Совещания без боли

Помните пост про калькулятор встреч? Если вы ещё не считали, насколько бесполезны ваши встречи, велком)

Встречи — это самый недооценённый расход бюджета. Если вы выходите оттуда с ощущением «и чё дальше?», то дохера денег было слито зря. А ещё время, которое можно было потратить на решение других задач. Жалко — ужас!

Чтобы такого не случалось, я для себя завела список правил и стараюсь их соблюдать.

1️⃣ Отменять / пересматривать лишнее
Если мне назначили встречу, смысла которой я не понимаю (или непонятно, зачем я нужна) — я от неё отказываюсь или уточняю.
Если мой вопрос можно решить в доке или чате — не собираю людей.
Если повестка на еженедельную встречу не набирается, ставлю раз в две недели.
Короче, управляю календарём, а не он мной.

2️⃣ Ставить цель
Вот прям в описании встречи, заранее, чтобы каждый участник увидел. Конкретная цель — например, не «обсудить проект», а «выбрать один из вариантов и договориться о сроках».
Если цель нельзя сформулировать — повод задуматься, а нужна ли эта встреча.

3️⃣ Писать повестку и ставить нормальный тайминг
Если цель есть, это уже полдела, но ещё хорошо бы написать повестку, о чём конкретно будем говорить — 3-5 пунктов. Тоже заранее, тоже в описании встречи — чтобы все видели. Станет понятно, точно ли нужен час или можно за полчасика потрещать.
А ещё потом можно контролировать, выбиваемся из повестки или нет.

4️⃣ Принимать ответственность — каждому участнику
Если я организатор, то понятно, я отвечаю за структуру — чтобы из тайминга не выбивались (вовремя стопить особо говорливых), по повестке шли и цели достигли.
Если я участник, я должна:
— прийти подготовленной;
— говорить по теме;
— не молчать (иначе зачем я там).

5️⃣ Понять, что дальше
В самом конце проговорить ответы на вопросы:
— что решили?
— кто делает?
— к какому сроку?
А потом ещё прислать текстом по итогам встречи.


А кто вас чаще раздражает на встречах?
❤️ — никто, у меня идеальные встречи
🔥 — опоздуны, которым по второму кругу рассказывают, что было
🗿 — молчуны без мнения (или говорят о нём потом)
🤯 — говорливые, которых невозможно остановить
💔 — все бесят!