Секреты леопардессы 🐆 by Евгения Дацко

Хочу научиться писать короткие тексты, но пока не получается.

Самый важный принцип при внедрении изменений

(А может и для всей жизни, в целом)

На звонках с молодыми руководителями, с которыми мы работали летом, перестраивая процессы, заметила, что они расстраиваются, когда осознают, что не удается сразу 100% внедрить все задуманные изменения.

Например, выплаты в компании были день в день и час в час, когда прилетит запрос. Бухгалтер с этим зашивался. Перешли на платежный календарь, презентовали всем процесс, рассказали, куда сохранять новые договора на оплаты, как называть доки и по каким дням будем оплата теперь.
И вот спустя месяц, когда все работает еще с перебоями, то кто-то был в отпуске и не знает новых правил, то кто-то договор не так назвал и его сложно искать, случается форс-мажор и руководство просит временно для одного проекта отказаться от этих правил и оплачивать as soon as possible

И перед нами молодой руководитель: который думает, что внедрить календарь не удалось и что его инициатива никому не сдалась?

А на самом деле, откат – это ожидаемый этап. И форс-мажоры случается. Важно просто после отката снова вернуться к новым правилам. А для форс-мажоров – оговорить сроки и условия срочных оплат. И важно – не позволять другим проектам делать также. [ Там форс-мажор на уровне жизни и смерти, санкции и непредвидимая чума, а тут – память—решето, поэтому – не считается ]

Когда сроки эти закончатся, то и для этого проекта нужно вернуться на новые рельсы. И, конечно, это отслеживать нужно холдеру процесса. Прежде всего именно он ответственен за внедрение изменений.

Нужно порадоваться, что 5 из 10 новых оплат закинули договор заранее, 2 из них файл корректно назвали. А на следующей неделе эти показатели больше, первый форс-мажор может затянуться на недели, но с каждый разом он будет все короче и все реже.

Главное, настойчиво и неустанно внедрять те процессы, которые в долгосрок оптимальны для компании.

И постепенно, новые правила будут внутривенно впитаны всеми сотрудниками.

Я забыла про итоги недели, поэтому пропущенные 2 недели объединю, чтобы подвести, чем закончился сентябрь в нашем бутиковом агентстве.

1/ Завершили первый этап работы с Морфеусом (строили проектное управление для запуска коллабораций и оцинковывали процессы по маркетинговой текучке, до этого все было завязано на одном человеке, а теперь может любой новый подхватить, и удалось часть наконец-то нормально делегировать) и подписались на второй этап: сделать тоже самое с процессами PR

2/ Завершили проект с Сашей Митрошиной, с VLV, продолжаем планово двигаться с Belle you. Ведущего дизайнера еще не нашли, если вам интересно, вот вакансия.

3/ Приняли решение не начинать новые проекты в последнюю неделю месяца, чтобы двигать свои внутренние проекты в мертвых точек и было время на анализ работы.

Поэтому мы спокойно занимались подведением итогов, составлением новых КП, собрали себе структуру новой версии сайта, ездили в переделкино, чтобы немного отойти от событий, который не могли не затронуть каждую девицу из нашей команды.

4/ Написала лекции для трех уроков про процессы: которые веду на курсе Вики Молдавской Точка Роста.

5/ Еще больше убедилась в верном позиционировании – нравится работать именно с малым бизнесом, а не с корпорациями. Все-таки скорость реакции в принятии решений и скорость внедрения изменения у них другая. и по лайбу эти люди – мой краш!

План на октябрь у нас довольно спокойный:
50% времени будем заниматься клиентами, 50% – своими проектами: хотим сайт обновить, айдентику заказать, перезаписать вебинар про ноушн и придумать новый секретный продукт на ноябрь)

И следом хороший ресурс про то, как готовиться дизайнерам к собеседованиям и тд. И инициатива помощи от Ивана Васильева. (Возможно, там больше инфы именно для продуктовых дизайнеров, но это не точно, да и правила универсальны)

https://m.facebook.com/story.php?story_fbid=pfbid02jni8xD8qU8UKrxWvpVo7U74wZC6FQdNoCZuYPJk3sxbkLSAvrVFvuvQyuWos3Tgtl&id=648686156

Пока ещё не публиковали официально, а ищем через своих: вакансия ведущий коммуникационный дизайнер в belle you.

https://arteryagency.notion.site/Belle-you-9ed1b532f48b4ae4b54a003b394e257b

Если кратко:
это дизайнер желающий вырасти до артдира в ближайший 1-1,5. Нужен опыт рулить проектами, заказчиками и командой. Ближайшая задача будет раскатать новую айдентику (она сейчас в разработке на аутсорсе) на каналы дистрибуции.

