Как обсуждать срок, к которому вы не успеваете

Задача поставлена, срок назначен. Вы оцениваете работу и понимаете: в этих условиях не успеть.

Можно ответить «постараюсь». Но руководитель может услышать в этом согласие и продолжить рассчитывать на результат к назначенной дате.

Я бы начинал разговор раньше, пока ещё можно выбрать другой вариант. Для этого нужно подготовить четыре вещи.

1. Нужный результат.

Для чего он нужен именно к этому сроку? Что должно стать возможным после выполнения задачи? Иногда первоначальный запрос включает больше, чем требуется для ближайшей цели.

2. Конкретное ограничение.

Какую часть работы не успеваете сделать и почему? Какие данные ещё не получены? От кого зависит следующий шаг? Нужны понятные факты, а не только оценка «срок нереальный».

3. Выполнимое предложение.

Что можно подготовить к нужной дате? Что придётся перенести? Помогут ли дополнительные люди или изменение других приоритетов? Если предлагаете часть результата, сразу назовите, чего в ней не будет.

4. Решение, которое нужно согласовать.

Что именно делаем, кто отвечает, к какому сроку и когда проверяем ход работы? Изменение объёма должен подтвердить руководитель или заказчик. Самостоятельно сократить задачу и сообщить об этом при сдаче - совсем другая история.

В видео я рассказываю о похожем случае из своей практики. К мероприятию требовался сайт, но полную версию сделать не успевали. При этом ближайшая цель была конкретной: показать продукцию и дать людям возможность оставить заявку.

Мы договорились подготовить страницу с продукцией и формой обращения, а остальные функции вынести в следующий этап. Важно было согласовать не только то, что появится к мероприятию, но и то, чего к этой дате не будет.

Разговор можно начать так:

«Правильно понимаю, что к этой дате главное - …? Полный объём не успеваем из-за … . Предлагаю подготовить …, а … перенести на следующий этап. Такой вариант решит задачу?»

Не каждую работу можно разделить. Если сокращённый вариант не решает задачу, нужно обсуждать другие условия. А если договориться не удалось, прямо обозначить, какой результат остаётся под угрозой и какое решение требуется.

Возьмите одно поручение, по которому рискуете не успеть. Перед разговором запишите четыре вещи: нужный результат, конкретное ограничение, выполнимое предложение и решение, которое нужно получить от руководителя или заказчика.