее будет использовать только часть отделов, польза будет минимальной.

8. Определить путь

Определите все роли пользователей и сценарии использования системы для каждой роли, разработайте техническое задание и составьте план действий, который будет включать этапы внедрения, точки контроля и сроки. Назначьте, кто будет за это ответственным, а также проанализируйте риски и потенциальные трудности.

9. Выбрать провайдера

Только после этого выходите на переговоры с провайдерами. Устанавливайте демо-версии систем, проводите тестирования, собирайте обратную связь и организуйте тендер.

10. Сопровождать на этапе внедрения

Самое важное – это обеспечить постоянную поддержку, как пользователям, так и провайдерам. Обучайте пользователей, собирайте обратную связь от них, регулярно корректируйте шаги внедрения, если это требуется.