Сам ты скрамбан! Часть 3. Планирование и приоритизация

Это цикл постов про организацию процессов в редакции банка. Когда-нибудь они соберутся в мегапост и пойдут искать своих хейтеров на виси.

В первой части было про бизнес-контекст, в котором работает редакция. Во второй части я рассказал о преимуществах agile-методологии для команды и стейкхолдеров.

В этом посте объясню, по каким принципам планируем спринт и как решаем, какие задачи в него войдут.

Как формируется бэклог

Все задачи приходят в редакцию в JIRA, если стейкхолдер пытается поставить ее в почте, мессенджере или коридоре, то я прошу его создать задачу в JIRA. В редких случаях редакторы сами ставят себе задачи, хоть это и не целевой процесс.

Чтобы создать задачу, стейкхолдеру нужно выбрать редакцию и свое бизнес-направление. За каждым продуктом закреплен свой редактор, задача автоматически падает ему в бэклог.

До понедельника задачи в бэклоге уточняются и приоритизируются, а на планировании в понедельник попадают или не попадают в спринт.

Принцип 80/20

Это не закон Парето, хоть цифры и похожи. Это условно нормальное соотношение срочных и запланированных задач в спринте. На плановые задачи мы выделяем 80% объема спринта, а 20% должны оставаться свободными, чтобы команда справлялась с асапами без ненужного надрыва и поменьше срывала дедлайны.

Мотивированный дедлайн

Чтобы правильно распределить загрузку в спринте, я оцениваю на «мотивированный дедлайн»: если стейкхолдер просто хочется побыстрее — это одно, а если задачу не сделать и будут негативные последствия — другое.

Разумеется, каждый будет уверять, что его задача самая-самая. Но когда все задачи срочные, они становятся одинаково несрочными. Реальную срочность можно определить по чек-листу:

☑️ что будет, если не сделать прямо сейчас
☑️ что будет, если не сделать вообще
☑️ какова цена ошибки

На первые два вопроса чаще всего будет ответ «ничего».

Чтобы бороться с необоснованным давлением и не платить за чужие ошибки в планировании, можно воспользоваться чек-листом для эскалации:

☑️ кому надо срочно
☑️ почему возникла срочность
☑️ с чем связан дедлайн

Если диалог идет на встречных курсах, то конфликт довольно легко решается. Иногда срочность на самом деле возникает из-за внешних факторов — достаточно просто передоговориться.

Сквозная приоритизация

В первой части я рассказывал, что практически любой человек в банке может поставить задачу в редакцию. Чтобы не устраивать битву за срочность между стейкхолдерами внутри одного направления, мы делегируем коллегам сквозную приоритизацию.

Пример 1. В малом бизнесе пришло десять задач от маркетинга, кросс-селла и отдельных продактов. На встрече со стейкхолдерами редактор проставляет приоритеты от 1 до 10 с учетом мотивированных дедлайнов.

Пример 2. В дебетовых картах есть пять задач на маркетинговые коммуникации от портфельных менеджеров и по одной UX-задаче от нескольких продактов. Портфельные менеджеры приоритизируют свои задачи от 1 до 5 в офлайне, а редактор выстраивает сквозную приоритизацию задач по продукту и сам управляет дедлайнами внутри спринта.

Что будет дальше:

➡️ Часть 1. Как работает редакция
➡️ Часть 2. Зачем нам скрамбан
➡️ Часть 3. Планирование и приоритизация → мы здесь 🍞
➡️ Часть 4. Как устроены процессы на практике

#процессы