Simplawyer

Недоунификация

Часто видим такой подход — выкладывать на сайте компании единые условия по стандартным положениям вроде применения ЭДО, налоговой и антикоррупционной оговорок, конфиденциальности. При этом каждое положение делают в отдельном файле, а по договору потом раскидывают 10 ссылок на 10 разных документов.

Задача компании понятна — унифицировать регулирование для всех договоров, чтобы снять информационную нагрузку с основного договора и чтобы стандартными условиями стало удобнее управлять.

Выносить подобные условия на сайт — хорошее решение. Но выносить условия по разным файлам — это как писать сообщения по одному слову:

Привет

Будем работать

по нашему договору

Я пришлю

Или вашему

Как удобнее

Как нужно:

1️⃣ Собрать единые правила в одном документе. Ходить по 10 ссылкам — неоправданное усложнение для контрагентов. Самой компании управлять одним файлом проще, чем десятью.

2️⃣ В унификации не останавливаться только на ЭДО, антикоррупционной оговорке и конфиденциальности. В реальности в договорах намного больше условий, которые хорошо поддаются унификации. Эти положения многим кажутся неочевидными кандидатами, но статистически оказывается, что они применимы к большинству сделок. Например, подписание акта, НДС, коммуникация, базовые заверения об обстоятельствах, разрешение споров.

С едиными общими условиями у читателя появляется понятный и предсказуемый сценарий работы с документами. В договоре остаётся только специфика конкретного правоотношения (например, всё, что касается поставки) и конкретной сделки, а на сайте в одном документе собраны общие положения. И контрагентам механически проще перейти по одной ссылке, чем по десяти.

Такое наведение порядка даёт совершенно другой уровень управляемости всем документооборотом компании. С вынесением общих условий на сайт количество пустых правок становится радикально меньше.

Симплоер помог разработать общие условия десяткам крупных компаний. Если вы тоже хотите качественно унифицировать регулирование на весь документооборот, пишите на smart@simplawyer.com.

#НастоящийЛигалДизайн

DRY — главный принцип драфтинга документов

В разработке софта есть принцип DRY, который отлично работает и для документов. Мы соблюдаем этот принцип в каждом проекте по лигал-дизайну.

DRY — Don’t Repeat Yourself. В программировании этот принцип означает, что любое правило может быть сформулировано только один раз и распространяться сразу на всю систему. Это ещё созвучно с принципом бритвы Оккама — не множить сущности без необходимости.

Для документооборота принцип DRY работает примерно так же. Если правило встречается более одного раза, его нужно унифицировать и больше не повторять по тексту. Это работает и в масштабах одного договора, и в масштабах всего документооборота — когда одно и то же правило есть в разных шаблонах.

В масштабах конкретного договора это значит, что нельзя дублировать похожие условия. В масштабах всего документооборота — нельзя дублировать одно и то же или похожее правило в каждом шаблоне.

(Надеемся, уже не нужно никому объяснять про глупость дублировать одно и то же разными словами: «Исполнитель платит штраф, а заказчик вправе потребовать выплатить штраф».)

На конкретных примерах.

Внутри одного договора. В договоре возле каждого уведомления пишут, как его отправлять. Вместо этого нужно ввести общее правило отправки уведомлений. И если для конкретных случаев есть исключения, только эти исключения и писать. Общее правило каждый раз дублировать не нужно.

В масштабах всего документооборота. В компании есть стандартный порядок подписания актов или базовый набор заверений об обстоятельствах. В таких случаях не нужно копировать один и тот же текст в каждый шаблон. Формулируем один раз и выносим в общие условия, которые применяются сразу ко всем договорам компании.

Какие эффекты от DRY замечали на практике:

✅ юрдепартаменту проще обновлять стандартные условия. Вместо того, чтобы копипастить обновления в каждый из ста шаблонов, юрист добавляет новый текст только один раз в один документ;

✅ читателям документов проще усвоить одно общее правило вместо десятка похожих. Если есть исключения из общего правила, они сразу становятся заметнее;

✅ юристам проще создавать шаблоны под новые правоотношения. Когда общий стандарт уже записан (например, в общих условиях), юристам остаётся только дописать особенности нового правоотношения;

✅ такие договоры проще автоматизировать. С технической стороны, чем меньше правил, тем меньше сложных условий вроде «если в п. 1.2 НДС, то в п. 3.4, 5.2 и 7.7 нужно удалить или добавить текст».

