🔍 Проблема документации глазами аудитора: лайфхаки для подготовки к проверкам
Сегодняшний пост посвящаю вечной головной боли любого предприятия — ведению документации. За годы моей аудиторской практики я заметила одну закономерность: независимо от сферы деятельности, большинство компаний сталкиваются с одними и теми же проблемами. И одна из них - это работа с документацией.

✅ Почему документация важна?
Многие руководители недооценивают важность правильного документооборота. Однако именно грамотно организованная система учета становится залогом успешного прохождения проверок контролирующих органов и даже предотвращения судебных разбирательств.

📍 Какие проблемы встречаются чаще всего?

Среди основных трудностей выделяются:

- Отсутствие единого реестра используемых форм документов;
- Несоблюдение заполнения форм записей;
- Использование устаревших форм;
- Неправильное оформление первичных учетных записей;
- Отсутствие актуализации и пересмотра документа.

Эти моменты приводят к сбою работы любой СМК.

📍 Лайфхаки для эффективного ведения документации

Предлагаю простой алгоритм действий, которым я пользовалась сама и который позволит вам избежать большинства проблем:

1️⃣ Составьте реестр документов
Создайте таблицу, содержащую перечень всей вашей документации. Включите туда следующую информацию:

- Наименование документа;
- ФИО разработчика
- Дата введения и дату пересмотра (актуализации);
- Срок хранения;
- Лицо, ответственное за ведение.

Такой реестр станет вашим главным помощником при подготовке к любым проверкам.

2️⃣ Проверьте актуальность форм
Регулярно сверяйте используемые формы с действующими нормативными актами. Особое внимание уделите изменениям законодательства, влияющим на порядок оформления отдельных видов документов.

3️⃣ Контролируйте все формы записей
Каждая форма записей должна быть отображена в соответствующих процедурах. Ведите реестр форм записей.

4️⃣ Автоматизируйте процесс
Современные технологии предлагают широкий выбор решений для автоматизации документооборота.

5️⃣ Включайте контроль документации и форм записей в проверку на внутренних аудитах.

❗️Помните, правильная организация документооборота — это инвестиция в будущее бизнеса. Следуя простым рекомендациям, вы сможете существенно упростить жизнь своей команде и обеспечить стабильность развития компании.
#Документооборот #QMS #СМК