Импортозамещение в HR: как внедрить новый программный продукт?

Прекращение работы зарубежного софта в России и невозможность оплатить продукты иностранных поставщиков затронули область HR-автоматизации, поэтому перед многими компаниями встала задача импортозамещения.

Тут, как говорится, у нас есть две новости: плохая и хорошая. Плохая: импортозамещение не провести одним кликом мышки – это полноценный проект по внедрению нового программного продукта. Хорошая: вы уже это делали, вы знаете свой бизнес, свои процессы и систему, которой пользовались прежде, как свои пять пальцев. Из своего опыта вы почерпнете информацию, которая поможет вам выбрать подходящий отечественный продукт.

Вот шаги, которые вам нужно сделать для импортозамещения:

1. Анализ задач

Хорошенько изучите то, чем уже пользуетесь. Какие недостатки есть у вашего старого продукта автоматизации? Какие функции оказались вам не нужны? Какие HR-задачи так и остались нерешенными?

Не ищите точный аналог. Проанализируйте реальные потребности и планы на развитие – что вам нужно сейчас, что потребуется в перспективе – и составьте новый список требований. Это поможет вам найти долгосрочное решение.

2. План проекта

Исходите из установки, что вы начинаете полноценный новый проект. Это значит, что вам нужны руководитель, ресурсы и достаточное количество времени. Спешка может очень дорого стоить.

3. Анализ данных

Определите, что обязательно нужно перенести из одной системы в другую, а чем можно пожертвовать, чтобы не увеличивать объем и стоимость работ . Во-первых, у вас наверняка есть данные, которыми никто не пользуется или которые вот-вот устареют. Во-вторых, из-за различий в архитектуре систем полная миграция обычно невозможна.

4. Анализ нового программного продукта

Тут важно обратить внимание на несколько факторов.

Во-первых, убедитесь, что продукт вам действительно подходит. Если в продукте используются западные технологии – вы рискуете, поскольку неясно, сколько они еще будут доступны. Привлеките ваших IT-специалистов, чтобы убедиться, что новый софт создан на собственных или открытых технологиях.

Во-вторых, сузьте выбор: чем он шире, тем вам будет сложнее остановиться на чем-то одном. Изучите сайты, опросите коллег и выберите 3-4 системы, которые максимально близки к тому, что вам нужно. А их проанализируйте глубже.

В-третьих, не гонитесь за инновациями. Вам нужна рабочая система, а новое решение может оказаться очень сырым. Обратите внимание на те продукты, которые отвечают вашим задачам, уже успешно внедрялись и работают на российском рынке.

В-четвертых, постарайтесь не превратить свою систему автоматизации в «лоскутное одеяло». Дробность элементов из разных систем вызывает проблемы с управлением, обновлением и развитием, поскольку все они работают по-разному. Если при переходе получится сократить количество систем до одной с широкими возможностями для интеграции – вы только выиграете.

5. Обучение пользователей

Любое импортозамещение – это новая система для пользователей, с новым интерфейсом, структурой, внутренней логикой. А еще это стресс, и оставлять людей с ним наедине нельзя. Планируйте миграцию открыто, оповестите сотрудников заранее, чтобы они сохранили нужные материалы и просто были готовы, организуйте обучение и поддержку – и переход будет почти безболезненным.

6. Коммуникация с IT

Вашим IT-специалистам нужно принять новую систему, понять, как она администрируется, что они могут сделать, а что нет. Поэтому будьте с ними на связи и привлеките их к выбору нового продукта, иначе система у вас будет, но сделать с ней вы ничего не сможете.

Резюмируя изложенное: планируйте импортозамещение в HR, исходя из собственных задач. И используйте замену системы как возможность:

– провести апгрейд существующих инструментов,
– внедрить то, что вы не могли делать с предыдущим ПО,
– отсечь лишнее.

Подробнее – в блоге генерального директора Websoft Алексея Королькова на HR-Portal: https://hr-portal.ru/blog/importozameshchenie-v-hr-kak-pereyti-na-novyy-programmnyy-produkt