Как 100 тысяч рублей на конфеты превратились в 2,4 миллиона 🍬

Однажды собственник подписал счёт на покупку конфет в офис и торговый зал на 100 тысяч рублей. Подписал и забыл. Он был уверен, что это разовая покупка.

Через два года мы начали внедрять казначейство и согласовывать реестры платежей — и обнаружили, что конфеты покупали каждый месяц. За это время на них потратили 2,4 млн рублей.

Дело даже не в том, нужны были эти конфеты или нет. Дело в том, что за два года никто ни разу не спросил, нужен ли такой объём и нельзя ли дешевле. Решение приняли один раз, а платили двадцать четыре. Часть этих денег могла остаться в прибыли и дойти до собственника дивидендами.

Оказалось, собственник и сотрудники просто не поняли друг друга. Он думал, что согласовал одну покупку. Они решили, что конфеты теперь нужно заказывать постоянно. А в общих расходах компании на 10 млн рублей в месяц эти сто тысяч просто затерялись.

Собственник бизнеса считает все деньги в компании своими. И имеет на это полное право.

Он знает, как тяжело эти деньги достаются, как сложно сформировать оборотный капитал и к чему приводит перерасход. Вроде бы 50 тысяч туда, 100 тысяч сюда, но за год это превращается в миллионы рублей.

Для сотрудников деньги компании часто выглядят иначе. Это условные фишки в «Монополии».

Зачем экономить деньги компании? Зачем заранее планировать расходы? В личной жизни всё понятно: нужно отложить на аренду, школу, детский сад и другие обязательные платежи. В компании такого отношения к деньгам, как правило, нет.

Именно поэтому бизнесу нужно казначейство.

Казначейство — это процесс планирования, согласования и проведения платежей. Его задача — сделать так, чтобы деньги не уходили из компании незаметно и каждый расход был частью понятной системы.

Это не значит, что собственник должен лично согласовывать каждый платёж и влезать в расходы на несколько тысяч рублей. Но движение денег необходимо держать под пристальным контролем.

Начать можно с трёх действий:

1. назначить ответственного за процесс;
2. установить два платёжных дня в неделю;
3. ввести правило: платежа нет в реестре — платёж не проводится.

Тот, кто внимательно контролирует движение денег, обычно не узнаёт через два года, что потратил 2,4 млн рублей на конфеты.

Казначейство не мешает компании тратить, но помогает собственнику понимать, на что именно уходят его деньги.

Павел Вешаев | FinHelp