«Мы всегда так делали» — один из самых дорогих аргументов в бухгалтерии.
Причём встречается он не только в маленьких компаниях. Иногда заходишь в довольно крупный бизнес, начинаешь разбирать документооборот — и где-нибудь обязательно обнаруживается тётя Маша.
Тётя Маша знает, как правильно.
Цифра в документе обязательно должна быть продублирована прописью.

Шапка договора должна выглядеть именно так.

Вот здесь нужна подпись.

Вот это распечатать.

Это отсканировать.

А потом желательно ещё положить в папочку.
Пытаешься что-то упростить:
— А зачем мы это делаем?

— Так положено.

— Где положено?

— Есть рекомендации.

— Это обязательная норма?

— Нет. Но есть сложившаяся практика делового документооборота.
И где-то в этот момент из шкафа выглядывает СССР.

Самое интересное, что каждая такая операция сама по себе кажется мелочью. Ну подумаешь, бухгалтер потратил лишние три минуты.

А теперь умножаем три минуты на количество документов, сотрудников и рабочих дней.

И внезапно получаем финансовую службу, которая в представлении предпринимателя напоминает толстого динозавра: много ест, медленно двигается и на предложение что-нибудь изменить тревожно рычит.

А параллельно у собственника вопросы совсем другого порядка.
-Хватит ли денег на зарплату.

-Стоит ли брать эту закупку в рассрочку.

-Можно ли уже платить себе дивиденды.

Но бухгалтер сейчас занят. Он печатает электронную выписку. Она и так лежит в личном кабинете банка в двух кликах — но нужно распечатать, подшить и положить в папочку.

И пока выписка едет из принтера, вопросы собственника тихо протухают.

Я с этим воюю даже внутри собственной компании.
Хотя мои сотрудники уже давно знают: автоматизация — моя первая любовь. Если работу можно убрать, сократить или отдать программе без потери качества и контроля — я это сделаю.
Потому что мне жалко человеческое время на работу, которая никому не приносит пользы.
Мне нужен не занятый бухгалтер.

Мне нужен бухгалтер с высоким КПД.
Но у меня есть большое преимущество: я стою во главе компании. Поэтому могу в какой-то момент спросить: «Зачем?» — и если разумного ответа нет, отменить процесс.
В больших компаниях всё бывает гораздо интереснее.
Там бухгалтер может годами накапливать уникальные знания: где что лежит, как что проводится, почему здесь именно так, что когда-то сказал аудитор и чего однажды испугалась налоговая в 2014 году.
И постепенно становится человеком, которому страшно сказать слово поперёк.
А дальше система начинает строиться не по принципу «как эффективнее бизнесу», а по принципу «как привычнее бухгалтеру».
И чем дольше человек работает одним способом, тем труднее этот способ пересматривать.
Не потому, что все опытные бухгалтеры ретрограды. А потому что мозг вообще любит знакомые маршруты: новое требует усилий, обучения и признания неприятной мысли, что часть работы, которую ты много лет считал необходимой, сегодня можно просто не делать.
Вот это и есть одна из главных проблем автоматизации бухгалтерии.
Автоматизировать программу часто проще, чем привычку.
И иногда полезно задать бухгалтеру один очень простой вопрос:
«Что случится, если мы перестанем это делать?»
Если единственный ответ — «ну мы всегда так делали», возможно, динозавра пора немного посадить на диету.