Закупочный процесс пора переосмыслить

Закупки — боль.

На сотнях страниц положения о закупках размазано то, что можно уместить в один имейл. Действительно важная информация надёжно спрятана в стенах трёхкратных дублирований. Поставщики нанимают целые команды, чтобы заполнять бумажки и соблюдать все формальные требования.

Для самих заказчиков всё тоже печально. Кроме того, что никто точно не знает, как устроен процесс, обслуживание закупок обходится бизнесу необоснованно дорого. На закупку скрепок уходит столько же ресурсов, сколько на закупку супердорогого софта. Инициаторам закупок приходится проявлять особую изобретательность, чтобы в неординарных ситуациях обходить громоздкий формальный процесс и быстрее покупать, что нужно.

Так, разумеется, работать не должно. Закупочный процесс нужен не для того, чтобы причинять страдания внутренним командам и поставщикам.

У многих компаний закупочный процесс формируется наростами. Компания растёт, возникают какие-то ситуации, меняется стратегия бизнеса, в очередной раз переписывается законодательство. И весь этот опыт компании неосознанно нацепляют на формальный процесс, написанный много лет назад. В итоге возникает куча лишних этапов, процедур и документов с сомнительной ценностью. Никто уже не помнит, почему вообще решили делать именно так.

Компаниям пора критически посмотреть на текущий закупочный процесс и пересобрать его. Только теперь уже сделать его масштабируемым и подходящим под реальные запросы. Процесс нужно разобрать на детали и понять, как именно каждый из этапов помогает бизнесу, где сколько ресурсов тратится и насколько эти затраты обоснованны. (Заодно узнать, как 160 страниц положения о закупках помогают бизнесу и поставщикам.)

Далее банальная мысль (настолько, что о ней забывают). Чтобы точно сделать хорошо, нужно сначала ответить на вопрос: что именно бизнесу нужно от закупок. Для этого нужно:

📌 пообщаться с бизнесом и точно определить, какие у компании цели и стратегия;
📌 узнать, какие потребности у отдельных подразделений;
📌 понять, как закупки сейчас встраиваются в другие бизнес-процессы, насколько это отвечает задачам этих бизнес-процессов;
📌 понять, реалистично ли поставщикам исполнять требования компании.

У закупок есть ещё экономическая составляющая, и там не меньше проблем, чем с процессом. Но значительная часть боли снимется, если хотя бы нормально настроить процесс. К тому же бизнесу легче решиться на оптимизацию процесса — упрощение и стандартизация быстро дадут понятный эффект в виде экономии ресурсов.

Если для вас закупочный процесс тоже боль, пишите на smart@simplawyer.com. Расскажем, чем можем помочь.

#SimplawyerLegalOps