Часто люди, стремящиеся повысить свою продуктивность, начинают с того, что выписывают дела, которые нужно сделать, на бумажку, а потом долго размышляют над их приоритетностью: какое дело сделать первым, какое вторым и так далее. В принципе, это правильный подход. Но очень часто расстановка приоритетов превращается в отдельный вид прокрастинации.

Мучительно выбирая, сначала позвонить неприятному клиенту или заполнить таблицу, которую надо было отправить боссу еще позавчера, человек тратит свой ограниченный когнитивный ресурс. Этот феномен известен под названием decision fatigue, усталость от принятия решений. Мозг одинаково сильно утомляет любой долгой выбор – неважно, размышляет ли он над жизненно важными вопросами или каждодневной рутиной. В результате, когда мы 40 минут решаем, какое дело приоритетнее, к моменту, когда мы наконец определяемся, когнитивный ресурс уже истощен, и начать собственно что-то делать кажется непреодолимо трудным.

Более того, список с расставленным порядком выполнения задач сам выглядит как законченное дело и дает мозгу эндорфиновую награду. Мозг в принципе любит ощущение контроля, а работать любит не очень. Так что после часа планирования кажется, что как минимум утро прошло продуктивно, хотя на самом деле ничего реального не сделано.

Но ведь нельзя же совсем отказаться от приоритизации, потому что планирование и порядок выполнения действий действительно важны. Если начать с самых легких задач, как обычно бывает, когда вы пускаете выполнение дел на самотек, к моменту, когда до серьезных дел наконец дойдет очередь, сил уже не останется. И в итоге самые значимые задачи будут вечно невыполненными. Чтобы избежать такого сценария, но при этом не погружаться в прокрастинацию расставления приоритетов, есть несколько простых приемов.

Первый – раз и навсегда заведите себе глобальные правила приоритизации. Это базовые принципы, которые снимают необходимость каждый день заново решать, с чего начать. На первом месте всегда должны быть задачи, которые двигают ваши самые важные глобальные проекты, даже если эти действия не приносят мгновенного результата, задачи, которые требуют высокой концентрации, и задачи, которые зависят от участия других людей.

Первые два типа задач нужно выполнять на пике ваших когнитивных ресурсов, когда способность концентрироваться максимальна. В постах [1], [2], [3], [4] и видео [5] про хронотипы мы обсуждали, почему это совсем не всегда утро.

Дела, связанные с участием других людей, нужно сделать как можно быстрее, то есть желательно утром, для того чтобы, что называется, передать мяч.

Когда эти глобальные правила закреплены, начало рабочего дня перестает превращаться в прокрастинацию выбора. Вместо бесконечного ранжирования остается простой ориентир: сначала то, что дает наибольший эффект, потом – всё остальное. А чтобы не попасть в ловушку прокрастинирующей приоритизации внутри каждой этой группы дел, используйте следующие правила.

Правило № 2 – сократите время на выбор. Установите таймер на решение, с чего начать – скажем, 3 минуты. Если задача не критична, выбирайте первую попавшуюся. Эффективность от идеально выстроенного порядка приоритетов будет несоизмеримо меньше, чем от реально выполненных дел.

Правило № 3 – принцип первого движения. Как только список дел составлен и разделен на категории в соответствии с правилом №1, начинайте с любого пункта и двигайтесь подряд. Сам факт старта деятельности активирует систему вознаграждения и придает мотивации двигаться дальше.

Правило № 4 – отделяйте стратегию от тактики. Стратегическое планирование проводите один раз в неделю. Тактическое – каждый день, но уделяйте ему максимум десять минут. Не смешивайте уровни, чтобы не потратить полдня на раздумья о «главном».
Продолжение в следующем посте