Как прийти к параллельному согласованию

Во многих компаниях используют последовательное согласование там, где оно вообще не нужно. Скорее всего, это осталось ещё со времён, когда по компании таскали лист согласований. С листом можно было реализовать только последовательное согласование, потому что передать лист сразу нескольким подразделениям было физически невозможно.

Уже давно все перешли на сэды, ERP и т. п., но сам процесс по-прежнему выстроен так, что один согласующий приступает к проверке только после того, как документ закончит смотреть другой.

Последовательное согласование:

❌ долгое — очередь согласования чаще всего ничем не оправдана, но пока одно подразделение ждёт другое, подписание необоснованно затягивается. В итоге иногда начинают работать без договора;

❌ дорогое — больше ресурсов (чаще всего юристов) уходит на сбор всех комментариев и правок из ворда, имейлов и сэда в финальный файл. (И, конечно, упущенная выгода от поздно подписанного договора.)

Многие юрдепартаменты сейчас задумываются о внедрении конструкторов и даже полноценных CLM-систем, кто-то уже внедрил. Но нет никакого смысла покупать дорогущий CLM, если в итоге в основе процесса остаётся неуклюжее последовательное согласование. Вы почувствуете небольшое ускорение за счёт автоматизации, но максимальный эффект (ради которого и тратите деньги) достигается только, когда в систему заложено параллельное согласование.

Двигаться к параллельному согласованию нужно и на уровне документов, и на уровне процессов:

📌 изначально сделать нормальную архитектуру документооборота и структуру типовых договоров — в идеальной ситуации каждый проверяющий работает только с одной частью и никогда не читает документ целиком, чтобы найти нужное положение;

📌 пересмотреть весь договорный процесс;

📌 постепенно мигрировать весь процесс согласования на одну платформу — где можно и вносить правки в режиме совместного редактирования, и обсуждать, и ставить согласования.

#SimplawyerLegalOps