Сегодня на ретро одного проекта еще раз осознали, как собранная в одном месте и структурированная информация по проекту помогает при внештатных ситуациях.

В середине работы заболела Настя, которая вела этот проект целиком сама. И для презентации пространства в ноушн подключилась Рита, а для онбординга одного участника команды – я. Благодаря регулярным планеркам мы знали о ходе проекта, но вот все эти детали: кто за что отвечает, какие сценарии взаимодействия, из каких шагов состоит процесс – все это мы прочитали на странице проекта. В итоге проект завершили в срок, Настя полежала с температурой и выздоровела, и клиент ушел довольный.

Точнее тут же вернулся, попросил другие процессы причесать)

Хвала документации по проекту! Особенно в текущее крайне неустойчивое время.

В последние полчаса влетаю с итогами недели 12-18.09:

Из классного:
Мы почти завершили проект с Морфеусом, построили ребятам супер продуманное пространство в ноушн, описали регулярные процессы маркетинга и учили делегировать молодого бойца.

С vlv и choux было несколько 1:1 с руководителями, и я без ложной скромности считаю, что заказать у нас сопровождение — было очень верным решением фаундеров. так как любые изменения в оргструктуре порождают новое состояние для команды. И ей очень важна поддержка в этот момент. И не всегда у фаундеров есть время и желание учить их руководить.

Было три новых запросов. Два любопытные:

1. Производство одежды. Ребята не успевают в сроки. Позадавала вопросы и стало ясно, что у них даже некому за этим следить. Есть рук-ль производства, который отвечает за то, чтобы было все сделано качественно. Есть фаундер, который генерит идеи. И нету того, кто будет выполнять роль своеобразного фильтра: думать о целесообразности, о приоритетах. Ведь часто самые главные решения — не ЧТО МЫ ДЕЛАЕМ, а ЧТО МЫ НЕ ДЕЛАЕМ. Ну и по сути, на звонке знакомстве проконсультировали ребята.

[хотя я вот думаю, ок это или нет с точки зрения моего бизнеса. если у вас есть мысли, поделитесь, плиз. Хочется оказывать экологично услуги, но и в мать Терезу не играть]

2. Пришла компания с идеей завести всех в ноушн (>1000 человек). Они придумали сделать одинаковые странички для каждого департамента. И хотели от меня эту 1 страничку и видео с инструкцией, как ее наполнять информацией. И я целый час объясняла, почему нельзя делать отдельные базы данных для каждого отдела (очень много проектов и процессов идёт между отделами и тогда не получится собрать в одном месте все), потом объясняла, что важно создать удобное пространство для каждого отдела, учитывающее специфику их работы (иначе никто туда не перейдёт).

[И получается, что по сути я клиенту не помогла с его запросом, а обескуражила, показав, насколько его решение не годится и тут работы в разы больше. Не знаю пока, как к этому относиться.]

Ну и конечно!
Завершился курс, который мы делали с bbe. Он был про управление процессами в креативных индустриях. В последний урок я показывала как устроен цифровой офис в Артерии: как устроен ноушн, как хранятся файлы, как связан путь от заявки на сайте до таймлайны с задачами. Я толком не готовила заранее ноушн, не скрывала там ничего, показывала как есть: тут продумано и сделано, тут сделано, но гипотеза не сработала, но не успели поменять, раньше делали вот так, потом поменяли, а это еще придумываем. Собственно в программу такая экскурсия не входила, делала по запросу ребят. И удивительно, какой вызвала отклик именно эта открытость моя. А мне самой всегда интересна внутрянка других и непонятно, почему почти никто не хочет делиться шаблонами, брифами, не показывает толком, как можно. Ведь когда рядом вокруг тебя все умные и классные, то и ты сильнее. И очень хочется менять это «жадное» мышление на открытость и щедрость, начну своим примером.

Пришла с выпускного своего первого курса, который делала с bbe. Студенты назвали его бутиковым за живые встречи и общение. И правда, за 1,5 месяца я почти про каждого студента могу сказать, чем он занимается и какие процессы оптимизировал.

Очень трогательно было подписывать сертификаты и слушать благодарности и хвалебные отзывы о курсе. Самое, самое главное, что я хотела услышать и что услышала — что это было практично! Ребята уже внедряют знания, и даже видны изменения ☺️

На самом деле, про что я мало говорю, так это про то, каких нереальные перестроения мы провели в нашей компании за последние 4 месяца (2 в супер активной фазе). Перестроили всю орг структуру под своё масштабирование.

