Как вовлечь сотрудников в масштабные изменения?

Внедрение HR-системы в компании – это большое изменение, которое затрагивает не только HR, IT и ТОП-менеджеров, а практически всех сотрудников. Если это автоматизация оценки, то оценку в новой электронной форме будут проходить все. Если это автоматизация планирования обучения, то по новой схеме должны будут обучаться все. При этом тем, кто инициирует автоматизацию HR (а это обычно совсем маленький процент сотрудников), все плюсы внедрения системы кажутся очевидными. Для всех остальных в большинстве случаев польза не просто не очевидна, а даже наоборот: внедрение нового кажется чем-то непонятным, а значит – потенциально опасным и угрожающим.

Все мы слышали: «лучшее враг хорошего», «опять что-то придумали, а нам разбираться». В этом нет ничего удивительного – таким образом мозг человека реагирует на любые большие изменения, особенно если они касаются их ежедневной работы и привычной рутины. Просто потому что с точки зрения физиологии обработка совершенно новой информации – процесс крайне ресурсозатратный. Кроме того, любое новое событие провоцирует мгновенную гормональную реакцию, а для потенциально опасной и угрожающей ситуации это реакция «бей или беги». Именно с законами нейрофизиологии связано то, что люди склонны использовать привычные схемы, а новое воспринимают болезненно.

При внедрении HR-системы у каждого сотрудника будет свой сценарий её использования – роль, под которой он будет заходить и работать. Все роли в обязательном порядке и с максимальной детализацией нужно прописать на этапе подготовки внедрения новой системы.

Роли могут быть разными:

– базовая
– пользователь-руководитель
– делегирующий пользователь-руководитель
– смешанная (пользователь является одновременно и руководителем, и подчиненным)

Каждый пользователь может заходить под одной или несколькими ролями, и каждый раз для него будет свой сценарий использования системы.

Преимущества для каждой из ролей нужно «продавать» сотрудникам так же, как продукты компании – клиентам. Людям, которые будут пользоваться системой, очень важно четко и аргументированно объяснить все её плюсы, выгоды и полезные свойства – сделать полноценную рекламу новой информационной системы и каждой роли в ней. Это очень важная часть процесса управления изменениями.

Уделите время и внимание процессу управления изменениями: научите сотрудников пользоваться новой системой в своей повседневной работе, собирайте обратную связь и корректируйте шаги внедрения, постоянно и аргументированно проговаривайте пользу и преимущества новой системы для каждого пользователя.