چطور دو پروژه پیچیده را بطور همزمان اجرا کنیم ؟


خیلی وقت‌ها مدیران پروژه مجبور می‌شوند دو، سه، پنج یا حتی تعداد بیش‌تری پروژه را به صورت هم‌زمان هدایت کنند. اما معمولا تعداد پروژه‌های بزرگ، پیچیده و پرهزینه‌ی هم‌زمان یک یا حداکثر دو تا است. نکات زیر می‌توانند به ما کمک کنند تا انتظارات موجود از خودمان را برآورده کنیم و احتمال شکست یک یا هردو پروژه را کاهش دهیم:

۱- تاریخ شروع پروژه‌ها را عوض کنید
ممکن است امکان اعمال این راه حل وجود نداشته باشد. اما اگر بتوانید مدیر اجرایی و مشتری خود را راضی کنید که تاریخ شروع یکی از پروژه‌های بزرگ را -مثلا حدود یک ماه- به تعویق بیندازند تا هر دو پروژه در یک زمان مراحل یکسانی را طی نکنند، امکان عمل‌کرد بهتری برای خود به وجود آورده‌اید.

۲- تغییر تاریخ و زمان ملاقات‌ها
ممکن است مشتریان ما فقط در روزهای خاصی امکان ملاقات داشته باشند. اگر تاریخ و زمان این ملاقات‌ها بیش از حد به هم نزدیک باشند، مجزا نگه داشتن مشکلات، وظایف، برنامه‌ها و برداشت‌های شخصی از مسائل مربوط به دو پروژه از هم می‌تواند نزدیک به غیرممکن باشد. با یک یا هردو مشتری پروژه‌ها مذاکره کنید تا روزهای ملاقات را در طول هفته پخش کنید و بتوانید جلسه‌های داخلی تیم اجرایی خود را هم جهت آماده شدن برای جلسه‌ی وضعیت پروژه با مشتریان برگزار کنید.
هدف از این کار این است که شما و اعضای تیم‌تان احساس نکنید که همیشه در حال دویدن هستید. برای به‌روز بودن اطلاعات ارائه‌شده در جلسات با مشتریان، شما و تیم اجرایی پروژه باید بتوانید میان جلسات بایستید و نفسی تازه کنید.

۳- اضافه کردن افراد خاص به تیم پروژه
گزینه‌ی بعدی که شاید بدترین گزینه هم باشد، اضافه کردن یک یا چند نفر به تیم اجرایی پروژه‌ها است. افراد اضافه می‌توانند به سبک‌تر شدن حجم کارها و بهبود زمان‌بندی اجرای آن‌ها کمک کنند ولی به احتمال زیاد به میزان بودجه‌ی پیش‌بینی‌شده برای پروژه صدمه می‌زنند و هزینه‌ها را به سطحی بالاتر از سطح ازپیش‌تعیین‌شده سوق می‌دهند، حتی اگر یک نفر برای ده ساعت در هفته به تیم پروژه اضافه شود.
نکته‌ی مثبت این کار، بالا رفتن سطح رضایت مشتری است. باید تصمیم بگیرید که این نکته‌ی مثبت، ارزش هزینه‌ی اضافی مورد نیاز را دارد یا نه.

۴- محول کردن برخی وظایف مدیریتی به یکی از اعضای تیم
به جای اضافه کردن یک فرد جدید به تیم پروژه، می‌توانید بخشی از وظایف مدیریتی و اجرایی اضافه را به یکی از اعضای فعلی تیم محول کنید. این مسئله ممکن است باعث نارضایتی فرد مورد نظر شود ولی می‌تواند شما را از یک وضعیت سخت، خلاص کند. سعی کنید برای انتخاب کسی که قرار است وظایف بیش‌تری را به عهده بگیرد، لیستی از وظایف مدیریتی را در یکی از جلسات داخلی مطرح کنید و حتی‌الامکان از کسانی استفاده کنید که برای بر عهده گرفتن وظایف داوطلب می‌شوند.
منبع: CIO

@Projectcontrolrtn