К сожалению, не многие понимают важность ведения записей. Давайте разберёмся.
Правильно оформленная запись — это ваше алиби при аудите, доказательство стабильности процесса и главный инструмент для поиска причин брака. Если записи ведутся кое-как или не ведутся вовсе, любая претензия к качеству продукции становится вашей большой проблемой.
Вот подробный разбор по тому, как организовать этот процесс, чтобы он работал на вас, а не против вас.
1️⃣Запись должна быть объективным фактом
Ваша запись — это юридический документ. Она не должна содержать мнений, догадок или эмоций.
Что должно быть в каждой записи:
- Дата и время
- ФИО исполнителя: Кто несет ответственность за действие.
- Объект: Номер партии, наименование изделия, номер оборудования.
- Факт: Что было сделано или обнаружено.
2️⃣ Принцип "Четыре глаза" (Double Check)
Никогда не доверяйте проверку важных записей тому же человеку, который их сделал. Это основа борьбы с человеческим фактором.
‼️Любая критичная операция (например, финальный контроль перед отгрузкой, настройка сложного станка, проверка сырья) должна завершаться подписью двух человек:
Исполнитель: Подтверждает, что выполнил работу.
Контролер/Мастер смены: Проверяет результат работы исполнителя и подтверждает его соответствие требованиям.
💥Если контролер нашел ошибку, исполнитель обязан ее исправить, после чего процедура повторяется. Без второй подписи такая запись считается недействительной.
3️⃣ Правило "Ничто не исчезает бесследно"
Это самый важный пункт для прохождения любого аудита.
Запрещено:
✅ Использовать стираемые ручки, карандаши, маркеры.
✅ Исправлять ошибки корректором ("штрихом"), зачеркивать так, чтобы нельзя было прочитать исходный текст, или вырывать страницы.
✅ Оставлять пустые строки или пропуски между записями.
Разрешено:
Если допущена ошибка, аккуратно перечеркните неверную запись одной тонкой линией так, чтобы старый текст оставался читаемым. Рядом напишите верное значение. Поставьте подпись, дату и краткую причину исправления
4️⃣ Своевременность — залог точности
Делайте записи сразу, по факту выполнения операции. Не откладывайте на конец смены или на завтра.
Память человека несовершенна. Лучшая запись — та, которая сделана немедленно.
5️⃣ Понятность и доступность
Все формы и журналы должны быть понятны любому сотруднику без дополнительных инструкций.
✅ Используйте только утвержденные сокращения. Если есть сомнения — пишите слово полностью.
✅ Избегайте профессионального жаргона, который может быть непонятен проверяющему.
✅ Место хранения: Определите четкое место для каждого типа документов (журналы сменных заданий, паспорта качества, акты несоответствия). Они должны быть легко доступны для проверки, но защищены от повреждений и несанкционированного доступа.
🔥 Итоговый чек-лист для самопроверки:
- все ли записи внесены?
- все ли подписи присутствует ?
- утверждена ли форма журнала?
- отсутствуют ли пустые места?
- все ли исправления внесены корректно?
- есть ли проверка и подпись ответственного?
#записи #контрольКачества #Документооборот #внесениезаписей