Пять ошибок HR-автоматизации

В начале автоматизации HR обязательно найдется что-то, что будет затягивать проекты, увеличивать стоимость, уменьшать управляемость или вовсе уводить в сторону от ожиданий. Ошибки и запинки возникают по разным причинам, на процесс влияют разные факторы и их комбинации. Тем не менее, на подступах к этой задаче можно отследить предпосылки и нивелировать первопричины множества таких ошибок.

Разберем, на что стоит обратить внимание и что можно изменить.

1. Пропущена вводная коммуникация

Бывает, что сотрудники на разных уровнях не понимают друг друга, потому что не все знают, что вы начали автоматизацию, а те, кто знает – не в курсе, зачем все это затевается. Чтобы стены родной компании помогали (или хотя бы не мешали), нужна хорошая и понятная вводная. Какие задачи вы решаете? Для чего вы это делаете? Какие ставите стратегические цели? У коллектива должны быть ответы на эти вопросы.

К примеру, HR-службе нужно, чтобы сотрудники справлялись со своей работой, а руководители не жаловались на отсутствие людей с нужными компетенциями. Решать эту задачу можно по-разному: можно работать на удержание и экономить на обучении, можно искать лучших людей на рынке, можно качественно учить новичков с нуля. Главное, чтобы KPI бизнеса были достигнуты. Это и нужно объяснить команде: верхнеуровневую цель и способы, которыми компания хочет ее достичь.

2. HR-руководитель недостаточно вовлечен в процесс

В нестабильных условиях для HR-подразделений очень важно серьезно подойти к внедрению цифровых решений. Однако сотрудники, которые стратегически видят HR-процесс, очень часто не погружаются в детали: цель поставлена, презентация проведена — пусть дальше работают исполнители. В результате получается неправильно или неудобно, все недовольны.

Исполнители не могут предусмотреть всего, потому что не работают с руководством бизнеса напрямую – это задача директора по персоналу. Это он должен быть связующим звеном, детализировать и конкретизировать пожелания бизнеса, чтобы получить наилучший результат. И отслеживать реализацию проекта в обговоренном формате.

3. У проекта автоматизации нет владельца

Команда HR-автоматизации в разных компаниях строится по-разному, но в ней обязательно должен быть ответственный за проект, его владелец со стороны заказчика. Это не обязательно HR-директор – главное, чтобы у этого человека был прямой доступ к нему и возможность привлекать его для согласования ключевых моментов. Желательно, чтобы product owner имел опыт в HR, в управлении проектами в целом и в управлении IT-проектами в частности. В идеале это должен быть человек из среды HR, который разбирается в IT.

4. Нет команды для работы над проектом

С владельцем проекта должны работать люди, которые знают направления автоматизации исключительно хорошо. Если вы не просто внедряете коробочное решение, а реализуете проект HR-автоматизации, то вам нужна команда людей с соответствующим опытом со стороны вендора и таких же с вашей стороны. Лучше всего – из HR-среды.

5. Нет поддержки со стороны IT

При автоматизации процессов вам очень нужна внутренняя IT-поддержка. HR-система будет работать, только если она интегрирована в общую инфраструктуру, интегрирована с IT-платформами и другими IT-решениями, которые используются в компании.

На каждом спринте моделируйте пользовательский опыт (есть понятные модели, давно использующиеся в IT- индустрии), делайте наборы пользовательских историй. IT и HR важно работать над этим вместе. У вас должны быть люди, которые смогут разговаривать на одном языке с вашим вендором или консультантами.