Корпоративные процессы ⚙️

Всем привет!

Сегодня чуть расскажу про организацию процессов корпоративной практики нашей команды.

В корпоративной практике есть много типовых процессов, таких как выдача опционов, их исполнение, обработка обращений акционеров, регистрация сделок с акциями и так далее.

Когда-то всё это жило в разных местах: что-то в почте, что-то в корпоративных мессенджерах, что-то в Notion, документы на дисках. В итоге контекст был размазан по нескольким сервисам, новому человеку было сложно погрузиться в процесс, а заинтересованным коллегам понять, что вообще происходит с конкретной задачей.

Нужно было собрать всё в одном месте. Желательно без разработки собственного сервиса или покупки стороннего за миллионы миллионов :)

Выбор пал на старый добрый Pyrus, о котором мы так часто пишем здесь 👀

Почему именно он? Pyrus уже был раскатан на всю компанию, все его знали, дополнительных расходов не требовалось, а формы и маршруты можно было довольно гибко настроить под себя.

Коллеги из IT провели нам небольшой ликбез, а дальше формы мы уже начали развивать сами.

Что получилось 👇

◾️ Под каждый типовой процесс сделали отдельную форму. Опционер или акционер, который её заполняет, вводит запрашиваемую информацию, прикрепляет необходимые документы и отправляет тикет дальше по этапам маршрута.

◾️ Маршрут меняется в зависимости от ответов в форме или выбранных полей. Например, автоматически подключается бухгалтерия или HR нужной страны, а ненужные этапы просто пропускаются.

◾️Типовые документы, которые необходимо будет подписывать в процессе исполнения тикета генерируются одной кнопкой из заранее загруженных шаблонов, в которые подтягиваются данные, внесенные в форму автором в самом начале.

◾️ Переписку с заявителем ведём по почте прямо из формы, поэтому весь контекст остаётся внутри задачи.

◾️ Любого коллегу можно добавить наблюдателем, и ему не придётся собирать историю по чатам и пересланным письмам.

◾️ На каждую задачу для простоты навигации можно навесить кучу тегов, а все задачи легко отфильтровать по этапам.

Конечно, до идеала пока далеко. Периодически находим места, где процесс тормозит или работает не так, как хотелось бы, и докручиваем форму и маршрут.

Но когда одновременно прилетает пара десятков однотипных задач, разница особенно заметна: гораздо проще понимать, что где находится, и гораздо ниже шанс кого-то потерять или про кого-то забыть 🙌

#Денис #legalops