В соседних чатах вчера задавался вопрос "Сколько хранить личные дела".
В целом ответы давались верные – 75 лет и 50 лет. Он выбирается в зависимости от окончания делопроизводства по этим делам. В основе этих сроков лежит обязанность организаций обеспечивать сохранность архивных документов в течение срока хранения (статья 17 ФЗ 125-ФЗ). А как организация будет это делать - решает сама организация!
Сегодняшние реалии таковы, что организации сами выбирают параметры хранения и вместе с ними сроки хранения, на основании перечней документов, образующихся в процессе деятельности... . Основополагающим документом для организаций, подведомственных Минобрнауки России будет приказ от 29.11.2023 № 1111 (дата вступления в силу неизвестна) (Перечень МОН).
В пункте 1099 Перечня МОН перечислены сроки хранения для личных дел обучающихся с их детализацией по видам обучающихся. И для этого типа дела установлен срок хранения в 75 лет ЭПК". Этот срок более чем странный, если в пункте 3.10 Перечня явно указано когда 75 лет, а когда 50 лет. Не иначе как переписали из перечня 1988 года. У вас должен возникнуть вопрос:
Что такое ЭПК?
ЭПК - экспертно-проверочная комиссия, создаваемая в организации, в задачу которой входит полистная оценка документа (личного дела) на наличие научного и исторического значения, перед процедурой передачи в архив. Тезис оценки подтверждается пунктом 3.7 Перечня МОН, который говорит "Отметка "ЭПК"... означает, что часть этих документов может иметь научное, историческое значение и подлежит приему в государственные архивы или имеет долговременное практическое применение по результатам экспертизы их ценности, и в этом случае срок их хранения может быть продлен. Снятие отметок "ЭПК" не разрешается.".
По-простому, если аспирант с пришествием времени становится нобелевским лауреатом, первооткрывателем нового лекарства или получит государственную награду и тому подобное ЗНАЧИМОЕ для государства, общества, отрасли, то его личное дело будет иметь признаки оставления на хранения. Но решает ЭПК.
Архивная тенденция такова, что если есть возможность не хранить, нужно уничтожать.
Как исчислять срок хранения?
Срок хранения исчисляется с 1 января следующего года за годом, в котором они были закончены делопроизводством. То есть, если аспирант окончил в связи с завершением срока обучения или получением образования 30 ноября 2023 года, что срок хранения будет исчисляется с 1 января 2024 года. Как минимум пять-десять лет эти дела будут храниться у вас в организации, потом ЭПК и передача в государственный /муниципальный архив или уничтожение. Если аспирант отчислен до завершения срока окончания по любой причине, то как минимум в пределах разрешенного срока восстановления пяти лет, личное дело будет храниться в организации, после чего состоится оценка ЭПК и уничтожение.
Поэтому, уже на этапе подготовки дел к хранению, можно определить - хранить или уничтожать. При современном уровне техники, можно отсканировать нужное и хранить в электронном виде.
Что делать организациям НЕ относящимся к Минобрнауки России?
Для вас есть выбор:
– принять Перечень МОН, закрепив это распорядительным или локальным актом по делопроизводству. Оба этих документа будут согласовываться с архивной структурой. Организации обязательно укажут, на допустимость или недопустимость использования источника;
– использовать предыдущие или альтернативные Перечни сроков хранения, например, Перечень 1988 года.
В любом случае, необходимо руководствоваться принципом "Необходимо и достаточно"
Ранние посты по архивному хранению
О сроках хранения личных дел
Все перечни сроков хранения документов
Пост о приказе № 1111
Хранение документов об образовании часть 1 часть 2
✈️ Подписаться ➕ Задать вопрос 📱