Почему не стоит заставлять сотрудников учить регламенты наизусть

Во многих компаниях до сих пор встречается практика: сотрудников заставляют учить регламенты компании. В крупных компаниях и вовсе встречаются контролирующие отделы, которые проверяют, знает ли сотрудник регламенты, более того ставят зубрёжку регламентов в квалификацию сотрудников.

На первый взгляд: ну так это же логично знать как работает компания. Конечно ему нужно вызубрить всё. Однако на самом деле, это вредно для компании.

Мало кто знает, но первое высшее образование у меня - юридическое. И за все года в университете ни один преподаватель не заставлял нас учить законы. Более того, если ты отвечал по памяти, тебе делали упрёк, чтобы ты открывал кодекс и зачитывал нужный закон.
Причина очень простая: законы меняются.
А регламенты? Да точно также они постоянно меняются.

Вот и выходит, что любой вызубренный регламент превращается в статичное знание. Как только документ обновляется, сотрудник не проверяет изменения и продолжает работать по старым правилам.
Как итог: ошибки, лишняя работа, срывы процессов.
А руководители потом: И начинается история, что нужно всех уведомить, всех предупредить, а в сущности ничего не помогает. И в итоге все вокруг дураки не могут найти\запомнить изменения 😬

Поэтому для начала, нужно прекратить заставлять людей учить регламенты. А наоборот, заставлять их каждый раз идти в конфлюенс или другую систему и читать актуальную версию.
В идеале же делать систему по которой сотрудник получит их за 1 клик. Сейчас можно делать RAG ботов которые выдают их по первому запросу.
Что такое RAG системы?
Это ИИ который не "галлюцинирует" и работает строго с предоставленной информацией. Если информацию не нашёл, то и ответ будет, что в его базе такого нет.
Есть попсовые системы например от гугла https://notebooklm.google/ и Яндекса https://expert.ya.ru/expert в которые вы можете добавить документы и они будут давать ответы строго по той информации которая есть в приложенных документах.
Ну а если вам нужно, что-то сложнее то придётся писать свою систему(

Статья простая и выводы не сложные:
Не учите людей учить регламенты. Учите их работать с регламентами. И сделайте доступ к регламентам супер простой.
Только так компания сможет быстро адаптироваться к любым изменениям.