В моменте с Лесей

Когда задач становится больше, чем времени 🤩

Олеся Дендиберя, основатель агентства «Больше времени», занимается делегированием задач и организацией работы с ассистентами

В карточках — практический разбор: с чего начать, что передавать, как ставить задачи и как посчитать время, которое уходит на рутину

Читайте и присматривайтесь к своим задачам: возможно, часть из них уже можно передать другому человеку 🤩

Хотите наладить делегирование?
Свяжитесь с Олесей:

Писать в ТГ: @lesya_dendiberya
Канал в ТГ: @moretimeforyou
*ИГ — Компания Meta признана экстремистской и запрещена на территории РФ

#honorагентства

Чего-то я сюда давно не заглядывала....

Начала свой путь как оформленный (я имею ввиду с четким позиционированием и оформленными соц сетями) тайм-менеджер с 2017 года (9 лет уже 🥲)


В тот прекрасный год, изучая своих "конкурентов" я нашла Анну, которая была потом для меня красной тряпкой (в хорошем смысле этого слова) и я точно знала, что если я не справлюсь с какой-то ситуацией клиента, могу отправить к ней и человеку помогут

Также её соц сети меня мотивировали хоть как-то барахтаться в этом направлении

И тут.....она взяла и ушла в дизайн интерьеров....

По-человечески, я за неё очень рада
Но с профессиональной точки зрения....и где мне теперь искать свою "красную тряпку"?!

Мне не стыдно признать, что достаточно большая часть моих компетенций была получена после:
"Подожди 2 дня, я закончу и помогу тебе" - ага...за это время уже сама разберусь
"Да у тебя не получится" - хм, смотри-ка, получилось

Сейчас, конечно, выбор какие навыки и компетенции осваивать идет более осознанным методом, но я искренне верю, что та здоровая злость и дух соперничества помогли мне за короткий срок освоить всё то, что я до сих пор применяю в работе и стать не только отличным специалистом, но и просто интересным собеседником + навык, который использую до сих пор регулярно - эффективно учиться новому

Иногда, проблема не в том, что вы не умеете планировать

Навеяно адской неделей перед отпуском.....

Можно идеально вести календарь, раскладывать задачи по приоритетам, вести красивый ежедневник, настроить планнер и даже честно делать еженедельное планирование.....

.... и всё равно ничего не успевать 🙃

Потому что иногда проблема не в системе планирования, а в том, что задач объективно больше, чем помещается в вашу жизнь

У вас есть 8 рабочих часов (ну ладно, перед отпуском это 12-14 часов), а внутри них вы пытаетесь одновременно быть:
— руководителем
— продажником
— маркетологом
— бухгалтером
— менеджером проектов
— человеком, который отвечает на сообщения
— человеком, который «быстренько поправит табличку»
— и желательно ещё стратегом, который думает, куда вообще идёт бизнес 😅

А ЕЩË

— поваром
— уборщицей
— партнером
— подругой

И желательно ещё в целом приятным человеком 🥲


Так вот, тайм-менеджмент не должен помогать вам впихнуть всё это в 8 часов, хороший тайм-менеджер в этот момент задаёт 2 вопроса:

А почему вы вообще должны делать всё это сами?
Точно ли ВСË это нужно сделать именно СЕЙЧАС?

Когда я разбираю загрузку с клиентами, мы смотрим не только на то, когда делать задачу, а:
→ нужно ли её делать вообще
→ нужно ли её делать именно вам
→ можно ли её упростить
→ можно ли автоматизировать
→ можно ли передать другому человеку
→ и что случится, если просто перестать это делать

И иногда лучший результат работы — не новый планнер, а минус 15 задач из текущего 🔥

Осталось самой раза 4 перечитать пост и изменить регламент подготовки к отпуску 🥲

У меня есть несколько мест на работу в августе — и в этот раз можно зайти сразу в трёх форматах 👇

1. Бизнес-ассистирование — 2 места

Если вы понимаете, что задач становится слишком много, а делегировать пока некому или некогда выстраивать работу с ассистентом — можем забрать часть процессов на себя

Сейчас есть два свободных ассистента с разным профилем:

1 место — ассистент с акцентом на бизнес-процессы и документы

Подойдёт, если нужно:
— навести порядок в текущих процессах
— вести таблицы, документы, договоры, отчётность
— контролировать дедлайны и договорённости
— собирать информацию и структурировать её
— следить, чтобы задачи не терялись
— разгрузить вас от регулярной операционки

1 место — ассистент с акцентом на контент и творческие задачи

Можно передать:
— монтаж Reels
— оформление и подготовку контента
— поиск референсов и информации
— работу с визуальными материалами
— публикации и другие регулярные задачи по блогу
— разовые творческие задачи, которые постоянно висят у вас в списке

