Плейбуки

Настройка системы управления знаниями (хотя бы на базовом уровне) — то, что в текущей обстановке ощутимо облегчит жизнь бизнесу. Продолжаем писать про управление знаниями, потому что инициатива по этим проектам должна исходить именно от юрдепартамента.

Ещё одно полезное решение быстрого действия — плейбуки. Если коротко, это система, в которой подробно описано, как готовить и согласовывать договоры при разных сценариях.

Плейбуками пользуются не только сами юристы, но и все остальные сотрудники, которые работают с договорами. Допустим, в вашей компании есть условия, которые нельзя менять ни при каких обстоятельствах. Но менеджеры всё равно каждый раз приходят с этим вопросом к юристам. Вот здесь и поможет плейбук — в нём так и напишут: «условие менять нельзя, даже если очень хочется».

Что включает плейбук:

📌 стандартные переговорные позиции компании;
📌 размеры допустимых рисков;
📌 готовые формулировки условий договора для разных сценариев;
📌 формулировки для кейсов, где можно уступить контрагенту;
📌 готовые ответы на правки контрагентов;
📌 где допустимо использовать форму контрагента;
📌 и всё другое, что стало стандартом для вашей компании.

Несколько советов по разработке и внедрению:

✅ начинайте с самых простых, но стандартных договоров (например, услуги);
✅ делайте плейбуки с автоматизированным поиском;
✅ установите точные сроки для апдейтов (например, 1 раз в полгода);
✅ подготовьте пользователей к внедрению. Как вариант — проведите встречу и расскажите сотрудникам о стандартных позициях в договорах и почему они именно такие;
✅ обучите сотрудников, как работать с плейбуком (вебинары, гайды, воркшопы).

Для начала можно в экселе собрать базовые позиции по самым частым договорам. Впоследствии такое решение можно масштабировать на CLM-систему. Среди западного софта много CLM-систем со встроенными плейбуками. Например, Axdraft, ContractExpress, Contracts 365, Docusign, DocJuris. Отечественные разработчики тоже работают над этим.

#SimplawyerContractManagement