#Websoft_кейс

Система бронирования рабочих мест на основе HR-портала АО ВТБ Лизинг

Делимся с вами кейсом АО ВТБ Лизинг, который был представлен на конференции Websoft.Практика 2023. На основе платформы Websoft HCM там создали систему бронирования рабочих мест, чтобы сотрудники могли работать из удобного для них офиса в те дни, когда им это необходимо. К этому были предпосылки – площадей не хватало, а когда началась эпидемия Covid-19, задача оказалась сверхактуальной.

Задача: обеспечить безопасность сотрудников в разгар пандемии и оптимизировать рабочие места, сохранив комфорт и простоту коммуникации.

Условия

АО ВТБ Лизинг – крупнейшая лизинговая компания в России, которая является частью Группы ВТ, лидера отечественного рынка инвестиционно-банковских услуг. Это 65 офисов на всей территории страны, в которых трудятся более 2 200 сотрудников.

Решение на базе Websoft HCM

Инициаторы проекта основе мнений фокус-группы и мозгового штурма сформировали гипотезы и оформили список требований к проекту. Затем, проанализировав различные варианты решений, они начали реализацию MVP своими силами на основе используемой в компании для других процессов Websoft HCM, поскольку она требовала минимальной доработки. На разворачивание потребовалось две недели, поскольку первую версию системы бронирования собирали из готовых модулей.

Уже в начале пришлось столкнуться с рядом сложностей:

– Технические ограничения: некоторые рабочие места были оснащены специальным оборудованием или программным обеспечением, которое не было доступно на других местах.
– Организационные проблемы: некоторые отделы или команды требовали большей гибкости или специфичности в распределении рабочих мест.
– Неприятие пользователей: некоторые сотрудники были привязаны к своим постоянным рабочим местам и не хотели менять их или делиться с другими.

В пилотном запуске приняли участие 15% сотрудников Московского офиса, 90% положительно отозвались о проекте, 14 предложений по доработке были внесены в дорожную карту развития проекта. После этого началась работа над второй версией проекта, которая используется в компании и сейчас.

Планы этажей были переведены в вектор и интегрированы с САПР-системой, чтобы данные об оборудовании и планировке всегда были актуальными. Теперь сотрудник АО ВТБ Лизинг можно не только забронировать желаемое место в нужном офисе, но и узнать о его оснащении и посмотреть историю бронирования. А если место занято – увидеть, кто и на какое время забронировал. Вся информация по бронированию места, включая изображение на плане, отправляется и в корпоративный Outlook.

Что касается функционала для руководителя: он видит детализацию по подчинённым, может отменить бронирование при необходимости, а в отчетах ему доступна тепловая карта каждого офиса с наиболее востребованными рабочими местами.

Итоги и планы

На запуск проекта потребовалось два месяца, а работает он уже два года. В настоящее время в систему заведены 500 рабочих мест, 87% пользователей положительно оценивает сервис. По словам представителей АО ВТБ Лизинг, было реализовано 80% запланированных функций, а исходные цели достигнуты. На начало 2021 года людей в компании было больше, чем рабочих мест, а теперь потребность арендовать и покупать новые помещения отпала.

В планах на развитие системы – интеграция с процессом перевода на гибридный формат в CRM, интеграция с мобильными устройствами и реализация карты развития (оптимизация кода, дизайна, добавление новых опций).