Семь причин, почему срываются проекты внедрения HR-автоматизации

Люди с радостью делятся успешными кейсами, но мало кто готов рассказать о провальных проектах. Тем не менее, мы собрали реальные причины неудачных проектов по HR-автоматизации из дискуссий экспертов – как со стороны заказчиков, так и со стороны поставщиков IT-решений.

❌ Слишком много лиц, принимающих решение

Такой риск возникает в больших компаниях. В одном проекте у разных людей могут быть разные зоны ответственности и конфликты интересов, новые участники появляются уже после составления ТЗ, подписания договора, на этапе пилота или даже на этапе запуска. Поэтому на старте важно задавать много открытых вопросов о том, кто заинтересован в проекте.

❌ Техническое задание на покупку HR-системы или LMS составляет IT-специалист, который не понимает задачи

Часто считается, что лучше всего про IT-систему расскажет айтишник. Но если он не разбирается в HR-процессах и не понимает методологии обучения, ТЗ никак не отразит проблему, которую хочет решить компания с помощью HR-автоматизации. Поэтому начинать надо с описания процессов теми, кто отвечает за них как проектный менеджер, а потом уже переводить идеи на язык автоматизации. Иногда лучше обратиться за помощью к провайдерам: они работают с такими проектами постоянно, и им будет проще сопоставить задачу и желаемое решения.

❌ Компании не понимают, какую задачу решают с помощью системы

Может казаться, что самая свежая и модная система избавит вас от необходимости вникать в ее функционал и закроет все будущие потребности. Но так вы рискуете просто потратить деньги зря. Определите задачу и изучите функции системы, прежде чем принимать решение о покупке – или обратитесь за советом к провайдерам.

❌ Новые задачи в ТЗ на покупку системы появляются уже на этапе тендера

Новые задания – это возможное появление других ЛПР или бизнес-процессов, с которыми нужно будет подружить систему. Это нежелательно и для заказчика, и для поставщика. Продуманное ТЗ обеспечивает понимание задачи и правил сотрудничества, а изменения на этапе тендера рушат договоренности, не дают возможности переосмыслить проект с учетом изменений и становятся источником потенциальных рисков.

❌ У проекта нет бюджета для развития

Цель таких проектов – сэкономить ФОТ, затраты на обучение, расходы на неэффективных сотрудников и так далее. Поэтому обосновать покупку HR-системы или LMS непросто – дали бы денег! Но любой такой проект требует ресурсов для развития, иначе экономия обернется тратой средств на то, что нельзя использовать. Поэтому в стратегии внедрения и развития предусматривают план не только по задачам, которые будет решать система, но и по ресурсам (траты на лицензии, подписки, техподдержку, доработки).

❌ У проекта меняется руководитель или команда

Человек может захотеть перезапустить проект, все обнулить и закончить отношения с провайдером, начать заново выбор из всех предложений на рынке – и процесс затянется и пойдет по второму кругу. Конечно, смену менеджера проекта сложно предусмотреть. Но можно постараться учесть риски со стороны интересов ЛПР и максимально прояснить задачу, которая будет реализована с помощью IT-системы.

❌ Конфликт сторон из-за параллельных работ со стороны провайдера и заказчика

Когда нет четкого понимания зон ответственности, а команда не согласует свои действия, в ходе развития системы могут возникнуть конфликты. Например, провайдер что-то изменяет со своей стороны (на основе ТЗ или обращения заказчика), а заказчик своими силами параллельно что-то настраивает. Результаты непредсказуемы. Поэтому важно, чтобы проектом руководил один менеджер, который будет синхронизировать действия других участников.

Тщательно анализируйте каждый проект на этапе старта, чтобы вовремя предусмотреть возможные риски. В стратегии внедрения и развития стоит прописать не только запланированный ход внедрения, но и варианты действий на случай форс-мажоров. Тогда вероятность, что проект взлетит, будет значительно выше.