То есть не просто «найти помощника», а получить человека, которого мы подберём под ваши задачи и поможем встроить в работу

2. Консультации по тайм-менеджменту — 3 места

Это для тех, кто вроде бы постоянно что-то делает, но:

— список задач только растёт
— времени на себя всё равно нет
— сложно расставлять приоритеты
— много незаконченных дел
— рабочий день растягивается
— делегирование не спасает, потому что вместе с ним появляется ещё больше контроля
— хочется перестать жить в режиме «сейчас только всё разгребу»

На консультации мы не будем пытаться впихнуть ещё больше задач в ваш календарь

Разберём именно вашу систему работы и жизни: куда уходит время, что можно убрать, что делегировать, что перестроить и как сделать так, чтобы нагрузка действительно уменьшилась


3. Индивидуальное обучение тайм-менеджменту — 1 место

Это уже более глубокая работа для тех, кто хочет не просто решить текущий завал, а выстроить свою систему управления временем надолго

Будем работать с планированием, приоритетами, нагрузкой, фокусом, делегированием, привычками и организацией рабочих процессов

Не по универсальному шаблону, а под ваш ритм жизни, работу и особенности

Если давно хотели обратиться, но откладывали — можно написать мне в личные сообщения @lesya_dendiberya

Я задам несколько вопросов и подскажу, какой формат сейчас лучше подойдёт именно вам 🤍

Читаю сейчас "45 татуировок менеджера"

Во-первых, крайне рекомендую всем управленцам к прочтению
Во-вторых, нахожусь в искреннем замешательстве по поводу того, что происходит на рынке сейчас (отношение "исполнителей" (тут я имею ввиду всех: начиная со специалиста, заканчивая ген диром фирмы, которая оказывает услуги) к работе и рекомендацией в книге


Сейчас часто вижу тенденцию - "мне проще не брать этого клиента, чем с ним возиться". И я прекрасно понимаю эту позицию у тех, кто решил не развивать свой бизнес и им ок в том, что сейчас есть, либо они завершают текущих клиентов и уходят на покой

Но с другой стороны (как и косвенно указано в книге), если у вас стоит задача развивать бизнес - то каждый клиент важен и за каждого клиента прям сражаются

Но встает тогда ряд вопросов:
1. Что важнее: новый клиент или сохранение ресурса исполнителя?
2. Действительно ли в 2026 году клиент всегда прав?
3. "Сбросить" стоимость, чтобы "забрать" клиента - демпинг или же нормальная практика?

Книгу ещё не дочитала, вопросы эти, ранее для меня очевидные, перестали такими быть и пока открыты

Что ты оставишь после себя?

Такой вопрос мы недавно обсуждали с подругой и с психологом 

И честно, я очень надеюсь, что оставлю только светлую помять о себе, как о личности в сердцах и умах людей, которые меня знают 


С детства до 2 курса универа я стремилась стать президентом, как минимум, быть в администрации президента. Итог: работала в администрацией города, меня готовили на смену главе (Власиха). Дальше была короткое время правой рукой первого зама главы Одинцово. По определённым причинам, с 3го курса я отказалась от этой идеи и хотела что изобрести

Достаточно быстро тоже отказалась от этой идеи (здесь в целом потенциала у меня не было и нет). Дальше я нашла себя в бизнесе. Помогла открыть и поддержать более 35 бизнесов в разных сферах и по сей день продолжаю в этом развиваться с одним НО.

До этого года у меня действительно были стремления выстроить корпорацию. В целом, особенно в моей сфере это реально, так как конкурентов мало, но сейчас «игра» превратилась в борьбу с ветряными мельницами (хотя, честно  говоря это наоборот мне нравится)

Дело в том, что я начала изучать биографии людей. Сопоставлять факты и смотреть что было в жизни у человека до рождения того или иного шедевра (сфера значения не имеет: книги, музыка, фильмы, изобретения и тд). За всем гениальным, что человечество несет сквозь века стоит чудовищная трагедия и боль одного конкретного творца

И осознавая это, когда с одной стороны простая, насколько это возможно счастливая жизнь, и трагедия, которая «родит» шедевр, с другой — я выбирая спокойную и счастливую жизнь

Возможно, я когда-нибудь найду противоположный пример и изменю мнение. Возможно, моё достигаторство в какой-то момент перевесит, но пока я выбираю жизнь 🫶🏻

(счастливой и простой её сложно сейчас назвать, но я усердно работаю в этом направлении)

А что выбираете вы?

По своему желанию или по стечению обстоятельств достаточно много людей сейчас меняют сферу деятельности и в инсте часто натыкаюсь на рилсы "Я закрываю эту главу и пока не знаю что ждет меня впереди"...

