Начнем с того, что у нас в "Диагране" очень высокие стандарты по отчетности. Для всех наших клиентов мы еженедельно в понедельник-вторник выдаем:
1. KPI по лидам/сделкам/выручке: план, факт, в графике или нет и на сколько
2. Выводы и инсайты за прошедшую неделю: какие гипотезы подтвердились, а какие нет и на сколько. Выводы из аналитики
3. Отчет по задачам: что сделано со ссылками на результаты (файлы, скрины, ссылки)
4. Предложения и просьбы к клиенту: что-то предоставить, дозаполнить, дать обратную связь, список задач на стороне клиента
5. План на новую неделю
Для подготовки используется множество источников - трехмесячный или полугодовой план по задачам, ежемесячные задачи, результаты созвонов, встреч и мозговых штурмов, лог переписки в двух рабочих чатах (клиентском и с командой проекта), задачник из CRM (мы используем WEEEK), Яндекс метрика, Колтач, Колибри, внутренние таблицы по KPI от директолога, данные по расходу бюджетов.
Чтобы все это срастить и ничего не потерять уходили часы. Во всем этом мы регулярно путались, часть задач терялась. На аналитику всегда было недостаточно времени. Потому что ее надо смотреть глазами еженедельно 30-40 минут, и ежемесячно полтора-два часа. И так по каждому проекту, а у проджекта их несколько.
Опытный проджект с этим как-то еще мог существовать, да и то регулярно что-то терялось и предоставлялось не вовремя. Менеджер постоянно получал замечания от клиентов, а проджект - от менеджера. Обучить джуна или миддла делать отчеты и не путаться на проекте средней сложности уходило до полугода. А на больших проектах, чтобы все делать правильно, как задумано, по моим стандартам нужно было тратить столько времени, что проджект мог бы вести только два проекта. Естественно, стандартами приходилось регулярно жертвовать.
У проджекта только на отчетность уходил целый день, а иногда и полтора. Качество страдало. Мы боролись, страдали, ругались, все грозились уволить или уволиться. И всё это было больно для меня лично.
Что мы только ни пробовали: канбан на пробковой доске, еженедельные планерки менеджер - проджект, правило что все задачи только через Битрикс24, штрафы за косяки, поощрения за отсутствие косяков, групповые порицания,
Отчеты - огромная наша боль в "Диагране". Была.
В следующей части расскажу как мы с этим справились с помощью ИИ, что пришлось внедрить и что еще предстоит сделать.