Правильно применять принцип DRY подробно и с примерами из реальных проектов мы учим на мастер-классах по лигал-дизайну. Выбрать программу и записаться можно на сайте. На декабрь ещё успеете забронировать место.

#НастоящийЛигалДизайн

Ноябрьский номер «Корпоративного юриста» получился 🔥 — в нём интервью с основателем Симплоера, Антоном Вашкевичем.

Там, например, можно почитать о том, как юридическая карьера может пойти по нестандартному треку, как Ричард Сасскайнд ломает жизни юристов, о применении в наших документах метода Джонни Айва из Эпла и о проекте мечты по юридической эффективности.

Читайте интервью по ссылке — без смс и регистрации.

P. S. Фотки и видео из настоящей типографии — пока журнал готовили к выпуску, мы даже побывали там с экскурсией.

#SimplawyerTrends

Об иконках, таймлайнах и схемах

Лигал-дизайн всё ещё часто ассоциируют с иконками, таймлайнами, картинками и схемами. В интернете и на конференциях видим много примеров, когда юрист насыпает в b2b-договор иконок и торжественно объясняет, что с ними кому-то стало удобнее и понятнее. В реальности оказывается, что это бесполезные иконки рукопожатия возле «Предмета договора» или монетки у раздела «Оплата», которые сломают форматирование на первом же раунде согласования.

Было время, когда в качестве эталона информационного дизайна в договорах демонстрировали картинки о переходе риска в поставке — с разноцветными кораблями и грузовиками. Правда там всегда рядом трусливо писали полноценный юридический текст. То есть людям в итоге всё равно приходилось что-то читать. Только теперь нужно ещё следить, чтобы текст соответствовал картинкам и всегда был закрашен правильный грузовик.

Чаще всего инфографика неуместна. В 99% случаев, где мы видели инфографику, для правильного и быстрого понимания читателю было достаточно хорошо написанного текста.

Уместные и качественные примеры инфографики встречали в судебных документах. Но это чаще всего было сделано профессиональными дизайнерами для единичных и дорогих споров, в которых нужно продемонстрировать суду десяток созависимых параметров, сложный процесс или сложную структуру.

Инфографика действительно выглядит классно и много кто из юристов мечтает, чтобы люди воспринимали их документы, как аналитические материалы The New York Times. Но если говорить о промышленных процессах (каким является создание и согласование стандартных договоров в компаниях), то тут для использования инфографики нужно серьёзное обоснование. Как минимум, инфографика должна ускорять согласование, снижать количество ошибок при исполнении договора или удешевлять подготовку документа. Мы пока что встречали полтора случая, когда именно инфографика создавала такой эффект, — и это всегда были одноразовые документы или документы, которые редко меняются.

Лучший пример экономически обоснованной инфографики — инструкции по сборке икеевской мебели:

📌 С поэтапными рисунками покупателям реально понятнее, как собрать мебель;

📌 Это поддерживает бизнес-модель Икеи — можно спокойно продавать мебель в максимально разобранном состоянии, в котором покупатель может запихать её в маленькие машины, лифты и квартиры;

📌 Не нужно тратиться на перевод на разные языки — достаточно один раз собрать визуальную инструкцию, которую одинаково поймут в любой стране присутствия компании;

📌 Икея смогла унифицировать и удешевить процесс разработки новых инструкций — они разработали набор стандартных картинок для инструкций, которые копипастом вставляются в новые инструкции (например, как соединять крепления, которые одинаковые для всех шкафов).

К тому же это бешено дорого и долго — нарисовать, протестировать и доработать инфографику, которая будет такой же эффективной, как икеевские инструкции. У юрдепартаментов точно нет столько денег и времени. И это им на самом деле вообще не нужно. Лучше инвестировать в логичную структуру, понятный текст и качественную вёрстку — за это бизнес точно будет благодарен.