Красиво звучит, правда?

И вот мне прям не хватает этого: не знаю что впереди и закрываю главу, так как оборачиваясь назад, я понимаю зачем проходила то или иное обучение, в каких ситуациях я принимаю те или иные знания и тд

И для меня, в целом, то, что я руководить агентства бизнес-ассистентов с обучающей базой является совершенно логичным и плавным промежутком, что начинала специалистом на кафедре и преподом
Да, именно промежутком, так как я сейчас вновь погружаюсь в учебу и уже предполагаю какие новые направления она откроет для меня

Нашла свои сертификаты: фотограф, визажист, социальная работа, IP-телефония (будь она неладна), управление в сфере туризма, финансовая грамотность, SMM, архетипы, антикризисное управление и это только то, подтверждение чему я смогла найти, а было ещё много всего без сертификатов

И всё это я использую сейчас в работе: как минимум, чтобы говорить на одном языке с представителями этих профессий, как максимум, чтобы в моменте дать рекомендацию своему клиенту, понять, когда действительно нужна консультация профильного специалиста и подобрать действительно хорошего спеца


Всё это для меня не про распыляться на всё подряд и не про "не можешь довести хоть одно до конца", а про то, что я абсолютно любому навыку и знанию найду применение в своей текущей роли

Мне кажется, именно так и создается нечто уникальное, когда каждую крупинку знаний выкладываешь определенным образом, чтобы получилась цельная, красивая мозайка

Что думаете?

В рабочей сфере есть только один вопрос, который может меня за долю секунды из милого человека превратить в фурию (помните, как в "Отряд самоубийц" ученая перекидывалась в ведьму? Я делаю это ещё быстрее), а именно:

"Они что, не могут сами планировать и пользоваться календарем?"

Даю себе 5 секунд на то, чтобы отфильтровать речь и отвечаю вопросом: "Если я вам сейчас дам ручку, бумагу, телефон, калькулятор, вы можете сейчас сесть и решить тригонометрические уравнение?"

На практике, пока ни один человек не согласился даже попробовать. Зато в ответ летит сразу, что это слишком разные вещи и их нельзя сравнивать

Так вот, можно.

За каждый наш навык отвечает определенный отдел головного мозга
За планирование отвечает префронтальная кора, особенно её передние отделы

Если говорить именно о планировании, то в него входят сразу несколько когнитивных процессов:

Рабочая память
Удерживать весь план в голове.

Когнитивная гибкость
Менять план, если появились новые обстоятельства.

Тормозной контроль
Не отвлекаться на то, что не относится к цели.

Долгосрочное прогнозирование
Представлять будущий результат.

Последовательное мышление
Разбивать большую задачу на этапы.

Мониторинг ошибок
Замечать, что план перестал работать.

Все вместе это и называют исполнительными функциями


И да, не все люди могут это делать самостоятельно на том уровне, на котором делает специалист

Точно также, как если вам дать в руки тряпку, швабру и ведро с водой скорее всего, вы уберете квартиру приемлемо, но в любом случае хуже, чем это сделают специалисты

Если вам дать ручку, вы напишете слово, но в любом случае оно будет написано более коряво, чем у каллиграфа

И ЭТО НОРМАЛЬНО!

Мы можем очень много вещей делать на приемлемом уровне (и чем больше мы работаем над развитием мозга, тем больше сфер можем включать в это приемлемо), но лучшими мы можем стать только в определенных сферах и (сейчас будет спойлер) на это влияют ещё другие штуки, как: генетика, гормональный фон, телосложение (изначальное: длинна рук, ног, туловища и подобное) и тд


А если вам интересно протестировать свой мозг, можете мне написать, пришлю тест

Всем бобра 🫶

Что можно делегировать бизнес-ассистенту?

Самая частая проблема, с которой я сталкиваюсь:
«Олеся, а что вообще можно делегировать? Мне кажется, у меня нет таких задач»

А потом мы открываем календарь человека, и оказывается, что 20–40% его времени занимают задачи, которые может делать другой человек

Вот лишь небольшая часть того, что можно передать ассистенту

📅 Организация рабочего дня
• ведение календаря;
• запись на встречи;
• перенос созвонов;
• напоминания;
• планирование недели

📧 Коммуникации
• ответы на типовые сообщения;
• работа с почтой;
• общение с клиентами;
• согласование встреч;
• запрос документов и информации

📄 Документы
• подготовка договоров;
• счета и акты;
• хранение оригиналов документов;
• отправка корреспонденции;
• ведение архива

💰 Финансы
• контроль оплат;
• напоминания должникам;
• сбор закрывающих документов;
• подготовка информации для бухгалтера;
• ведение таблиц доходов и расходов

