Трудно найти, легко потерять, невозможно забыть

Было бы здорово, если бы задачи оставались в нашей памяти, как любовь всей жизни. Гораздо чаще они сыплются одна за другой, а потерять их в ворохе писем или забыть о них – проще простого. Что можно сделать, чтобы не запутаться и не упустить ничего важного?

1️⃣ Выполнять сразу

Тут нам на помощь придет "Правило двух минут": если действие займёт меньше двух минут, его следует выполнить сразу же. Ответить на письмо, разложить бумаги, позвонить и договориться о встрече можно быстро, но если вы отложите эту задачу, то рискуете о ней забыть, а в конце дня вас не будет мучить совесть. "Правило двух минут" стало широко известным после выхода бестселлера Дэвида Аллена "Как привести дела в порядок. Искусство продуктивности без стресса" и, к слову, может быть применено и к масштабным и продолжительным задачам.

2️⃣ Записывать все задачи

Если вы не выполнили даже самую короткую задачу сразу – немедленно впишите ее в список дел. Потому что сами знаете, как бывает: вы только что получили письмо с просьбой выслать файлы, а вас прервал телефонный звонок, после разговора вы решили сходить за кофе, по дороге встретили коллегу... Хорошо, если вы вспомните о файлах на следующий день. А задачу, зафиксированную на бумаге, вы вспомните, сверяясь со списком в конце дня.

3️⃣ Описывать задачи понятно

Вероятно, через пару дней вы забудете, что значит таинственное "Отправить файлы Кате!!!" на стикере. Но если записать ту же задачу как "До 10.11 отправить Катерине М. из HR фотографии с корпоратива", то вы быстро сообразите, что нужно сделать. Чем понятнее задача описана, тем проще вам будет к ней приступить.

4️⃣ Фиксировать текущее состояние задачи

Для этого стоит разбивать на этапы те задачи, с которыми можно это сделать. К примеру, вам нужно написать текст: составить тезисный план, поговорить с экспертом, написать черновик, сверить, внести правки. Выполняйте каждый этап как отдельную задачу и постепенно вычеркивайте этапы из списка дел.

5️⃣ Контролировать выполнение

В конце дня вычеркивайте выполненные задачи и составляйте план на новый день. Для масштабных задач ведите такой же контроль по неделям и месяцам. Так вы сможете и отслеживать прогресс, и радоваться своей продуктивности – кому не приятно видеть столбик галочек напротив задач? 😉

Начните сегодня же – составьте план на понедельник и на всю неделю, описывая задачу подробно. В понедельник начнете работу с ясной головой.

Хороших выходных!