Коль скоро в предыдущем посте я упомянул, что некоторые аспекты использования ЭП согласовать можно, - расскажу, о чем я бы порекомендовал сторонам всё-таки договориться.
Рекомендации основаны на возражениях и спорных моментах на которые обращали внимания суды в моей практике за последний год, т.е. не на обезличенных условиях, которые часто встречаются в типовых соглашениях об использовании ЭП, а на практически применимых, которые помогут в случае конфликтных ситуаций.
1) Все документы, передаваемые через систему электронного документооборота (ЭДО), подписываются квалифицированной ЭП уполномоченных представителей сторон.
Сейчас насколько мне известно, все системы ЭДО допускают к подписи документов только квалифицированные ЭП (КЭП), но в случае если вдруг этого не случилось, а вы не проверили, что документ подписан не тем видом ЭП, при споре будет аргумент почему вы на это не обратили внимание и думали, что подпись точно квалифицированная. Кроме того, это сразу дает другой стороне понимание, каким видом ЭП вы готовы подписывать общие документы.
2) Любое лицо, имеющее доступ к ЭДО стороны Договора и подписывающее документ своей КЭП от её имени, признается уполномоченным представителем такой стороной исходя из обстановки, в которой такое лицо действует.
Функционал многих ЭДО не обязывает подписанта, владеющего ЭП, прикладывать доверенность на право подписи документа, а вы можете забыть её заранее истребовать, подразумевая, что доступ в ЭДО есть только у тех, кто вправе подписывать документы.
С недавнего времени, с введением обязанности прикладывать машиночитаемую доверенность, ситуация начала меняться, но порой они нормально не подгружаются или не проверяются на достоверность.
Как итог, предлагаемое условие поможет доказать, что контрагент заранее признал полномочия лиц, имеющих доступ к ЭДО на подпись документов, а значит суд скорее всего критично отнесется к возражениям, что полномочия не было, т.к. нет доверенности.
3) Если дата подписания документа сторонами, отличается от даты составления документа, указанной в его содержании, такой документ стороны признают подписанным в дату его составления, а равно его действие распространяется на правоотношения сторон, возникших с даты его составления.
Все мы знаем, что документы очень часто подписываются не в дату их создания, а многим позже, но если при подписании бумажного варианта это, как правило, не проверяемо, то в ЭДО чётко видно, когда фактически документ был подписан каждой из сторон.
Это приводит к тому, что часто встает вопрос, например, о реальной дате передачи товара или приемки услуг / работ.
И хоть теория говорит, что дата подписания документа в ЭДО не является непосредственным содержанием документа и нужно ориентироваться на сам текст документа и даты указанные в нём, но суды часто перестраховываются и принимают во внимание дату подписания, зафиксированную ЭДО, а не дату, которая отражена в тексте.
Поэтому такое условие поможет устранить такой спор, а значит не позволит другой стороне умышленно долго подписывать документы ЭП, а потом говорить, что именно в эту дату реально был получен товар, выполнена работа и пр.
4) Если в подписываемом документе, содержатся несколько обязательных разделов (полей, строк и т.п.) для подписи, они все считаются подписанными.
Тут всё просто: когда подписывается документ на бумаге, физически проставляется подпись по всех нужных местах, а вот документ в электронном виде просто подписывается ЭП в целом, без указания конкретных мест подписи.
Чтобы потом не спорить все ли нужные места были подписаны или контрагент подразумевал подпись только части документа, поможет такое условие.
5) Переданные на подписание документы считаются полученными другой стороной в дату их доставки исходя из сведений ЭДО.
Это условие тоже довольно тривиальное, но позволит избежать лишних споров о том, когда же все-таки документ считается переданным другой стороне на подпись.
Собственно всё, при желании можете использовать в своих документах)