P. S. В запасниках Симплоера есть несколько кейсов с уместной инфографикой в документах. Про них напишем отдельно.

#НастоящийЛигалДизайн

Алексей Никифоров и Школа юридического менеджмента запустили курс об управлении судебной функцией в компании. Курсы Школы всегда основательные (например, студенты защищают свои проекты перед реальным советом директоров), там сильный преподавательский состав — руководители лучших юридических команд на рынке и ключевые эксперты по оптимизации процессов и документов (в том числе Симплоер). Поэтому уверены, что этот курс о судебной работе тоже нельзя пропустить. Если вы сейчас как раз занимаетесь оптимизацией судебной работы, то обязательно записывайтесь — это хорошая возможность узнать о проверенных решениях и опыте крутых команд или хотя бы понять, как об этом правильно думать.

Все подробности — в посте Алексея Никифорова.

Откуда взялись чудовищные договоры

В пэ-дэ-эфе о Симплоере рассказали про экспонат нашей офисной коллекции — зелёный сборник хозяйственных договоров 1993 года. Книга легендарная — её искали десятки людей из разных юрисдикций по ибэям и барахолкам. В итоге первоисточник уродства был найден на Авито и куплен за бешеные 400 RUB. Сейчас притаскиваем книгу на мастер-классы по лигал-дизайну и используем как выездную кунсткамеру. Книга ещё оказывает терапевтический эффект — после её пролистывания желание писать «как всегда писали» потихоньку отпадает.

Книга так вдохновила одного читателя нашего канала, Дениса Чумакова, что он тоже пошёл искать второй экземпляр такой книги. Такая же зелёная, то есть оригинальная, не нашлась. (Мы видимо действительно купили последний существующий оригинал.) Зато нашлась копия другого сборника с очаровательным эпиграфом «В помощь деловому человеку». Книгу Денис передал нам в коллекцию. Огромное спасибо — обещаем бережно хранить и показывать другим юристам.

Сборник целиком в электронном формате — в нашем чатике.

На картинках пара примеров договоров из этих книг. Хорошая ретроспектива. Эти шаблоны драфтили больше 30 лет назад, когда в стране толком не было серьёзного бизнеса. Бизнес за это время радикально изменился, а юристы всё ещё пишут договоры, как при хозрасчёте в 1991 году.

#НастоящийЛигалДизайн

Мерч Симплоера

В честь 10-летия Симплоера выпустили крутой мерч.

Футболки по английскому и российскому праву. На футболках важное напоминание для юристов говорить на человеческом языке с людьми и с другими юристами.

Периодическая таблица элементов для юристов (напечатана на футболке). Графическая фиксация фундаментального канцелярита.

Футболка для настоящих юристов. Для защиты от тех, кто считает, что именно указатель «настоящий» добавляет договору юридическую силу.

Полезнейший постер. У Симплоера есть легендарная памятка по орфографии, типографике и юридическому письму. Выпускали её только в пдф. Люди рассказывали, что печатают её и вешают над рабочим столом. Теперь памятку можно сразу купить в формате постера на хорошей бумаге и с высоким разрешением. Вешайте в офисе, чтобы все учились делать качественные документы.

(Наш фаворит) Оберег от канцелярита. Оберег в формате дорожного знака. Как и подобает дорожным знакам, покрыт светоотражающей плёнкой. По размеру чуть меньше настоящего знака. Классно смотрится на стене и бонусом защищает от бюрократической глупости.

Выпускаем ограниченным тиражом. Поэтому лучше заказывать в ближайшие дни, если хотите успеть купить себе или коллегам (например, как подарок на Новый год).

Внимательные читатели уже видели, что мы писали о мерче. Яндекс поломался и за неделю так и не смог починить заказы вне Москвы, поэтому переехали на Озон (с ним даже дешевле получается). Теперь заказать можно куда угодно.

Заказывайте мерч, надевайте его и вешайте на стену, показывайте в чатике фотки, читайте пэ-дэ-эф о нетривиальной истории Симплоера и, разумеется, делитесь с коллегами.