#Websoft_гостевой_пост

Елена Тихомирова, CEO и основатель eLearning center, автор телеграм-канала Живое обучение, говорит о том, чем важен адаптационный период взаимодействия с новичком, почему его имеет смысл автоматизировать и когда пора к этому приступить.

Адаптация и автоматизация

Адаптация – это, наверное, один из самых значимых периодов во взаимодействии с сотрудником компании. Этот тот самый момент, когда мы можем человека правильно настроить, подготовить под свои стандарты и требования. И самое главное – погрузить в культуру компании, вырастить нового члена коллектива.

Адаптация становится очень непростой задачей в условиях текучки. Когда текучка большая, у компании есть постоянная задача адаптации, причем сразу достаточно большого количества сотрудников. Некачественная адаптация снова приводит к текучке, люди путаются, не понимают задач и уходят, потому что им все кажется сложным.

Вот в такой момент нужна автоматизация адаптационного цикла. Причем автоматизировать лучше все, что можно, чтобы освободить себе руки для задач, которые автоматизировать нельзя. И не только для этого – автоматизация позволяет построить контроль над процессом и ничего не упускать.

Что можно и нужно автоматизировать и как этому подготовиться?

1. Шаблоны адаптационных циклов. Их сначала нужно спроектировать. По задачам, по должностям, по направлениям бизнеса. Может получиться много, но зато потом процесс будет сильно проще. Для каждого цикла нужно расписать все мероприятия, которые должны произойти в период адаптации – от прохождения курсов до живых встреч.

2. Лучше всего назначать адаптацию сразу программой/циклом, а не отдельными мероприятиями. Это исключает человеческий фактор и мелкие ошибки. И экономит время на отдельных операциях по добавлению элементов в программу.

3. По каждой созданной программе адаптации должны быть заранее настроены уведомления, которые будут отправляться в определенной логике. При назначении программы, перед наступлением событий, напоминания по ходу. Это тоже помогает избежать рутинных операций.

4. Если в адаптации задействованы руководители структурных подразделений, то у них должен быть свой интерфейс в системе, в которой адаптация автоматизирована. Они должны увидеть новых сотрудников, внести коррективны в программы, если нужно, и должны видеть прогресс. Причем тут есть одна тонкость: про новичков быстро забывают. Первую неделю вроде помнят, а потом – есть человек и есть. Потому руководителям важно регулярно напоминать, что есть новые люди, с которыми нужно заниматься. Нужны и советы, и рекомендации, и руководство к действию. Даже для тех, кто уже сотни людей адаптировал. Цепочку напоминаний руководителям тоже стоит автоматизировать.

Но прежде, чем что-то автоматизировать и проектировать, нужно продумать методику адаптации. И ответить на один важный вопрос: “Что должен уметь делать и понимать сотрудник, который эффективно влился в работу и в коллектив?”. А потом еще второй вопрос: “Что нужно сделать, чтобы состоялось то, что мы хотим получить?”. И все мероприятия адаптации должны вносить свой вклад в достижение большой цели. Не перегружать, не передавать информацию просто потому, что она есть, не проводить правильные мероприятия, потому что нам так кажется, а вести человека к цели – старту эффективной работы в компании.