О важности определения границ системы

➡️ Нечеткое определение границ системы - источник постоянных управленческих проблем.

❗️ Т.е. если вашим сотрудникам непонятно, что можно, а что нельзя, какие правила действуют в организации, где заканчиваются границы, за которые нельзя переступать, то они неизбежно будут раз за разом переступать эти границы. А вы будете сталкиваться с тем, что их действия вредят работе системы и компании в целом.

Вот наш свежий пример из работы отдела продаж в онлайн-школе. Как я уже говорил, в конце прошлого года мы допустили ошибку при найме РОПа. В том числе потому, что этот сотрудник очень слабо разбирался в Геткурсе, как выяснилось позже. А наш отдел продаж все это время работал на данной платформе.

В результате РОП привела своего менеджера в команду и сама проводила его обучение и аттестацию. Но когда мы вскоре расстались с РОПом, очень быстро выяснилось, что менеджер не умеет правильно работать в Геткурсе, допускает много ошибок, попросту “косячит” с лидами и заказами. Из-за чего в т.ч. страдают другие сотрудники, которые пересекаются в своей работе с данным менеджером.

❌ Но можно ли винить нового менеджера в том, что он допускает много ошибок в работе и наносит вред коллегам? Нет, если его не обучили тому, как правильно работать с конкретным инструментом (Геткурс), не провели аттестацию на знание этого инструмента, не показали ему четких границ этой системы - за какие можно переступать, а за какие нет.

Менеджер в данном случае просто элемент системы в виде отдела продаж компании. И ответственный в этой ситуации тот, кто занимался созданием этой системы. Либо РОП, либо тот, кто выполняет его функции в отсутствие сотрудника на этой должности.

⚠️ Вот таким образом отсутствие четких границ в системе приводит к постоянным головным болям для руководителя, вынуждает заниматься разрешением конфликтных ситуаций между сотрудниками, разбором спорных вопросов.

✅ Решение - это определение четких правил, по которым должен работать менеджер в отделе продаж. Прописывание инструкций, регламентов, создание обучающих видео и материалов. Организация обучения менеджера и проведение его аттестации на знание этих правил.

И вот если менеджер успешно прошел аттестацию и полноценно приступил к работе, но продолжает допускать те же ошибки и нарушать “границы” системы, вот тогда сам менеджер становится ответственным за подобное поведение.

‼️ И здесь уже нужно включать управленческое воздействие в отношении него - выносить предупреждения, оставлять, например, без горячих лидов, а при неоднократном повторении ситуации расставаться с сотрудником. Потому что ни один руководитель не имеет права допускать регулярные нарушения внутренних правил в компании. Иначе он потеряет авторитет у команды.

Вывод: всегда старайтесь максимально четко определять границы в системе для сотрудников. Чтобы минимизировать количество ненужных проблем в работе для себя.