👥 HR
• поиск кандидатов;
• проведение первичных собеседований;
• организация интервью;
• адаптация новых сотрудников;
• контроль выполнения задач

📊 Организация бизнеса
• постановка задач команде;
• контроль сроков;
• ведение CRM;
• подготовка отчетов;
• описание бизнес-процессов

🎉 Личные задачи
• запись к врачу;
• покупка билетов;
• бронирование отелей;
• поиск подарков;
• организация мероприятий;
• заказ цветов, продуктов и всего, что экономит ваше время

И это далеко не полный список

Самое интересное, что ассистент — это не про просто "делать за вас"

Это про то, чтобы убрать из вашей головы десятки мелких задач, которые постоянно забирают внимание

Пока вы вспоминаете, кому ответить, кого записать, кому отправить документы и когда оплатить счет — мозг расходует силы

А эти силы можно потратить на развитие бизнеса, семью, отдых или просто спокойно закончить рабочий день вовремя

Моя любимая фраза:
Делегировать нужно не потому, что вы не справляетесь.
А потому, что ваша жизнь стоит дороже этих задач.


А какая задача сильнее всего раздражает вас каждый день? Напишите в комментариях — вместе посмотрим, можно ли ее делегировать🫶

Абсолютно для всех сейчас турбулентные времена по своим причинам и единственное, что мы для себя действительно полезного можем сделать - адаптироваться к этому и продолжать жить максимально счастливую для себя жизнь, так как турбулентность не планирует закачиваться

По моим наблюдениям часть людей ускоряются в своей гонке, часть ещё активнее перебирается в деревни

А я снова где-то посередине 😁
У меня есть четкое понимание своего минимально комфортного уровня, но при этом есть желание спокойной, наполненной жизни без вечной гонки

На какой вы стороне?

Освобождаем 5 часов в неделю №1: проведите аудит времени за 3 дня

Большинство предпринимателей (да и просто людей) уверены, что знают, куда уходит их время. На практике же оказывается, что ежедневно теряется от 1 до 3 часов на переключения, мелкие задачи и незапланированные действия (может доходить и до 5-6 часов)

Первый шаг к тому, чтобы освободить минимум 5 часов в неделю, — провести аудит времени

1️⃣Выберите 3 обычных рабочих дня
Не берите выходные или дни с нестандартным графиком. Нам нужна реальная картина вашей работы

😀 Фиксируйте абсолютно все
Каждые 15 минут записывайте:
- время;
- чем занимались;
- сколько длилась задача

Записывайте честно, даже если 20 минут ушло на соцсети, переписку или «просто отвлекся»

❤️Отмечайте (либо в моменте, либо анализируйте вечером) категорию каждой задачи
💰 Приносит деньги
продажи;
переговоры;
работа с клиентами;
развитие продукта

⚙️ Поддерживает бизнес
документы;
планирование;
внутренние созвоны;
операционные вопросы

🔁 Можно делегировать
оформление документов;
поиск информации;
публикация контента;
заполнение таблиц;
ответы на типовые сообщения

⛔️ Потеря времени
бесцельное листание соцсетей;
постоянные переключения;
лишние совещания;
ожидание ответа без выполнения других задач

😋 Подведите итоги
Посчитайте:
- сколько часов ушло на каждую категорию;
- сколько времени можно было делегировать;
- сколько времени потеряно впустую.

Именно здесь обычно находится ваш первый свободный час в день

Не пытайтесь сразу перестроить весь график. Достаточно найти хотя бы 1 час в день, который можно вернуть себе. Это уже 5 часов в неделю, которые можно направить на развитие бизнеса, продажи или отдых

Ловите шаблон: https://docs.google.com/spreadsheets/d/13xcTPocVsLNNl22SRCfeZtkxwEBe6GBR/edit?usp=sharing&ouid=114301256174785441821&rtpof=true&sd=true

Писала пост про книгу, нашлись обеспокоенные её судьбой

Рассказываю итог: типография не захотела никак сотрудничать и предоставлять какую-либо информацию.
Я нашла бизнес-сообщество, в котором относительно недавно выступал автор

Написала письмо руководителю этого бизнес-сообщества и она любезно предоставила мне личный телефон автора

Написала автору (оказался очень приятный и вежливый мужчина), сообщил, что книга находится на переиздании и до конца года снова появится в продаже, порекомендовал 2 другие свои книги, объяснил что в них тоже можно интересного найти

Такая вот история))

Но в запросе сейчас ещё более интересный случай. Нужно найти книгу от издательства, которое официально не существует и которое видимо нелегально (скорее всего их в последний момент просто позвали) оказалось на международной книжной конференции, где и была заявлена эта книга

Здесь работу начала с гос.комитетов, которые проверяют теперь списки