От тревоги к полной интеграции: как создать и автоматизировать программу адаптации

В сентябре наши коллеги и партнеры из компании ЭКОПСИ Анна Тимофеева, Артем Толкунов и Никита Карачун провели вебинар о том, как создать эффективную программу адаптации, а также автоматизировать ее, используя возможности Websoft HCM. Запись можно посмотреть здесь, узнать больше об исследовании – в этом материале, а для подписчиков нашего канала мы приготовили конспект вебинара.

💬 Исследование

В ЭКОПСИ корпоративные программы адаптации исследовали с октября по декабрь 2022 года. Целью исследования было понять, как устроены программы адаптации в разных организациях на данный момент. В результате коллеги пришли к следующим выводам:

– Выход сотрудника на эффективность составляет от 6 до 12 месяцев
– Невовлеченность руководителя увеличивает срок адаптации до года
– Самые ценные инструменты для новичков – поддержка опытных коллег (любые виды наставничества) и регулярные встречи с обратной связью

🕯 Проектирование процесса адаптации

Результаты исследования помогли ЭКОПСИ создать модель адаптации 6П, которая описывает работу с сотрудником от оффера до полной интеграции в рабочие процессы. В ней, как несложно догадаться, шесть шагов.

1️⃣ Подготовка к выходу
С момента принятия оффера до выхода на работу компании нужно держать связь с новичком, продумать план адаптации, спланировать первую встречу, приготовить рабочее место и выделить наставника.

2️⃣ Первое впечатление
В течение первой недели важно четко обозначить, что требуется от новичка и к кому обращаться за помощью и поддержкой, чтобы эйфория от новой работы не стала фрустрацией.

3️⃣ Проверка ожиданий
В первые полтора месяца работы компании важно работать с ожиданиями, инструктировать новичка и давать ему обратную связь.

4️⃣ Принятие решения
Как правило, в первые три месяца завершается испытательный срок: в это время важно собирать обратную связь и быть внимательным к сомнениям сотрудника относительно работы. В случае успеха – принять новичка в команду.

5️⃣ Переход к автономии
В течение шести месяцев важно ставить сотруднику четкие цели по эффективности, давать возможность проявлять себя и поддерживать.

6️⃣ Полная интеграция
По итогам года в компании контроль можно ослабить: обретенная автономность подтолкнет сотрудника решать смежные задачи и раскрывать свой потенциал.

➡️ Внедрение и автоматизация на базе Websoft HCM

6П – это системная методология для создания адаптационной программы и ее автоматизации, к примеру, в Websoft HCM. Вот как может выглядеть программа адаптации в цифровой среде:

📌 Путь руководителя

– За неделю до выхода новичка руководителю приходит процедура «Что нужно новому сотруднику».
– В процедуре есть список вопросов, которые нужны руководителю, чтобы составить перечень необходимого для новичка. Список кастомизируется и подстраивается под нужды компании.
– Уведомления о том, что выбрал руководитель и что согласовал HR, можно отправлять нескольким адресатам.
– За неделю система высылает руководителю уведомление (настраиваемое) с информацией о том, как сделать знакомство сотрудника с компанией максимально эффективным и удобным.
– Также есть процедура постановки целей на период адаптации.

📌 Путь новичка

– Раздел «Задачи» отображает актуальные задачи, оценочные процедуры по целям адаптации и задачи по обучению.
– Задачи ранжированы по актуальности и срокам выполнения.
– Сотрудник может оставить к задаче комментарий, который увидят руководитель и наставник.

📌 Путь наставника

– Можно видеть профиль новичка и его задачи.
– Можно редактировать их и комментировать.
– Отчеты по опросам сотрудников легко настроить и выгрузить в Excel таблицу.
– Геймификация: за выполнение адаптационных задач сотруднику можно начислять баллы для расходования в магазине призов (призы также настраиваются).

Websoft HCM позволяет полностью автоматизировать процесс администрирования программы адаптации. Бизнес-цели, задачи, адаптационные инструменты, сроки и много другое легко настраивается в коробочном решении под любой запрос.