Вас попросили помочь. Почему теперь вся задача ваша?

Просьба «подключиться» ещё не объясняет, чего от вас ждут. Поделиться опытом? Подготовить документы? Пройти сложную процедуру? Или отвечать за весь результат?

Если это не обсудить, у участников могут оказаться совершенно разные ожидания. Вы считаете, что помогаете с отдельным вопросом. Коллеги считают, что передали вам задачу целиком.

Я бы прояснял это до начала работы. Сначала - какой общий результат нужен. Затем - четыре вопроса о том, как разделена работа.

1. Что делаю я?

Не просто «помогаю», а конкретное действие и результат моей части: что подготовлю, проверю или передам.

2. Что делают другие?

Кто даёт исходные данные, формулирует требования, готовит остальные части? Что мне нужно получить от коллег, чтобы выполнить свою работу?

3. Кто принимает решения?

Кто выбирает вариант, согласует изменения и разрешает противоречия? Участие в подготовке не означает, что у меня есть право решать за всех.

4. Кто принимает результат?

Кто проверит, что получено именно то, что требовалось, и подтвердит, что задача выполнена?

После этого нужно согласовать ближайший шаг и срок, когда вернётесь к проверке договорённостей. Если часть работы пока никому не поручена, важно это увидеть и определить ответственного.

В моём случае, о котором рассказываю в графике, требовалось помочь другому департаменту закупить обучение. Я согласился помочь пройти сложную закупочную процедуру и подготовить исходные материалы. Но определить содержание обучения, подготовить техническое задание, получить необходимые подписи и затем принять результат должны были коллеги.

Знать, как провести закупку, и решать, какое обучение нужно подразделению, - разные задачи.

Для такого разговора подходит простая формулировка:

«Я готов взять на себя эту часть. Чтобы её выполнить, мне нужно получить от вас вот эти материалы. Давайте также определим, кто согласует решения и кто проверит готовую работу».

Это не попытка снять с себя ответственность. За свою согласованную часть я отвечаю сам. Но помощь общему делу не должна незаметно превращаться в передачу всей задачи тому, кто согласился подключиться.

Вспомните одну просьбу «помочь», которая сейчас у вас в работе. Можете ли вы назвать свой конкретный результат, вклад коллег, того, кто принимает решения, и того, кто примет итог? Если нет, есть что уточнить до следующего шага.