Асаны автоматизации. Входим в процесс

Всем привет 🤗

Сегодня хочу поговорить о входе в процесс - что можно сделать для упрощения жизни вам (если вы автоматизатор), клиенту процесса и его исполнителям*.

Внимание 🚨 Это мидрид (есть лонгрид, а это вполовину меньше) 🙏🏻

Часто вижу, что уже на входе ничего хорошего: кто-то просит писать в личку в мессенджере, либо в каналах, другие создают специальные таблицы, куда надо записаться самому. Все работают до поры до времени так, но это ломается, когда выходим на масштаб: теряем запросы, тонем в уточнениях и тормозим сильнее и сильнее 😢

Дальнейшее решение зависит от многих факторов, но самое базовое (спасибо, кэп, и сорри, кто это и так знает) - это форма: накидал поля, задал им типы, обозвал форму - готово!**

Почему хороши формы:

▶️ Структурируем информацию
▶️ Собираем обязательные данные (чтобы потом не уточнять)
▶️ Названиями полей и плейсхолдеров объясняем, чего хотим
▶️ Можем сделать сбор динамическим (например, для отпуска показываем одни поля, для отгула - другие)
▶️ Можем вообще не оставлять поля со свободным вводом (люблю так делать, потому что снижаем ментальную нагрузку пользователю, плюс выбрать всегда проще, чем написать)

🤓Минутка душноты: хорошо продуманная форма позволяет соблюдать один из первых принципов дизайна процесса - вводить всю необходимую информацию 1! раз и делать ее доступной по всему ходу процесса (BPM CBOK 4.0)

Форму можно собрать много где:

▶️ В мессенджерах есть готовые конструкторы
▶️ Можно брать и бесплатные конструкторы форм
▶️ Формы есть и в no code / low code системах

Я уяснил для себя:

🧩 Типы полей - это очень важно!

Если собираю число, то задаю типом число, если предполагается короткий ответ, то не даю область для ввода (textarea), а ставлю поле (input), либо выпадающий список (dropdown), если вариантов несколько и они заранее известны.

🧩 Названия полей - лучше короче, чем длиннее

Не надо их делать объясняющими - это путает сильнее. Если мне хочется что-то объяснить - то есть плейсхолдер, либо всплывающая подсказка, либо прям баннер (но это совсем плохо, значит нужно либо дробить поле, либо переназвать).

💨 Не люблю перегружать полями - чем меньше, тем лучше

Но если уж действительно надо, то лучше разделить на несколько экранов, чем сделать простыню (в случае многоэкранности нужно уважать пользователя, и делать кнопку «Назад»).

🧠 Также для нескольких экранов делаю «подсказку» для пользователя

Превращаю в предложение информацию, введенную ранее, чтобы пользователь точно понимал, что он ввел, например, «Вы запрашиваете [такой-то документ] к [такой-то дате], для предоставления [туда-то]». Кстати, если такая фраза будет звучать хорошо на многих языках, значит поля (что в [скобках]) сделали верно 💪

🔗 У форм есть конкретная ссылка

Которую можно закрепить, например, в базе знаний; и не нужно что-то обновлять, если исполнитель сменился. Ссылку может принести и чат-бот (если у вас он есть)***

✨ Во многих системах у форм настраивается внешний вид

Значит, можем забрендировать под себя шрифты, цвета, лого и т.д.

Форма - это самый типичный старт бэк-офисного процесса. Сначала почти всегда думаю про нее, только потом уже про другие способы.

Подписывайтесь, чтобы не пропустить ☺️

Ставьте лайк 💜если полезно 🙌

Дисклеймер

Пишу только про то, что делал сам. Не всем может быть полезно то, о чем пишу, поскольку здесь больше про «гигиенические», чем «космические» вещи. Не претендую на истину в последней инстанции, никого не учу и ничего не продаю 😊 Если вы думаете о написанном иначе - плиз, поделитесь, буду рад узнать как бывает ещё 🤗

Сноски

*Если помните, то мы говорим про классический бэк-офисный процесс: нужна услуга, запрашиваем, получаем.

**Проще, чем форма может быть только одна кнопка «Запросить» - бац! И запрос ушел (это, кстати, возможно, если у вас своя самописная среда, где вы уже знаете данные про пользователя, и процесс не требует дополнительной информации).

***Кстати, данные можно собрать и чат-ботом по аналогии с формой, но это уже чуть сложнее.