Как создать регламент в компании, который будет работать

Сегодня будет пост про регламенты - те документы, которые позволяют синхронизировать работу сотрудников и устранять в бизнесе хаос и неопределенность.

Какие могут быть регламенты? Любые, которые описывают типовые повторяющиеся процедуры, шаги, процессы в компании, например:
- регламент действий во внештатных ситуациях
- регламент коммуникации с руководством
- регламент проведения оперативных совещаний, планерок
- регламент проведения замеров на объекте
- регламент произведения расчетов и подготовки КП
- регламент проведения переговоров с клиентом
- регламент работы системы найма
- регламент взаимодействия с подрядчиками, исполнителями на аутсорсинге
- регламент оформления соцсетей компании
- регламент работы в конкретной должности
и т.д.

Есть много разных подходов к созданию регламентов, стандартов в компании и методик на этот счет.

Мой многолетний управленческий опыт говорит о том, что хороший регламент обладает как минимум тремя характеристиками: он должен быть понятым, разумным и живым.

Понятным - это означает, что он должен быть написан простым и грамотным языком, доступным для любого сотрудника, которому предстоит им пользоваться.

⚠️ И тут есть 2 крайности, в которые нежелательно попадать:

1. Взять за основу должностные инструкции забюрокраченных организаций старого типа с заумными фразами-канцеляризмами и усложненными оборотами речи и попытаться переделать их под себя - тем самым вы сразу дадите понять своим сотрудникам, что к этому документу не стоит относиться серьезно, что это сплошные формальности (а вы сами-то серьезно относитесь к такому документу, в котором черт ногу сломит?).

2. Написать регламент в разговорном стиле со вставками соответствующих элементов, слов, фраз и т.д. (думаю, не нужно пояснять, что бытовая речь и деловой язык имеют существенные отличия).

Разумным - это означает, что в нем должны быть описаны вещи и процедуры, которые действительно имеют отношение к делу. Которые не будут вызывать явного непонимания и удивления у сотрудников, коллег и которые будут восприняты ими как нечто, что помогает сделать их жизнь легче, удобнее и понятнее (после того, как вы разъясните им все возникающие вопросы).

Живым - означает, что регламент не должен становиться догмой, неизменной в веках. Он должен регулярно обновляться, дополняться, корректироваться, если через некоторое время стало понятно, что он устарел и уже не соответствует новым обстоятельства или мешает эффективной работе.

✅ Вот, по сути, те 3 основных правила, следование которым позволит вам создать нормальный работающий регламент в своей компании.

(продолжение в следующем посте)