Сегодня у нас был первый общий созвон с чатом руководителей, где все презентовали свои апдейты и задачи. Да, в каком-то отделе пока всего один человек (отдел it разработки), но это тааааак круто. Все такие деятельные, заряженные.

Как мы раньше жили вообще без этой структуры я не знаю.

Кстати, на курсе у нас несколько уроков проведёт Женя Дацко, она как раз выстраивала нам все процессы в компании, готовила к масштабированию.

Я нереально счастлива сегодня. Я так долго жила в подвешенном состоянии, не понимая правильные ли шаги мы делаем, нужно ли так много людей, стоит ли все настолько сильно менять, а готовы ли мы. И вот сегодня я начала отчётливо видеть результаты проекта, на который сделана самая большая ставка.

Счастье.

Я желаю, чтобы у всех были такие потрясающие клиенты и такие отзывы о вашей работе ☺️

Доброе утро, не иначе)

Итоги недели 5-11 сентября

Наверное, самое ключевое, что произошло — мы изменили структуру коммерческих предложений. Раньше мы оценивали все одной услугой, называя после брифинга срок, стоимость и детализацию, как мы можем помочь. А сейчас решили отделить этап аудита и анализа текущей ситуации от моделирования процесса и внедрения изменений.

Почему так решили:
1. Проблема, который называл заказчик при брифинге часто оказывалась не ключевой. И тот план внедрения, что мы рисовали — не совсем подходил, в процессе приходилось импрозивизировать, чтобы клиент получил решение своей проблемы.
2. На брифинге мы часто недооценивали сложность задачи и в итоге работали в ноль или минус, так как спустя 2 недели после старта работы я не могла прийти и признаться, что ошиблась. [К слову, один раз, мы ошиблись в расчётах в плюс, в середине проекта стало ясно, что внедрение требует меньшего времени и мы освободившиеся часы перекинули на другие задачи.]
3. Как бы подробно ты не брифовал, какие бы вопросы не задавал, пока ты не поговоришь со всеми участниками процесса, не изучишь файлы, не понаблюдаешь, как оно на самом деле происходит — у тебя все равно будет картинка со слов одного человека. И строить релевантные гипотезы практически невозможно.
4. Кажется, что клиентам легче решиться на услугу, когда она длится не сразу несколько месяцев, а 2 недели и стоит дешевле.

У нас было опасение, что это вызовет сопротивление у клиентов, ведь они приходят за решением проблем и внедрением всех изменений, а не за анализом и планом, что нужно менять. Но на неделе презентовали два таких кп и получили от клиентов обратную связь, что это очень разумно и логично.

——

Во всех проектах все идёт по плану, кроме одного форс-мажора: человек, для которого был составлен план развития и с которым шла работа уже пару недель сообщил новую информацию о себе, которая кардинально поменяла все. Мы вроде разобрались, что делать, изменив частично план работ. Но я ещё раз убедилась, что ключевая ответственность фаундера, это работать со своей командой, выстраивать с ними прозрачную коммуникацию, и брать на себя риски за все, что может пойти не так. Святые люди, эти предприниматели.

2 — построение дизайн-департамента. Процесс рапланирован до конца года, в августе мы провели аудит, проанализировали текущую команду, объём задач, поговорили со всеми стейкхолдерами и утвердили план изменений. Скоро будет найм!

Ещё у нас идёт онбординг толкового проджекта для f61, которым мы оптимизировали процессы в июле.

Все это помогает вывозить 2 факта:
1. Настя часть проектов ведёт почти автономно, часть мы вместе ведём.
2. Рита забрала на себя проджект-менеджмент проектов и я теперь не держу в голове, когда/что/кому. это чертовски мне разгрузило не столько время, сколько мозг!

Ах да, еще курс в бэнг. Он хоть и типо мой, но вся команда очень помогает с подготовкой контента лекций, с шаблонами и фреймворками, которые студенты получают после вебинаров и делают в них домашки.

В работе сейчас 6 новых запросов, которые мы обрабатываем уже вторую неделю. мы много времени уделяем брифингу, чтобы на старте убедиться, какой именно запрос у ребят и можем/хотим ли мы помочь. Стараемся на ходу оптимизировать процесс: дорабатываем вопросы из заявки, декомпозируем свои услуг на микродействия, чтобы на составление кп тратить не 3 часа, а 15 минут.

