(Этап 4 завершение)
Важный процесс, требующий регламент. При отсутствии архивариуса, поручите этот процесс секретарю или инженеру ПТО. Обязательно обучите специалиста, онлайн курсы по по организации архивного хранения документов можно пройти за 2 дня, по цене 3-5 тыс руб. Функционал такого специалиста включает в себя сбор, упорядочивание и хранение всех документов, связанных с проектом, для последующего использования, анализа и отчетности. Правильное архивирование обеспечит доступность информации в будущем и помощь в решении потенциальных споров и проблем с заказчиком и контролирующими органами. Если объект бюджетный, то вопросы могут возникнуть через 5-7 лет, ваша команда может поменяться и без участников проекта будет сложно восстановить весь ход строительства, поможет только правильное хранение всех документов.
1️⃣ Идентификация документов. Определите, какие документы необходимо сохранить. К ним относятся:
🔥Контрактные документы,
🔥Финансовые документы ( включая акты выполненных работ КС2,3),
🔥Техническая документация,
🔥Документы по качеству,
🔥Переписка с заказчиком и участниками проекта,
🔥Фотографии и видео.
2️⃣ Организация документов. Систематизация и упорядочивание для удобного поиска и использования в будущем.
🔥 Категоризация: разделите документы на категории, например, по типам (финансовые, технические, юридические).
🔥Нумерация и индексация: присвойте документам уникальные номера или индексы для их идентификации поиска.
🔥 Создание реестра: создайте реестр документов с указанием их номеров, названий, категорий и мест хранения.
🔥 Сканирование и цифровизация: Сканированию подлежат все 100% документов описанных выше.
3️⃣ Хранение:
🔥Физическое. Подойдет склад или подвал, главное отсутствие грызунов и низкая влажность.
🔥Электронное. Все сканы храним на сервере с усиленной защитой данных. На этом не стоит экономить.
Важные принципы, при архивировании:
⚡️Своевременность -по мере появления документов,
⚡️Точность,
⚡️Системность - создать процедуру с четкими шагами и правилами упорядочивания.
Если под рукой нет сканера, используйте приложение Scannable (или любое другое с функцией сканирования) и выкладывайте отсканированный документ в общую группу проекта или память телефона, для дальнейшего переноса на сервер или в архив.
👥 Жизненный цикл проекта.
36/40