Асаны автоматизации. Веда статусов и уведов и ещё кое-чего

Всем привет 🤗

Итак, в прошлый раз мы смогли хорошо зайти в процесс, а качественное начало процесса - это качество на всем протяжении (BPM CBOK 4.0). 

Давайте продолжим практики и сегодня затронем то, что происходит по ходу процесса*.

На самом деле, несмотря на то, что между началом и окончанием могут быть десятки задач, типовых приемов автоматизации, которые могут сильно оздоровить процесс, как мне кажется, не так уж и много. 

⚡️Статусы

Это незаменимая вещь, это помогает понять, что же реально происходит с запросом, как давно и где он.

Но каких только статусов я не встречал! 🥲

На мой взгляд, качественные статусы:

▶️ Отражают действительное изменение состояния (работа начата, приостановлена, выполнена и т.д.) - каждое состояние качественно отличается от предыдущего.
▶️ Статус отражает реперные точки - не надо отражать любое изменение качества, а только то, которое важно мониторить!

Следуя хотя бы этим двум правилам можно сократить количество статусов и упростить понимание состояния процесса.

✉️Уведомления (они же уведы для краткости)

🤓Обычно это легко автоматизировать: во многих no code / low code для этого есть либо готовые блоки, либо готовые настройки. Что говорить, даже в табличных приложениях можно поставить триггер на изменение ячейки.

Да, но

▶️ Шлю уведы только тогда, когда это необходимо (считай, не по каждому статусу) - когда необходимо мне подсказывает клиент процесса, либо исполнитель - смотря кто адресат. Чем меньше уведов, чем они точнее, тем больше респонс и полезность.
▶️ Увед должен нести ценность, побуждать к чему-либо. Информационные уведы часто начинают раздражать и их просят отключить, либо начинают игнорировать! А это плохо, т.к. начинают игнорить и важные сообщения 😢
▶️ Чем более человеческим языком сформирован текст, тем лучше. Меньше канцелярита, больше человечности и того, чего от адресата надо 🙏🏻
▶️ Увед - это не просто текст. Люблю дополнять их возможностью ответного действия - согласование, изменение статуса и тому подобное. Особенно круто, когда можно в мессенджере приклеить для этого кнопки - так мессенджер становится отчасти программной средой процесса; мы экономим на ещё одной функциональной системе и уменьшаем энтропию процесса. 

➕Ещё кое-что

▶️ Стараюсь делать так, чтобы состояние клиент процесса мог узнать сам в любое время БЕЗ участия исполнителя - вариантов масса: от дашбордов до запросов в ботов. Это круто экономит время и нервы
▶️ Там, где возможно, стараюсь предусмотреть способ полной остановки процесса заказчиком - это экономит неиспользованные ресурсы и силы исполнителя

Продуманные статусы и уведы способны не только оздоровить сам ход процесса, но и стать полезной пищей для статистики и аналитики, но про это чуть позже в нашей серии ☺️

Подписывайтесь, чтобы не пропустить ☺️ 

Ставьте лайк 💜 если полезно 🙌

Дисклеймер

Пишу только про то, что делал сам. Не всем может быть полезно то, о чем пишу, поскольку здесь больше про «гигиенические», чем «космические» вещи. Не претендую на истину в последней инстанции, никого не учу и ничего не продаю 😊Если вы думаете о написанном иначе - плиз, поделитесь, буду рад узнать как бывает ещё 🤗

Сноски 

*Если помните, то мы говорим про классический бэк-офисный процесс: нужна услуга, запрашиваем, получаем.