Свой сайт у нас был на паузе, но с сентября мы ввели правило, что среда — день для стратегической работы и без звонков с клиентами. Надеюсь, это поможет, и мы продвинемся в своих задачах.

Ещё параллельно ведём два трека с Belle you:
1 — сопровождение брендинга, там уже утвердили бренд-платформу, на очереди айдентика. Тут мы находим подрядчиков и выстраиваем с ними взаимодействие, работая этаким переводчиком, если видим, что ребята на встречах говорят об одном, но разными словами. И очень приятно, когда ребята это видят и благодарят, потому что по сути это очень теневая работа, нам важно не мешать сиять эксперту ✨

Созрела я до подведения итогов. Расскажу про август, чтобы выровнять контекст, и дальше уже буду еженедельно писать.


Август

Завершили проект с VLV и CHOUX, построив оргструктуру, описав ключевые процессы, и посоветов хороших людей на управленческие позиции С левел. И продолжили работу с ними же, но в менее интенсивном режиме, поддерживая переход команды в ноушн и подтягивая молодых руководителей отделов лекциями про планирование, управление проектами, лидерство и тд, чередуя их с менторинг сессиями 1:1.

Сделали аудит операционных маркетинговых процессов MORФЕUS: гипотезы, что были на брифинге, подтвердились частично, и мы скорректировали свою задачу с клиентом.

Вообще, смотрим сейчас в то, чтобы во всех проектах выделять этап аудит и осмечивать его отдельно.
Как бы долго мы не брифовали на входе, пока не проведёшь интервью с командой, не нырнёшь в планёрки, не понаблюдаешь — не понять проблематику на 100%. И решение предложить, которое точно поможет — тоже сложновато.

А этот вариант Как делегировать для тех, кто влюблён давно и на работе это уже не отражается 😅

Как научиться делегировать?
Влюбитесь!

Чаще всего проблемы с делегированием у тех, кто проводит на работе больше времени, чем нужно, кто трудоголик до мозга костей, кто вместо ужина с друзьями выберет задержаться в офисе и у кого колесо баланса вообще не в балансе.

Так вот, когда вы влюбитесь — гормоны так шарахнут в голову и тело, что вы, не задумываясь, начнёте проще относиться к работе (к той ее излишней части, что вы на себя взяли зря) и автоматически станете делегировать все, что можно делегировать.

Проверено на себе неоднократно, а вчера наблюдала это действие на подруге, у которой теперь на уме один лишь мистер M)

Ретроспективно посмотрев на проделанные шаги я понял, что несколько иных решений могли бы нам помочь избежать такой ситуации:

1. Вместо светотехника нам нужен был архитектор-чертёжник.
Самое большое торможение мы испытывали на этапе отрисовки чертежей. Как правило, у архитекторов с ними всё гораздо лучше, чем у светотехников.
За два дня экстренного поиска мы нашли пять кандидатов, двое из которых уже отработали по одной зоне по нашему ТЗ.

2. Мне нужно было переключить свой фокус внимания с генерации и запуска новых проектов на более усердное ведение текущих приоритетных.
Некоторые вещи я могу предложить и согласовать ввиду опыта, другие — взяв персональную ответственность за них перед клиентом.
Часть работы значительно ускорилась, когда мы с командой провели серию совместных звонков и нашли решения.

3. Даже если на стороне клиента есть менеджер проекта, нам важно детализировать и чётко отслеживать дедлайны.
Если бы мы отследили момент выдачи или даже вероятность выдачи материалов, то к этому моменту либо разгрузили часть команды, либо нашли подмогу заранее.

На данный момент ситуация будто бы выравнивается, мы скорее всего сможем выдать всё в обозначенный срок, либо с минимальной задержкой. Но такая ситуация, конечно, подсветила важные слабые стороны.

Желаю и вам внимательности и усиления.
Хорошего вечера, дорогие! 🤍

Уже почти месяц я читаю итоги недели @Oblasov и его светового бюро Poisson Spot и все хочу начать делать то же самое в Artery. Нравится, что Влад пишет не только, что сделано, а где были сложности и размышления, как этих сложностей можно было бы избежать.

Раньше я подводила личные итоги каждого месяца, сейчас фокус в работе и личные итоги стали ежеквартальными. Да и то, с задержкой.

Но в Артерии все развивается так быстро, что кажется, только поэтому нужно завести регулярный ритуал рефлексии, останавливать юлу и анализировать эти движения.