#Websoft_кейс

Как автоматизировать сбор потребностей в учебных продуктах: кейс банка «Открытие»

Каждый квартал в банке «Открытие» собирают потребности в разработке учебных продуктов. В банке есть Корпоративный университет, где создают курсы и тренинги – но наладить процесс оказалось непросто. Как это удалось сделать на базе платформы Websoft HCM — в нашем новом кейсе.

Задача: реализовать прием заявок в режиме одного окна и повысить эффективность обработки заявок через внедрение автоматического документооборота.

Условия

В банке «Открытие» (входит в Группу ВТБ) около 20 000 сотрудников и 18 основных направлений бизнеса. За обучение отвечает Корпоративный университет, пять подразделений которого разрабатывают различные учебные продукты.

Непростая оргструктура банка, разнообразие направлений бизнеса и форматов обучения стали барьерами на пути и заказчиков, и исполнителей:

⚠️ Было сложно определить подразделение, ответственное за определенный формат учебного продукта и целевую аудиторию.
⚠️ Согласование с бизнесом затягивало процесс.
⚠️ Запросы не всегда попадали в нужное подразделение, что в результате создавало много ручной работы.

Оптимизировать процедуру нужно было собственными силами. На базе коробочного решения Websoft HCM проект реализовал один сотрудник банка — главный специалист группы дистанционного обучения, без отрыва от других рабочих процессов.

Решение на базе Websoft HCM

Процесс был построен на основе шаблона заявки для разработки дистанционных курсов и состоит из четырех этапов.

1️⃣ Согласование представителем от бизнеса

Поля заявки на одобрение со стороны бизнеса актуальны для всех учебных продуктов, всех подразделений, всех форматов обучения и всех 18 направлений бизнеса (если заявителю ничего не подходит, можно выбрать пункт «Другое»). Ответственные от бизнеса персонально прописаны в документообороте.

Владелец может согласовать заявку, отклонить её или отправить на доработку. При согласовании заявка попадает в Корпоративный университет, при отклонении документооборот завершается. При доработке заявитель может скорректировать заявку, не создавая новую.

Чтобы процесс был прозрачным, на каждом этапе участники получают уведомления на почту: у кого она находится на согласовании, согласована или отклонена и т.д.

2️⃣ Согласование ответственным от обучения

Чтобы избежать путаницы со стороны заказчиков и исполнителей, а заявки попадали в нужное подразделение, введены два круга согласования. Так в заявке появились два поля: «Вид учебного продукта» (например, онлайн-курсы разрабатывает только одно подразделение) и «Целевая аудитория» (сотрудники, руководители или и те, и другие).

Ответственный от обучения может принять заявку, отклонить ее или отправить на доработку с комментариями – а также заменить имя ответственного, если заявитель ошибся и заявка попала не туда (заявителю повторно ничего отправлять не нужно).

3️⃣ Назначение исполнителя по заявке

В выпадающем списке доступны сотрудники из штатной структуры банка. Можно указать приоритет заявки и сроки разработки, оставить комментарии.

Отчет по заявкам можно выгрузить в Excel: сколько всего заявок принято в работу, сколько разрабатывается тем или иным подразделением, сколько материалов готовится в текущем квартале или году и так далее.

4️⃣ Взаимодействие разработчика и заказчика

Их общение проходит в системе документооборота, по почте или другим образом. Трудозатраты отображаются в режиме онлайн, руководитель может выгрузить историю на любом этапе, что делает процесс прозрачным. Документооборот завершается после согласования продукта с заказчиком.

Итоги и результаты

✅ Это удобно: единую короткую форму легко заполнить.
✅ Удалось оптимизировать ресурсы: согласование и распределение заявок полностью автоматизированы.
✅ Процесс прозрачен: участники процесса видят документооборот, согласования, сроки, ход разработки.
✅ Пользователи довольны🙂

Каждый квартал в Корпоративный университет поступает около 100-120 заявок. Система используется уже три квартала, в течение которых обработано около 400 заявок.

Читать кейс полностью